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Enterprise Content Management – nur eine Parole aus der IT Branche?

Enterprise Content Management

Wenn Enterprise Content Management nur ein Trend aus der IT-Branche ist, dann hält dieser Trend bereits lange an. Seit mehr als zwei Jahrzehnten werden Unternehmen Software-Lösungen angeboten, die Geschäftsprozesse erleichtern. Das Interesse an diesem Thema wächst stetig.

Eine einheitliche Software-Lösung, die alle Geschäftsprozesse integriert, spart Zeit. In einer globalisierten und schnelllebigen Gesellschaft ein zunehmend wichtiger Faktor.

Was bedeutet ECM?

Viele Unternehmen und Institute haben ECM definiert, die sich in wenigen Nuancen voneinander unterscheiden – je nachdem, welcher Aspekt eines ECM Systems fokussiert wird.

Der Branchenverband AIIM international definiert ECM als „…Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“. Aus dieser Definition geht hervor, dass ECM keinen bestimmten Inhalt meint. Es geht um Informationen, die erfasst, archiviert, gemanagt und mit einem Klick abrufbar gemacht werden.

Der Fokus liegt hier ganz klar auf Technologien, die Unternehmensprozesse effizient unterstützen. Auch wird unter ECM die Zusammenführung einzelner Produktkategorien verstanden, wie z.B. Workflow oder Web Content Management.

Content – mehr als nur ein abstrakter Begriff

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Mit Content sind digitale Informationen gemeint. Diese können Textdateien, E-Mails, Lieferpapiere, Bilder oder auch Videos sein, die in strukturierter bzw. unstrukturierter Form vorliegen und eine Entscheidungsfindung vereinfachen. Der Vorteil eines ECM-Systems ist, dass digitale Informationen aus unterschiedlichen Quellen rechtskonform und effektiv zur Verfügung gestellt werden.

ECM Systeme – ein großes Plus für Unternehmen

Die Frage, ob die Implementierung eines ECM Systems nötig ist, kann mit einem eindeutigen Ja beantwortet werden. Auch wenn die Umstellung am Anfang gewöhnungsbedürftig ist und Mitarbeiter geschult werden müssen, spart man langfristig Zeit ein. Die aufwändige Suche nach Dokumenten, das Einholen von Informationen und ihre sichere Aufbewahrung entfallen, da diese innerhalb eines Systems mit einem Klick abrufbar sind.

Auch können mehrere Mitarbeiter ein Dokument bearbeiten. Wer nicht möchte, dass alle Mitarbeiter auf vertrauliche Daten zugreifen können, kann spezielle Zugangsberechtigungen zuweisen.

Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer profitieren von einem ECM System. Der Kunde aber auch. Schließlich haben die Mitarbeiter jetzt mehr Zeit für ihre Belange.

Foto: kentoh / 123RF Lizenzfreie Bilder

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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

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