Management & Controlling
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Entscheidungsmethoden – Zeit sinnvoll einteilen!

Zeitmanagement

Wir haben alle 24 Stunden pro Tag zur Verfügung. Und meist auch jede Menge zu tun, alles schaffen wir eigentlich nie …

Wie teile ich also meine Zeit am sinnvollsten ein? Was tue ich und was lasse ich bleiben?

Gerade im Beruf ist es wichtig, sich mit Dingen zu beschäftigen, die einen möglichst großen Nutzen bringen. Und solche Dinge, die dies nicht tun, auch einfach hinten an zu stellen. Sonst verzetteln wir uns mit unwichtigen Aufgaben und kommen trotz Überstunden nicht voran.

Heute stelle ich euch zwei Methoden vor, die helfen die eigene Zeit sinnvoll einzuteilen und zu nutzen: das Pareto-Prinzip und das Eisenhower-Prinzip.

Pareto-Prinzip

Vom Pareto-Prinzip hat wahrscheinlich fast jeder schon mal gehört. Die klassische 80/20-Regeln ist zumindest unter BWLern ein Begriff.

Was steckt dahinter?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% den meisten Aufwand.

Was daraus folgt ist klar: es ist wichtig z.B. die erfolgreichen 20% der eigenen Arbeit zu kennen, um die anderen 80% seiner Zeit lieber in etwas Sinnvolleres zu investieren. In Unternehmen werden oft 80% des Umsatzes mit nur 20% der Kunden oder Produkte getätigt. Auch hier ist es wichtig zu erkennen, wer oder was zur 20%-Gruppe gehört, um sich dann besonders intensiv um diese kümmern zu können, da sie 80% des Erfolgs ausmacht.

Wie findet man nun heraus, wer oder was die entscheidenden 20% sind?

Anwendung des Pareto-Prinzips beim Zeitmanagement

Habt ihr auch manchmal das Gefühl ihr schuftet und schuftet und trotzdem bekommt ihr irgendwie nichts fertig? Ein klassischer Fall für das Pareto-Prinzip! Denn bei der Entscheidung was man zuerst macht und was nur, wenn noch Zeit übrig bleibt, hilft die 80/20-Regel von Vilfredo Pareto.

Pareto-Prinzip

Pareto-Prinzip

Natürlich wollen wir alle unsere Aufgaben so gut wie möglich erledigen, aber Perfektion ist einfach unwirtschaftlich.

Wenn ich mit 20% meiner Zeit schon 80% des Ergebnisses erreichen kann, dann muss ich mir überlegen, ob ich jetzt die restlichen 80% meiner Zeit in die Perfektion dieses einen Ergebnisses stecke oder lieber in weitere Aufgaben investiere, bei denen ich dann wiederum 80% des Ergebnisses erzielen könnte. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, welche keinen sinnvollen Mehrwert schafft, sollte man besser den eigenen Perfektionismus einschränken und die „gewonnene” Zeit für wesentlichere Aufgaben verwenden.

Ich selbst muss mir sehr häufig sagen, dass mein Ergebnis gut genug ist und, dass ein weiterer Aufwand kein entscheidend besseres Ergebnis bringen wird. Klassische Pareto-Regel eben, denn Aufwand und Nutzen sollten immer im Verhältnis stehen. Ich muss mich also immer wieder fragen, ob die weitere Bearbeitung einer Aufgabe noch sinnvoll ist oder ob ich mich lieber einer anderen Aufgabe widme.

Anwendung des Pareto-Prinzips im Unternehmen

Um heraus zu finden, wo die profitablen Unternehmensbereiche liegen eignet sich das Pareto-Prinzip ganz hervorragend. So geht’s:

  • Zunächst einmal (wie bei jeder Entscheidung) das Thema definieren.
    Beispiel: wer sind die 20% der Kunden, mit denen ich 80% meines Umsatzes mache?
  • Eine dreispaltige Tabelle erstellen: Kundenname, Umsatz / Kunde, Umsatz kumuliert
  • Dann die Kunden nach Umsatz absteigend sortieren.
  • In die dritte Spalte wird danach jeweils der Umsatz kumuliert.

Zack – schnell zeigt sich, wer die 20% Kunden sind, die 80% des Umsatzes ausmachen. Um diese sollte man sich natürlich besonders kümmern und sie an sich binden.

