Als Unternehmer ist man verpflichtet bestimmte Geschäftsunterlagen zu archivieren und aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente unterscheiden sich dabei auch die Lagerfristen.

Aber nicht nur Unterlagen in Papierform sind davon betroffen. Heute müssen auch alle Datenträger, die bei der Archivierung zum Einsatz kommen, sicher verwahrt werden.

Unterschiedliche Dokumente, unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

Das Handelsgesetzbuch (§ 257) regelt grundsätzlich welche Unterlagen geordnet aufzubewahren sind:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Empfangenen Handelsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
• Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege)

Welche steuerlich relevanten Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, wird in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ganz genau geregelt. Bei den Fristen unterscheidet man zwischen Unterlagen, die zehn oder sechs Jahre aufbewahrt werden.

Folgende Unterlagen müssen zehn Jahr aufgehoben werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse (inkl. zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Buchungsbelege
• Ein- und Ausgangsrechnungen

Sechs Jahre aufbewahrt werden:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben von versandten Handels- oder Geschäftsbriefen
• Sonstige Unterlagen die für steuerlich relevant sind (z.B. Lieferscheine)

Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist, zu laufen beginnt.

Übrigens sind auch so genannte Gutverdiener, die keine Unternehmer sind – beispielsweise angestellte Manager und Geschäftsführer – mit positiven Einkünften über 500.000 Euro in Deutschland verpflichtet ihre steuerlichen Unterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren.

Unterschiedliche Formen der Aufbewahrung

Nicht nur geschäftliche Unterlagen müssen sicher verwahrt sein, auch Versicherungspolizzen oder persönliche Dokumenten wie Staatsbürgerschaftsnachweis, Geburtsurkunde u.v.m. sollten sicher aufbewahrt werden.

Sicher bedeutet im Übrigen auch, dass die Unterlagen lesbar bleiben müssen. Rechnungsbelege auf Thermopapier sollten daher, auch bei lichtgeschützter Aufbewahrung, als Kopie aufbewahrt werden. Das Original muss dann allerdings nicht mehr aufbewahrt werden.

Dagegen müssen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sehr wohl im Original verwahrt werden. Bildlich aufbewahrt – also gescannt und auf einem Datenträger gespeichert – dürfen Rechnungen und Handels- und Geschäftsbriefe werden.

Sichere Aufbewahrung

Für eine sichere Aufbewahrung eignen sich Tresore und Verwahrschränke mit auf die jeweiligen Anforderungen angepassten Systemen. Die Möglichkeiten sind vielfältig und reichen von Panzerschränken über Möbeltresore bis hin zu Spezialschränken für Waffen oder Betäubungsmittel.

Meist reicht jedoch ein Dokumententresor. Der schützt die wertvollen Unterlagen vor Licht, Schmutz, Feuer, Nässe (z.B. Löschwasser), Einbruch und widerrechtlichem Gebrauch.

Gerade Einbrüche bedeuten ja ein großes Sicherheitsrisiko. Entweder legen die Täter ein Feuer, um mögliche Spuren zu beseitigen oder sie eignen sich sensible Daten von Personal und Kunden an um diese zu veräußern oder selber auf Beutezug zu gehen.

Und sollten steuerliche Unterlagen entwendet worden sein, kann das für Unternehmer zusätzlichen Ärger bedeuten. Dann werden nämlich Umsätze und Gewinne von der Steuerbehörde geschätzt. Und das passiert nicht immer zum Vorteil des Unternehmers.

Und sollte der Verdacht aufkommen, dass durch die Verletzung der Aufbewahrungspflichten ein Straftatbestand verschleiert wurde (Stichwort Steuerhinterziehung), drohen sogar empfindliche Freiheitsstrafen.

Eine professionelle und sichere Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen ist also für Unternehmer Pflicht. Und auch Privatpersonen sollten sich Gedanken über die sichere Aufbewahrung von Dokumenten machen. Aber das ist eine andere Geschichte…

Pin it!