Wer seinen Lagerbestand optimieren will, braucht keine Software für Tausende Euro und kein Statistikstudium. Die Grundlage sind die eigenen Verkaufsdaten: Wer weiß, welche Artikel er wie oft verkauft, kann gezielt nachbestellen — und hört auf, Kapital in Ware zu binden, die sich nicht dreht.

Das geht mit einem einfachen Export aus deinem Kassensystem oder deiner Warenwirtschaft und einer Excel-Tabelle.

Was du brauchst, bevor du anfängst

Bevor du irgendetwas auswertest, brauchst du verlässliche Daten. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Fehlbuchungen, nicht erfasste Retouren oder ein Warenwirtschaftssystem, das seit Jahren mit veralteten Stammdaten läuft, liefern dir Zahlen, auf die du keine Entscheidungen stützen solltest.

Prüfe deshalb zuerst:

• Sind alle Verkäufe der letzten 12 Monate vollständig erfasst?
• Stimmen die aktuellen Lagerbestände mit dem überein, was physisch vorhanden ist?
• Gibt es Artikel, die im System noch geführt werden, aber längst ausgelistet sind?

Eine Stunde Datenbereinigung am Anfang spart dir später falsche Schlüsse.

Schritt 1: Verkaufsdaten exportieren und strukturieren

Exportiere deine Verkaufsdaten aus deinem Kassensystem, deinem Onlineshop oder deiner Warenwirtschaft — die meisten Systeme bieten einen CSV- oder Excel-Export. Du brauchst mindestens diese Spalten:

• Artikelbezeichnung
• Verkaufte Menge pro Monat
• Zeitraum (idealerweise 12 Monate)

Wenn du saisonale Schwankungen hast — etwa im Einzelhandel oder im Baubereich — nimm mindestens zwei Jahre. Ein einzelnes Jahr bildet Ausreißer nicht zuverlässig ab.

Schritt 2: Durchschnittlichen Monatsbedarf berechnen

Summiere die verkaufte Menge pro Artikel über den gesamten Zeitraum und teile sie durch die Anzahl der Monate. Das ergibt deinen durchschnittlichen Monatsbedarf — die Basis für alle weiteren Entscheidungen.

Beispiel: Artikel A wurde in 12 Monaten insgesamt 240-mal verkauft. Durchschnittlicher Monatsbedarf: 20 Stück.

Notiere zusätzlich den höchsten Monatswert. Wenn Artikel A im Dezember 45-mal verkauft wurde, weißt du, dass du saisonal deutlich mehr brauchst als der Durchschnitt suggeriert.

Schritt 3: Langsam- und Schnelldreher identifizieren

Sortiere deine Artikel nach Umschlagshäufigkeit — also danach, wie oft sich der Bestand im Jahr erneuert. Ein Artikel, der 12-mal pro Jahr seinen Bestand dreht, bindet weniger Kapital als einer, der nur einmal im Jahr verkauft wird.

Die Umschlagshäufigkeit berechnest du so:

Beispiel: Du hast von Artikel B im Jahr 240 Stück verkauft und hattest im Schnitt 60 Stück auf Lager. Umschlagshäufigkeit: 240 ÷ 60 = 4. Der Artikel dreht sich also viermal pro Jahr — das bedeutet, du hast im Schnitt immer etwa drei Monate Vorrat liegen.

Artikel mit niedriger Umschlagshäufigkeit und hohem Lagerwert sind deine größten Kostentreiber. Hier lohnt es sich zu fragen: Brauchst du diesen Artikel wirklich in dieser Menge — oder hast du ihn einfach aus Gewohnheit nachbestellt?

Eine ABC-Analyse deiner Lagerbestände hilft dir, diese Artikel systematisch zu identifizieren und Prioritäten zu setzen.

Schritt 4: Bestellmengen und -zeitpunkte ableiten

Mit dem Durchschnittsbedarf und der Wiederbeschaffungszeit deines Lieferanten kannst du jetzt konkrete Bestellmengen planen. Die Grundfrage lautet: Wie viel muss ich bestellen, damit ich bis zur nächsten Lieferung auskomme — ohne zu viel Kapital im Lager zu binden?

Eine einfache Formel:

[lightgey_box]

Optimale Bestellmenge = Durchschnittlicher Bedarf pro Bestellzyklus + Sicherheitsbestand

[/lightgey_box]

Wie hoch dieser Puffer sein sollte, erklärt dieser Artikel zum Sicherheitsbestand — er schützt dich vor Engpässen bei Lieferverzögerungen oder unerwartet hoher Nachfrage.

Schritt 5: Regelmäßig wiederholen

Eine einmalige Auswertung hilft dir einmal. Was wirklich etwas bewirkt, ist ein fester Rhythmus: Wer seine Verkaufsdaten einmal im Quartal auswertet, erkennt Veränderungen früh genug, um zu reagieren — bevor der Lagerraum überquillt oder ein wichtiger Artikel ausgeht.

Plane dafür einen festen Termin ein. Zwei Stunden pro Quartal reichen für die meisten kleinen Sortimente aus.

Zahlen anschauen ist keine Bürokratie

Viele Selbstständige schieben die Auswertung ihrer Verkaufsdaten vor sich her, weil sie sich nach Verwaltungsaufwand anfühlt. Das Gegenteil ist der Fall: Wer weiß, was er wirklich verkauft, bestellt gezielter, lagert weniger und hat mehr Kapital für das, was das Geschäft wirklich weiterbringt.

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