Gastbeitrag von Sebastian Zab

2015 haben wir MyLivingTree gegründet. Zwei Mann, eine kleine Werkstatt in Erkrath, ein paar Eichenscheiben in der Ecke. Was jeder Gründer in den ersten Wochen hört, habe auch ich gehört: „Und such dir vor allem einen guten Steuerberater.“ Einen Bekannten gab es zum Glück. Man kannte sich seit Jahren, seine Kanzlei lief schon eine ganze Weile.

Sein Angebot für die laufende Buchhaltung: 300 Euro im Monat. Ich habe unterschrieben.

Was 300 Euro im Monat wirklich bedeuten

3.600 Euro im Jahr für Buchhaltung klingt erstmal nach einer ordentlichen Summe. Was ich damals nicht sofort gesehen habe: Das waren knapp 20 Prozent unserer Jahreseinnahmen. Jeder fünfte Euro Umsatz ging an die Kanzlei, bevor wir davon Material nachbestellt, Strom gezahlt oder uns selbst etwas überwiesen hatten.

Trotzdem habe ich nicht reagiert. Ratschläge, die für mittelständische Betriebe stimmen, können für kleine Betriebe komplett falsch sein. Ein Schreinermeister mit fünfzehn Leuten und sechsstelligen Einkäufen braucht eine andere Buchhaltung als wir. Das wusste ich auch. Aber ich habe den Gedanken lange nicht zu Ende gedacht.

Warum ich nicht gewechselt habe

Acht Jahre lang bin ich bei ihm geblieben. Nicht weil er besonders gut war, sondern weil es formal gelaufen ist. Die Fristen wurden eingehalten. Die Umsatzsteuervoranmeldungen kamen raus, meist spät, aber sie kamen. Irgendwann im Jahr lag der Jahresabschluss auf dem Tisch. Und solange alles „irgendwie läuft“, schiebt man Veränderungen vor sich her.

Dazu kommt der Respekt vor dem Thema. Wer „meine Buchhaltung mache ich selbst“ sagt, erntet ein mitleidiges „na, wenn du meinst“. Ich habe Bürokaufmann gelernt, Bilanzierung war Teil der Ausbildung. Trotzdem dachte ich jahrelang: Buchhaltung, das macht man nicht selbst.

Der Abend, an dem ich zum ersten Mal nachgerechnet habe

2023 saß ich an einem Samstagabend am Schreibtisch und habe zum ersten Mal sauber durchgerechnet, was wir in acht Jahren an diese Kanzlei überwiesen hatten. Knapp 29.000 Euro. Für Belege einbuchen, Umsatzsteuervoranmeldungen und einmal im Jahr einen Jahresabschluss.

Der eigentliche Schock kam erst, als mir klar wurde: Ich hätte das meiste davon selbst machen können. Ich hatte die Grundlagen aus der Ausbildung im Kopf, der Betrieb war klein, die Buchungen waren überschaubar. Das Wissen hatte ich. Ich musste einfach nur anfangen.

Drei Wochenenden Einarbeitung

Wir haben uns eine Buchhaltungssoftware besorgt. Der Markt dafür ist für Kleinbetriebe inzwischen gut bedient, die Preise liegen zwischen 10 und 30 Euro im Monat. Dann habe ich mich hingesetzt. Drei Wochenenden, YouTube-Tutorials, die Wissensdatenbank des Anbieters. Mein altes Buch aus der Ausbildung habe ich wieder aus dem Regal geholt.

Ich habe den Kontenrahmen für unseren Betrieb aufgesetzt. Wiederkehrende Vorgänge habe ich als Vorlagen angelegt. Die erste Umsatzsteuervoranmeldung bin ich Schritt für Schritt durchgegangen, bis sie saß. Am Ende waren es vielleicht vierzig Stunden Einarbeitung, bis ich das Gefühl hatte, ich weiß, was ich tue.

Die Arbeitsteilung, die bei uns seither trägt

Die laufende Buchhaltung mache ich seitdem komplett selbst. Belege wöchentlich, Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise, die BWA ist jederzeit aktuell im Tool. An einem normalen Monat sind das etwa vier Stunden Arbeit. In umsatzstarken Monaten werden es sechs.

Was ich nicht selbst mache, ist der Jahresabschluss. Dafür habe ich mir einen neuen Steuerberater gesucht, der ausschließlich diesen Teil übernimmt: Bilanz, E-Bilanz, Offenlegung, Körperschafts- und Gewerbesteuererklärung. Kosten: rund 500 Euro im Jahr. Möglich ist das, weil wir klein sind, weil wir wenige Buchungspositionen haben und weil ich ihm am Jahresende einen sauberen Datenstand übergebe.

Wenn ich alles zusammenrechne: rund 500 Euro Steuerberater plus etwa 300 Euro Tool pro Jahr. Zusammen 800 Euro. Gegenüber den früheren 3.600 Euro sind das 2.800 Euro Ersparnis im Jahr.

Der eigentliche Gewinn lässt sich nicht in Euro messen

Das wichtigere Argument fürs Selbermachen ist aber gar kein finanzielles. Es liegt in dem, was man über seinen Betrieb lernt, wenn man seine Zahlen selbst bucht.

Nach etwa einem Jahr wusste ich Dinge über MyLivingTree, die mir vorher nie aufgefallen waren. Welche Produktvariante wirklich Marge bringt. Welcher Monat traditionell schwach ist, und was das für die Liquiditätsplanung bedeutet. Welches Material plötzlich teurer geworden ist, ohne dass ich es beim Bestellen gemerkt hatte.

Das sieht ein externer Steuerberater nicht. Selbst wenn er gut ist. Das hat nichts damit zu tun, dass er nicht wollte. Er steckt im Betrieb einfach nicht drin.

Für wen das passt, und für wen nicht

Damit es nicht falsch klingt: Ich rate nicht generell vom Steuerberater ab. Für die meisten Selbstständigen ist er richtig und wichtig. Wer Mitarbeiter beschäftigt, mit Auslandskonstellationen arbeitet oder schnell wächst, der soll sich nicht an seiner Buchhaltung festbeißen.

Es funktioniert, wenn drei Dinge zusammenkommen. Der Betrieb ist klein und überschaubar. Die Person, die es macht, hat eine kaufmännische Grundlage oder die Bereitschaft, sich eine zu erarbeiten. Und man findet einen Steuerberater, der nur den Jahresabschluss übernimmt, ohne davon irritiert zu sein.

Wenn ich einem Gründer heute einen einzigen Rat geben dürfte, dann diesen: Nimm das Angebot des ersten Steuerberaters, das du bekommst, nicht als gesetzt hin. Rechne aus, welchen Anteil es an deinem erwarteten Umsatz hat. Wenn es mehr als zehn Prozent sind, schau dir zumindest die Alternativen an, bevor du unterschreibst. Ich habe dafür acht Jahre gebraucht. Heute weiß ich, dass acht Wochen gereicht hätten.

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