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Delegieren schafft Freiraum für Führungsaufgaben

delegieren

Die wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers sind die Steuerung und die Weiterentwicklung des gesamten Unternehmens. Alles andere sollte man soweit als möglich abgeben, um Zeit für diese beiden wichtigsten Führungsaufgaben zu haben. Denn Aufgaben zu delegieren schafft Freiräume. Freie Zeit in der man sich den wirklichen wichtigen Angelegenheiten widmen kann.

Hier ein paar Tipps, wie man sinnvoll und risikoarm Aufgaben an andere delegiert:

WAS übertrage ich?

Ich zitiere an dieser Stelle mal meinen Vater:

„Vernünftige Aufträge lösen (fast) alle Probleme!“ Lutz Lorenz

Nur wer die zu übertragende Aufgabe klar, präzise und umfassend formuliert, kann erwarten, dass das Gegenüber auch wirklich versteht WAS zu tun ist. Gerade wenn es um komplexe Themen geht, ist es extrem wichtig genau zu beschreiben, worin die Aufgabe besteht und was nicht dazu gehört.

Manchen Delegationsauftrag sollte man daher sogar besser schriftlich festhalten, damit nachher die Erwartungen nicht auseinander gehen.

WEM übertrage ich die Aufgabe?

Nicht jeder kann jede Aufgabe übernehmen. Man muss daher genau prüfen, ob der Mitarbeiter oder der Lieferant überhaupt in der Lage sind, die Aufgabe zufriedenstellend zu erledigen.

Haben sie die nötigen Kompetenzen und Befugnisse? Stehen ihnen ausreichend Ressourcen zur Verfügung? Hat der Delegationsempfänger überhaupt noch Kapazitäten frei, um sich um die übertragenen Angelegenheiten zu kümmern?

Das alles sollte man prüfen, bevor man delegiert. Denn: die Führungsverantwortung kann man nicht abgeben, nur die Aufgabe selbst.

WELCHES Ziel will ich erreichen?

Sobald man jemand anderem die (Teil-)Verantwortung z.B. innerhalb eines Projekts überträgt, muss dieser in der Lage sein vernünftige Entscheidungen selbst zu treffen. Dafür muss er das zu erreichende Ziel genau kennen. Nur wer umfassend informiert ist kann beurteilen, welcher Weg der richtige ist.

Wenn man erwartet, dass ein anderer die Aufgabe ebenso gut erledigt wie man selbst, dann muss man ihm auch alle Informationen zur Verfügung stellen, die man selber nutzen würde. Nur so hat der Mitarbeiter eine reale Chance das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Dies geht einher mit der Festlegung der Kriterien anhand derer ich später die Zielerreichung bewerten möchte. Woran messe ich, ob der Mitarbeiter / Lieferant seine Aufgabe gut durchgeführt hat? Wie bewerte ich die Leistung? Auch hier ist eine umfassende Information vorab nötig, damit es nicht zu Missverständnissen und Fehlentscheidungen kommt.

WANN soll das Ziel erreicht werden?

Abgesehen vom Endtermin sind auch Zwischentermine wichtig. Zum einen, damit der Mitarbeiter nicht aus Unkenntnis wichtige Milestones versäumt, zum anderen aber auch, damit man selbst nicht vor der Zeit zappelig wird und Ergebnisse erwartet, die noch gar nicht vorliegen können.

WELCHE Reportings erwarte ich?

Delegieren heißt nicht, dass man ab sofort nie wieder mit der übertragenen Aufgabe in Kontakt treten möchte. Natürlich möchte man ab und zu wissen, wie es läuft und ob der Mitarbeiter gut vorankommt.

Wer sich allerdings über jeden einzelnen Schritt informieren lässt, hat Delegation m.E. falsch verstanden. Schließlich kann keine echte Entlastung entstehen, wenn man immer noch selbst sehr in der doch eigentlich delegierten Aufgabe steckt. Regelmäßige Zwischenstände sind jedoch wichtig, denn meist verbleibt die Ergebnisverantwortung beim Delegierenden. Und auch der Mitarbeiter braucht ab und zu Feedback, ob er seine Sache gut durchführt und noch auf Kurs ist 🙂

Wichtig ist, dass man im Vorfeld klar definiert, welche Meilensteine es gibt und welche Planabweichungen man noch tolerieren kann. Ziel ist hier das „Management by Exception“, d.h. der Chef kümmert sich nicht um alles, sondern nur um zuvor klar definierte Sondersituationen und kann in Notfällen unterstützend eingreifen.

4 klassische Fehler beim Delegieren

Zum Abschluss noch vier klassische Delegations-Killer, die man unbedingt vermeiden sollte, wenn man sich wirklich eine Entlastung erhofft:

  • Ich kann es am besten! Das mag sogar so sein, aber wenn man selbst alles am besten kann, braucht man keine Mitarbeiter und MUSS dann eben auch alles selbst erledigen. Außerdem gibt es nicht ohne Grund Spezialisten und die können dann eben doch manche Dinge besser als man selbst 🙂
  • Delegieren dauert länger als schnell selber machen! In der aktuellen Situation ist das wahrscheinlich so und bei komplexen und innovativen Aufgaben bleibt es das auch. Aber will man sich wirklich mit Routine-Aufgaben selbst ausbremsen? Gerade hier ist es sinnvoll sich einmal die Mühe zu machen und diese ordentlich zu delegieren. Davon profitiert man auf lange Sicht sicherlich mehr, als wenn man jeden Abend noch selbst das etwas kniffelige Reinigungsprogramm der Kaffeemaschine starten muss, oder?
  • Ich mache mich doch nicht selber überflüssig! Die wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers sind Steuerung und Weiterentwicklung des gesamten Unternehmens. Alles andere sollte man soweit als möglich abgeben, um Zeit für diese beiden wichtigsten Aufgaben zu haben. Kein Chef macht sich überflüssig weil er sich aus dem Tagesgeschäft weitestgehend heraus hält. Erst wenn er das Unternehmen als solches nicht mehr voran bringt, dann ist er wirklich überflüssig.
  • Ich habe dazu keine Lust, soll es doch ein anderer machen! Bei Delegation geht es nicht um das Abschieben lästiger Aufgaben, sondern um die sinnvolle und nutzenstiftende Übertragung von Handlungsverantwortung. Wer immer nur ungeliebte Arbeiten abgibt, erzeugt mit Sicherheit keine hochmotivierten Mitarbeiter. Entsprechend (wenig) kümmert sich dieser dann um die übernommene Aufgabe – das kann nicht gut gehen …

Fazit

Aufgaben delegieren schafft Freiräume. Freie Zeit in der man sich den wirklichen Führungsaufgaben widmen kann.

Aber nur wer vernünftig delegiert, kann auch erwarten, dass ein anderer die ihm übertragene Arbeit kompetent, sach- und zeitgerecht erledigt. Nur so kann Delegation ernsthaft entlasten.

Hier ein paar  weiter Beiträge im Unternehmerhandbuch zum Stichwort „Delegieren“:

Delegation – so geht’s

Foto: PR Image Factory / shutterstock.com

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3 Kommentare

  1. Als Mitarbeiter kenne ich das, dass die Kollegen, die gut sind, immer mehr Aufgaben aufgehalst bekommen und die, die wissen, wie man gut ist – aber nicht überragend, die haben ein ruhigeres Leben. Das ist manchmal nicht so ganz fair, da die engagierten Kollegen oft auch nicht mehr Geld bekommen, sondern es ist dann einfach der Standard für den Kollegen.

  2. Pingback: Delegieren schafft Freiraum für Führungsaufgaben | Heikes Projekte

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