Als Unternehmer ist man verpflichtet bestimmte Geschäftsunterlagen zu archivieren und aufzubewahren – das nennt man Aufbewahrungspflichten. Je nach Art der Dokumente unterscheiden sich dabei auch die Fristen.

Mittlerweile sind die meisten Geschäftsunterlagen digital: E-Rechnungen, PDFs, DATEV-Buchungen. Aber auch digitale Unterlagen müssen GoBD-konform archiviert und gesichert werden.

Aufbewahrungspflichten: Diese Fristen gelten

Das Handelsgesetzbuch (§ 257) regelt grundsätzlich welche Unterlagen geordnet aufzubewahren sind:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Empfangenen Handelsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
• Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege)

Welche steuerlich relevanten Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, wird in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ganz genau geregelt. Bei den Fristen unterscheidet man zwischen Unterlagen, die zehn oder sechs Jahre aufbewahrt werden.

Folgende Unterlagen müssen zehn Jahr aufgehoben werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse (inkl. zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Buchungsbelege
• Ein- und Ausgangsrechnungen

Sechs Jahre aufbewahrt werden:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben von versandten Handels- oder Geschäftsbriefen
• Sonstige Unterlagen die für steuerlich relevant sind (z.B. Lieferscheine)

Wichtig: Diese Aufbewahrungspflichten gelten für alle Unternehmer – egal ob Einzelunternehmer, GmbH oder AG. Die Frist beginnt stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist.

Unterschiedliche Formen der Aufbewahrung

Nicht nur geschäftliche Unterlagen müssen sicher verwahrt sein, auch Versicherungspolizzen oder persönliche Dokumenten wie Staatsbürgerschaftsnachweis, Geburtsurkunde u.v.m. sollten sicher aufbewahrt werden.

Sicher bedeutet im Übrigen auch, dass die Unterlagen lesbar bleiben müssen. Rechnungsbelege auf Thermopapier sollten daher, auch bei lichtgeschützter Aufbewahrung, als Kopie aufbewahrt werden. Das Original muss dann allerdings nicht mehr aufbewahrt werden.

Dagegen müssen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sehr wohl im Original verwahrt werden. Bildlich aufbewahrt – also gescannt und auf einem Datenträger gespeichert – dürfen Rechnungen und Handels- und Geschäftsbriefe werden.

Digitale Archivierung: GoBD-konforme Aufbewahrung

Seit 2025 sind E-Rechnungen bei B2B-Geschäften Pflicht. Das heißt: Du erhältst und verschickst Rechnungen digital (PDF, XRechnung, ZUGFeRD). Diese musst du digital aufbewahren – ein Ausdruck auf Papier reicht nicht mehr!

GoBD-Anforderungen (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung digitaler Unterlagen):

• Unveränderbarkeit: Rechnungen dürfen nachträglich nicht bearbeitet werden können
• Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was gespeichert?
• Vollständigkeit: Alle Belege müssen auffindbar sein
• Ordnung: Systematische Ablage (z.B. nach Rechnungsnummer, Datum)

Erlaubte Speicherorte:

• Cloud-Archivierung: DATEV, lexoffice, sevDesk (GoBD-zertifiziert)
• Lokale Server: Eigener Server mit Backup
• Externe Festplatten: NUR mit zusätzlichem Backup (3-2-1-Regel!)

Nicht erlaubt:

• ❌ Nur auf einem USB-Stick (kein Backup)
• ❌ Unverschlüsselte Dropbox/Google Drive (nicht GoBD-konform)
• ❌ E-Mails im Postfach lassen (können gelöscht werden)

Backup-Pflicht: 3-2-1-Regel

Digitale Unterlagen müssen gesichert werden. Bei Verlust (Festplatten-Crash, Ransomware-Angriff) hast du ein Problem: Finanzamt akzeptiert „Daten verloren“ nicht als Ausrede!

3-2-1-Backup-Regel:

• 3 Kopien: Original + 2 Backups
• 2 verschiedene Medien: Z.B. Server + externe Festplatte
• 1 extern: Z.B. Cloud-Backup (DATEV, Backblaze)

Beispiel:

• Original: DATEV Cloud
• Backup 1: Lokaler Server
• Backup 2: Externe Festplatte (täglich/wöchentlich)

Kosten: Cloud-Backup ab 5-10 €/Monat (z.B. DATEV, Backblaze, Acronis)

Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ablauf der 6- oder 10-Jahres-Frist darfst du (musst aber nicht!) Unterlagen vernichten.

Sichere Vernichtung:

• Papier: Aktenvernichter Sicherheitsstufe P-4 (für vertrauliche Geschäftsunterlagen) oder P-5 (für hochvertrauliche Daten)
• Digitale Daten: Festplatten physisch zerstören (Shredder) oder professionell löschen lassen (zertifizierte Dienstleister)
• Einfach in den Papierkorb? ❌ NEIN! (Datenschutz! DSGVO!)

Tipp: Viele Aktenvernichtungs-Dienstleister holen Papier ab und zerstören es zertifiziert (ab ca. 50-100 €).

Was noch auf Papier muss (und in den Tresor gehört):

2026 sind die meisten Geschäftsunterlagen digital. Trotzdem brauchst du noch Papier-Archivierung für:

• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen (müssen im Original aufbewahrt werden – § 257 HGB)
• Notarielle Urkunden, Verträge mit Unterschrift (Original-Pflicht)
• Wichtige Versicherungspolizzen (Kopie reicht, aber sicherer ist Original)

Für diese Unterlagen: Feuerfester Dokumententresor (schützt vor Feuer, Wasser, Einbruch)

Kosten: Dokumententresore ab 200-500 € (klein), 500-2.000 € (mittel/groß)

Warum sichere Aufbewahrung wichtig ist

Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten (z.B. Verlust, Diebstahl) schätzt das Finanzamt Umsätze und Gewinne – meist nicht zu deinem Vorteil.  Und wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung aufkommt, drohen Strafen bis hin zu Freiheitsstrafen.

Checkliste: Bist du GoBD-konform?

✅ E-Rechnungen werden digital archiviert (nicht nur ausgedruckt)
✅ Cloud-Archivierung ist GoBD-zertifiziert (DATEV, lexoffice, sevDesk)
✅ Backup-Strategie: 3-2-1-Regel (3 Kopien, 2 Medien, 1 extern)
✅ Papier-Originale (Jahresabschlüsse, Bilanzen) im Tresor
✅ Alte Unterlagen (>10 Jahre) werden sicher vernichtet (P-4 oder höher)

Fazit: Digitale Archivierung ist 2026 Standard – aber nur mit GoBD-konformer Software und Backup-Strategie bist du auf der sicheren Seite!

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