Vielleicht erkennt man ja sogar Gemeinsamkeiten unter diesen Kunden: Sind es z.B. alles Agenturen oder eher mittelständische Direktkunden? Wir wurde der Kontakt hergestellt? Gibt es andere Indizien, die bei der Akquise neuer Kunden hilfreich sein könnten?

Eine ähnliche Analyse kann und sollte man natürlich auch für die eigene Angebotspalette durchführen. Mit welchen Tätigkeiten / Projekten / Produkten / Sortimenten erziele ich 80% meines Umsatzes? Gibt es Teile meines Geschäfts, die so gar nicht zum Erfolg beitragen? So kommt man zu einer gezielten Sortimentspolitik und kann seine Kräfte auf erfolgreiche Segmente konzentrieren.

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Mehr zum Thema gibt es hier: Operative Controllinginstrumente – ABC-Analyse

Eisenhower-Prinzip

Ebenfalls ein Klassiker ist das nach US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannte Prinzip, wobei gar nicht klar ist, ob er selbst es angewendet hat. Hier geht es darum Aufgaben zu kategorisieren und zu bewerten, um sich dann den wichtigen und dringenden Tätigkeiten zuerst zu widmen.

Eigentlich sollten wir nach dem Prinzip „First things first“ uns zunächst um die wirklich wichtigen Aufgaben kümmern, aber meist machen wir das, was wir am liebsten mögen zuerst, oder das, wo der meiste Druck hinter steckt oder auch einfach das, was als erstes auf unserem Schreibtisch landet. Ein bisschen mehr Struktur bei der Aufgabenplanung tut daher vielen Menschen gut 🙂

Bevor man wie ein Wilder losarbeitet, sollte man sich also kurz überlegen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und zur Erreichung der gesetzten Ziele beitragen bzw. welche Aufgaben eiligst angegangen werden müssen, damit keine Probleme entstehen:

  • Eilig ist alles, was an einen Termin gebunden ist. Aufgaben, die man zu jeder Zeit erledigen kann, sind nicht eilig.
  • Wichtig ist alles, was zur Sicherung der Unternehmensexistenz beiträgt oder die Unternehmensentwicklung fördert. Dabei ist es nicht entscheidend, innerhalb welches Zeitraumes dies geschieht. Unwichtig ist alles, was weder zur Existenzsicherung noch zur Weiterentwicklung des Unternehmens beiträgt.

Anhand dieser Kriterien lassen sich die Aufgaben des Tages den Feldern der folgenden Matrix zuordnen:

  • Unwichtig und nicht eilig: ab in den Papierkorb
  • Unwichtig, aber eilig: delegieren
  • Wichtig, aber nicht eilig: die Erledigung für einen späteren Zeitpunkt einplanen
  • Wichtig und eilig: sofort erledigen!

Eisenhower-Prinzip

Wer jeden Tag mal kurz über die anstehenden Aufgaben nachdenkt und sie anhand der Kriterien WICHTIG und EILIG sortiert, wird schnell merken, dass er viel effizienter arbeitet als zuvor!

Hier noch zwei weitere Beiträge rund um das Thema Eisenhower-Prinzip:

Weitere Tipps und Methoden rund um das Thema Zeitmanagement

Zeitmanagement hat viele Facetten: Aufgaben planen und erledigen, Selbstorganisation oder auch richtiges Delegieren. Ein paar Beiträge hierzu sind bereits im Unternehmerhandbuch erschienen, hier eine kleine Auswahl:

Alle Beiträge zum Thema gibt es hier: Zeitmanagement

Mehr Informationen

Weitere Entscheidungsmethoden und ihre Anwendungsgebiete stelle ich euch in kommenden Artikeln vor. Alle bisher erschienenen Beiträge rund um das Thema findet ihr hier:

Entscheidungsmethoden

Foto: Eugene Sergeev / shutterstock.com

2 Kommentare

  1. Hallo Heike,

    mal wieder ein großes Dankeschön für diesen Gedankenanstoß. Das Pareto-Prinzip ist mir zwar bekannt, aber in diesem Zusammenhang habe ich es noch nie angewandt.
    Kanns also kaum erwarten mich wieder entscheiden zu müssen:)

    Grüße!

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