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Weil Daten die Musik machen – Richtiges Dokumenten-Management formt aus vielen Solisten ein Orchester

Dokumenten-Management

Was hatten Musikliebhaber früher für eine Mühsal. Ein Radio reichte da nicht aus. Da brauchte es einen ganzen Gerätepark: Plattenspieler, Kassettenrecorder, Walkman, CD-Player . . . Und dieser Aufwand, wenn man mal was aus dem Radio auf die Kassette aufnehmen wollte. Oh je.

Heute ist ja alles digital. Und auch in Unternehmen machen natürlich längst Daten die Musik – digitalisierte Dokumente.

Viele unterschiedliche Dateiformate bremsen den Workflow

Umso erstaunlicher ist es, in wie vielen Unternehmen die Mitarbeiter immer noch mit einem Kassettenrecorder neben dem Radio sitzen – also bildlich gesprochen jetzt. Tatsächlich ist es so, dass in einem Unternehmen täglich eine Vielzahl von Dateiformaten hereinprasselt. Da kommen Office-Dokumente (doc, xls, odt), Grafik-Dateien (jpg, png, tiff) oder auch nur einfache Emails (eml, msg) – bloß, um jetzt mal ein paar zu nennen.

Um alle möglichen Dateiformate lesen zu können, muss der Unternehmer nun an jedem Arbeitsplatz die dafür nötige Software installieren. Das ist einerseits aufwändig und teuer. Software muss ständig aktualisiert und gewartet werden. Möglicherweise fallen auch noch Lizenzgebühren an. Zum anderen erhöht es auch beim internen Versand digitaler Dokumente die Fehleranfälligkeit – zum Beispiel wenn an verschiedenen Client-Arbeitsplätzen einander inkompatible Software-Versionen installiert sind.

All das hemmt den Workflow und senkt damit auch die Produktivität. Teure Zeit, die dem Kunden gehören sollte, wird vertan mit technisch administrativen Dingen.

Ein einheitliches Dateiformat schafft Sicherheit

Am besten wäre es, im ganzen Unternehmen mit einem einzigen Dateiformat zu arbeiten. Die Server-Lösung webpdf.de macht aus vielen Solisten ein Orchester. Sie verspricht für Unternehmer eine deutliche Verbesserung des Workflow. Das System konvertiert über 100 Dateiformate in PDF-Dokumente.

Als Unternehmer hat man zahlreiche gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa von Emails, Rechnungen oder anderen Dokumenten. Das pdf-Format erlaubt die einfache und rechtssichere Archivierung und revisionssichere Dokumentation. Dazu kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus jederzeit pdf-Dokumente erstellen und bearbeiten. Im ganzen Unternehmen gibt es ein einheitliches Dateiformat.




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Top-Unternehmen wie Allianz, die KfW-Bankengruppe oder auch die Universitäts-Medizin Göttingen arbeiten bereits mit diesem Server-System. Sie alle suchten eine Lösung, die herkömmlichen Dokumenten Management Systemen (DMS) überlegen ist. Diese sind zwar kompatibel mit vielen Formaten, ersetzen sie unternehmensintern aber nicht.

Die Vorteile der Server-Lösung von webpdf.de auf einen Blick:

  • Das System ermöglicht einen schnelleren und sichereren Dokumentenaustausch im ganzen Unternehmen.
  • Das System senkt Kosten und Fehler-Anfälligkeit.
  • Das System verbessert den Workflow und steigert die Produktivität.
  • Das System minimiert den Aufwand für die Installation und die Administration der Unternehmens-IT.
  • Lizenzkosten fallen nicht mehr pro am Client-Arbeitsplatz installierter Software an, sondern nur noch pro Server-Installation.

Die skalierbare und damit für viele Unternehmensgrößen geeignete Serverlösung läuft unter Windows oder Linux und lässt sich in bereits bestehende IT-Systeme integrieren.

Foto: Cindy Hughes / shutterstock.com

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