Eine Rechnung ist schnell geschrieben – aber oft hapert es an einem entscheidenden Punkt: der Leistungsbeschreibung. Wer hier zu allgemein formuliert, riskiert im schlimmsten Fall, dass das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt. Und das kann teuer werden, vor allem wenn Vorsteuerabzug oder Betriebsausgaben gestrichen werden.

Damit dir das nicht passiert, erfährst du hier, wie du deine Leistungen rechtssicher und verständlich beschreibst – ohne Bürokraten-Deutsch, aber mit allem, was wichtig ist.

Warum die Leistungsbeschreibung so wichtig ist

Die Leistungsbeschreibung ist kein unnötiger Formalakt. Sie ist die inhaltliche Grundlage der Rechnung: Sie zeigt, welche Leistung du erbracht hast, in welchem Zeitraum und in welchem Umfang.

Finanzämter, Steuerprüfer und Betriebsprüfungen achten hier besonders genau hin – denn nur wenn die Leistung nachvollziehbar beschrieben ist, kann geprüft werden, ob die Rechnung überhaupt zum Geschäftsbetrieb passt.

Typische Fehler in der Leistungsbeschreibung

Viele Selbständige und Unternehmer schreiben auf ihre Rechnungen Formulierungen wie:

• „Beratung“
• „Leistungen gemäß Vereinbarung“
• „Projektmanagement“
• „Dienstleistung im Monat Juni“

Das mag aus Sicht des Rechnungsstellers logisch sein – aus Sicht des Finanzamts ist es zu unkonkret. Ohne eine erkennbare Leistungsart, Leistungszeitraum und Bezug zum Auftrag ist die Rechnung unvollständig.

Die Folge:
Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern, und der Kunde darf deine Rechnung möglicherweise nicht steuerlich geltend machen. Auch du selbst riskierst Rückfragen oder Korrekturen, wenn du im Rahmen einer Betriebsprüfung keine klaren Belege liefern kannst.

Wie du es richtig machst

Eine korrekte Leistungsbeschreibung sollte konkret, vollständig und nachvollziehbar sein.

Stell dir vor, jemand Drittes liest die Rechnung – ohne dein Projekt zu kennen. Würde diese Person verstehen, was du geliefert oder geleistet hast?

Wenn ja, bist du auf der sicheren Seite.

Gute Beispiele:

• „Beratung und Konzeptentwicklung zur Social-Media-Strategie für Kunde XY, Zeitraum Mai 2025“
• „Erstellung von drei Blogartikeln à 1.000 Wörter für das Unternehmerhandbuch, inkl. Keyword-Analyse und Bildrecherche“
• „Eventkoordination und Lieferantenmanagement für Kick-off-Veranstaltung am 15.06.2025 in Köln“

Schlechte Beispiele:

• „Beratung“
• „Projektarbeiten“
• „Serviceleistungen“

Je genauer du deine Leistung beschreibst, desto leichter kannst du sie belegen, verteidigen und zuordnen – auch Jahre später, wenn eine Prüfung ansteht.

Praktische Tipps für Selbständige und Unternehmer

1. Immer Zeitraum angeben: Wann wurde die Leistung erbracht? („Mai 2025“ oder „01.–31.05.2025“)
2. Bezug zum Auftrag herstellen: Verweise ggf. auf das Projekt, Angebot oder die Vereinbarung. („gemäß Angebot 24-05-15“)
3. Art der Leistung konkretisieren: Was genau hast du getan? („Layout-Gestaltung“, „Texterstellung“, „Softwarepflege“)
4. Keine internen Codes oder Abkürzungen: Schreibe verständlich, auch für Außenstehende.
5. Bei wiederkehrenden Leistungen: Monatlich ähnliche Formulierung verwenden, aber den Leistungszeitraum anpassen.
6. Bei Sammelrechnungen: Einzelne Positionen klar aufführen, statt alles unter einem Oberbegriff zu bündeln.

Wann eine Ergänzung durch Anlagen sinnvoll ist

Gerade bei umfangreichen Projekten – z. B. in der Beratung, im Design oder im Eventbereich – reicht der Platz auf der Rechnung oft nicht aus.

Dann kannst du die Beschreibung mit einem Leistungsnachweis, Angebot oder Zeitprotokoll ergänzen. Wichtig ist, dass du in der Rechnung klar auf das Dokument verweist: „Leistungsbeschreibung siehe Anhang / Leistungsnachweis vom 30.05.2025“.

Damit stellst du sicher, dass alles eindeutig zugeordnet werden kann – und behältst selbst den Überblick.

Was das Finanzamt konkret verlangt

Laut § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz muss eine Rechnung u. a. folgende Pflichtangaben enthalten:

• Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Entgelt und Steuersatz

Die Finanzverwaltung legt diese Punkte streng aus. Das heißt: Je pauschaler, desto riskanter.

Insbesondere der Leistungszeitpunkt wird häufig übersehen – doch auch hier gilt: ohne Datum kein Vorsteuerabzug.

Wenn der Kunde „eine einfache Rechnung“ will

Klingt verlockend: weniger Aufwand, schnelle Zahlung.

Aber Vorsicht – du bist derjenige, der im Zweifel haftet. Wenn du also eine zu allgemeine Leistungsbeschreibung schreibst, um es dem Kunden bequem zu machen, riskierst du später selbst die Probleme.

Ein kurzer Hinweis wie „Die Leistungsbeschreibung entspricht den steuerlichen Vorgaben“ kann im Zweifel helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Dein Ziel: Verständlich, präzise und rechtssicher

Eine gute Leistungsbeschreibung ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein Schutzschild für dich und dein Unternehmen. Sie zeigt Professionalität, vermeidet Diskussionen mit dem Kunden und hält jeder Betriebsprüfung stand.

Kurz gesagt: Je klarer du formulierst, desto ruhiger schläfst du – auch steuerlich.

Klare Worte zum Schluss

Rechne mit Kopf – und mit Klartext.

Denn wer seine Leistungen nachvollziehbar beschreibt, hat beim Finanzamt nichts zu befürchten und bei seinen Kunden den besseren Ruf.

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Wenn du dich noch tiefer ins Thema einlesen willst, findest du hier die beiden ersten Teile dieser kleinen Rechnungs-Serie:

👉 Korrekte Rechnungen stellen: So sicherst du deine Liquidität
👉 Rechnungen komplett & korrekt: So vermeidest du teure Stolperfallen

Hier findest du alle Artikel der Serie:

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