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Vorteile eines digitalen Kassensystems – Anforderungen und Handhabung

digitale Kassensysteme

Einzelhändler müssen seit Beginn des neuen Jahres auf digitale Kassensysteme umsteigen. Das ist zwar einerseits in einer gesetzlichen Bestimmung begründet, bietet andererseits aber auch diverse Vorteile für die Händler.

Wie genau diese aussehen und was für Lösungen Kassenhersteller anbieten, erfahren Sie hier.

Die neuen gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme

Seit 1. Januar 2017 ist die Zeit der alten Registrierkasse nun endgültig vorbei: Die Übergangsfrist der GoBD für ältere Kassensysteme lief mit Ende des vergangenen Jahres aus. Nun sind Händler dazu verpflichtet, eine digitale Kasse in Betrieb zu nehmen.

Doch warum eigentlich?

Vor zwei Jahren stellte das Bundesfinanzministerium die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, vor. Ein Grund für die Erneuerung der Bestimmungen war die Vielzahl verschiedener neuer Kassensysteme. Ein gewisser Standard für die Datenerfassung und -aufbewahrung sowie für die Prüfung der Buchhaltung war notwendig geworden. Außerdem sollen die überarbeiteten Regelungen Steuerbetrug erschweren und vor Manipulationen schützen.

Daher gelten nun für alle steuerrelevanten Daten folgende Kriterien:

  • Nachvollziehbarkeit: Sämtliche Kassenaufzeichnungen müssen sich durch einen entsprechenden Beleg nachvollziehen lassen.
  • Nachprüfbarkeit: Im Falle einer Kassenprüfung muss dem Prüfer in kurzer Zeit der Zugriff auf alle Daten ermöglicht werden.
  • Unveränderbarkeit: Änderungen an Buchungen und Aufzeichnungen sind nur mit entsprechender Kennzeichnung und der Sichtbarkeit des ursprünglichen Eintrags erlaubt.
  • Vollständigkeit: Die Einzelaufzeichnungspflicht schreibt vor, dass jede Buchung lückenlos zu erfassen ist.
  • Richtigkeit: Der Steuerpflichtige ist für die Richtigkeit der Daten verantwortlich, auch wenn er Dritte mit der Buchhaltung beauftragt.
  • Zeitgerechte Buchung: Bargeldbewegungen müssen täglich erfasst werden, während für bargeldlose Transaktionen die 10-Tages-Regel gilt.
  • Aufbewahrung: Alle Daten müssen für 10 Jahre elektronisch aufbewahrt werden und digital auswertbar sein.
  • OrdnungBuchungen müssen chronologisch erfasst und nach Konten geordnet sein.
  • Sicherheit: Sämtliche steuerrelevanten Daten müssen vor Verlust sowie unbefugten Zugriff geschützt werden.

In einigen Jahren wird es voraussichtlich noch eine weitere gesetzliche Neuerung geben. 2020 sollen die GoBD durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Kassen-Nachschau sowie die Belegausgabe erweitert werden.

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Mit einem digitalen Kassensystem sind Händler aber nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, denn moderne Kassen bieten meist noch viele weitere nützliche Features, mit denen sich der Arbeitsalltag erheblich erleichtern sowie kostbare Zeit sparen lässt.

Vorteil 1: Finanzen

Nicht nur dem Finanzamt wird durch ein digitales Kassensystem der Überblick über alle Geschäftszahlen und Kassenvorgänge erleichtert – der Händler profitiert ebenfalls davon. Besonders selbständige Unternehmer sollten stets bestens über interne Geldbewegungen im Bilde sein, um ggf. Prozesse zu optimieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden.

So bietet das Kassensystem von Locafox zum Beispiel einen Finanzdatenexport, elektronische Tagesabschlüsse sowie ein digitales Kassenbuch. Auch andere Anbieter haben dem Bereich Buchhaltung elementare Features in ihren Systemen zugewiesen und ermöglichen permanenten Zugriff auf Umsatzzahlen, Margen und vieles mehr.

Vorteil 2: Warenwirtschaft

Neben den buchhalterischen Aspekten bietet ein modernes Kassensystem außerdem diverse Möglichkeiten zur Produkt- und Bestandsverwaltung. Die Erfassung des gesamten Sortiments ist in den meisten Fällen zeitraubend und die ständig erforderliche Verwaltung der Artikel wird oftmals durch unübersichtliche Menüstrukturen und komplizierte Funktionsweisen erschwert.

Moderne Kassensysteme, wie ready2order oder orderbird, bieten hingegen praktische Verwaltungsmöglichkeiten für Warengruppen und Sortimentspflege sowie einem Echtzeit-Abgleich der Produktbestände. Berichte zu verkauften Produkten, Bestseller-Listen und Warenanalysen ermöglichen darüber hinaus einen idealen Nachbestellprozess sowie eine wirtschaftliche Sortimentsgestaltung.

Vorteil 3: Verkaufskanäle

In Zeiten der Digitalisierung des Einzelhandels wird es für Händler immer wichtiger, verschiedene Verkaufskanäle miteinander zu verknüpfen. Der Kunde von heute kauft nicht mehr nur online oder offline ein, sondern kanalübergreifend. Damit werden sogenannte Multichannel-Dienste, die den stationären Handel mit dem Onlinehandel verbinden, sowie eine Internetpräsenz in Form von Webseiten und / oder Onlineshops essentiell.

Die Kassensoftware von INVENTORUM bietet beispielsweise einen integrierten Onlineshop sowie Verknüpfungen zu externen Shopsystemen. Somit kann der Händler sämtliche Bestellungen und Verkäufe über ein System abwickeln und verwalten.

Weitere Vorteile

Es gibt aber auch noch weitere Vorteile von digitalen Kassensystemen. So haben sich einige Anbieter auf den Gastronomiebereich spezialisiert und in ihre Systeme effiziente Tischverwaltungen sowie -reservierungen integriert, z. B. GASTROFIX.

Andere Kassenhersteller sind vor allem auf dem Gebiet des Mobile Payment tätig. Mit den Apps von SumUp und iZettle für mobile Geräte, wie Smartphones oder Tablets, können Zahlungen bequem von überall durchgeführt werden.

Große Auswahl, diverse Funktionen

Digitale Kassensysteme warten mit einer Reihe von praktischen Funktionen und Extras auf, mit denen die altgediente Registrierkasse bei weitem nicht mithalten kann – ganz abgesehen von den finanzrechtlichen Anforderungen. Solch ein System kann dem Händler im alltäglichen Geschäftsbetrieb eine große Hilfe sein.

Egal ob großer Filialist, Restaurant oder kleiner Einzelhändler: Die Vielzahl von Anbietern und Kassenlösungen ermöglicht es jedem Unternehmer, die für ihn geeignete Kasse zu finden.

Foto: Maret Hosemann / pixabay.com

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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

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