Eine Betriebsfeier ist mehr als nur ein nettes Beisammensein. Sie stärkt den Teamgeist, motiviert die Mitarbeiter und kann steuerlich sogar Vorteile bringen. Doch damit das Finanzamt nicht unangenehm mitfeiert, solltest du die Regeln genau kennen.

Hier erfährst du, welche Kosten du absetzen kannst, welche Freibeträge gelten und worauf du achten musst, wenn du deine nächste Betriebsfeier steuerlich optimal gestalten willst.

110-Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter

Der wichtigste Wert zuerst: Pro Mitarbeiter sind bis zu 110 Euro brutto steuerfrei. Dabei handelt es sich um einen Freibetrag – das heißt, nur der übersteigende Betrag wird versteuert.

👉 Beispiel:

• Kosten pro Mitarbeiter = 130 Euro
• steuerfrei = 110 Euro
• steuerpflichtig = 20 Euro

Wichtig: Dieser Freibetrag gilt inklusive Umsatzsteuer.

Wie viele Feiern pro Jahr sind steuerfrei?

• Bis zu zwei Betriebsfeiern pro Jahr bleiben steuerlich begünstigt.
• Richtet ein Unternehmen mehr Feiern aus, muss es sich entscheiden, welche beiden unter den Freibetrag fallen. Die übrigen Feiern gelten dann komplett als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Welche Kosten zählen dazu?

Früher wurden nur Essen und Getränke berücksichtigt – heute ist es anders. In die Berechnung fallen alle Aufwendungen, die mit der Feier in direktem Zusammenhang stehen:

• Verpflegung (Essen, Getränke, Buffet)
• Raummiete
• Eventtechnik, Musik, DJ oder Künstler
• Übernachtungskosten
• Transportkosten (z. B. Shuttlebusse)
• Personal- oder Organisationskosten (z. B. Eventagentur)
• Geschenke an Mitarbeiter, sofern sie anlässlich der Feier übergeben werden

👉 Achtung: Auch die Kosten für mitgebrachte Familienangehörige werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.

Geschenke auf Betriebsfeiern

Zusätzlich zum 110-Euro-Freibetrag können Geschenke für Mitarbeiter steuerlich relevant sein:

• Bis zu 60 Euro brutto je Geschenk bleiben im Rahmen der Feier steuerfrei.
• Wird der Betrag überschritten, ist der volle Wert steuerpflichtig.
• Kundengeschenke haben eigene Regeln: Hier gilt weiterhin die 35-Euro-Freigrenze für den Betriebsausgabenabzug.

Externe Gäste: Kunden und Geschäftspartner

Wenn Kunden oder Partner eingeladen sind, gelten deren Kosten nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie werden jedoch steuerlich anders behandelt:

• Aufwendungen für externe Gäste können in der Regel zu 70 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
• Die restlichen 30 % gelten als nicht abzugsfähige Bewirtungskosten.

Tipp: Dokumentiere immer sauber, wer Mitarbeiter ist und wer als externer Gast eingeladen war.

Steuerlast: Wer zahlt?

Übersteigen die Kosten den Freibetrag von 110 Euro, muss der Mehrbetrag versteuert werden. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Mitarbeiter trägt die Steuer – nach seinem persönlichen Steuersatz.
2. Arbeitgeber übernimmt die Steuer – mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 %.

In der Praxis wählen die meisten Unternehmen die Pauschalsteuer, um die Mitarbeiter nicht zusätzlich zu belasten.

Abteilungsfeier oder Gesamtbetriebsfeier?

Nur Gesamtbetriebsfeiern sind durch den 110-Euro-Freibetrag steuerlich begünstigt. Das heißt: Alle Mitarbeiter des Unternehmens (oder zumindest ein wesentlicher Teil) müssen eingeladen sein.

Findet dagegen nur eine Abteilungsfeier oder ein Treffen einzelner Teams oder Führungskräfte statt, gelten andere Regeln:

• Kein 110-Euro-Freibetrag – die Vergünstigung gilt ausschließlich für Gesamtbetriebsfeiern.
• Arbeitslohn für Mitarbeiter – die Vorteile aus der Feier (Essen, Getränke, Hotel, Freizeitprogramm) werden als geldwerter Vorteil gewertet.
• Versteuerung – entweder nach individuellem Steuersatz der Mitarbeiter oder pauschal durch den Arbeitgeber mit 25 % Lohnsteuer (§ 40 Abs. 2 EStG).
• Betriebsausgabenabzug – die Kosten sind für das Unternehmen grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar.
• Externe Gäste – wenn Kunden oder Geschäftspartner teilnehmen, gilt die 70/30-Regel (70 % Betriebsausgabe, 30 % nicht abziehbar).

👉 Kurz gesagt: Kleine Runden sind steuerlich nicht begünstigt – hier greift keine Sonderregel, sondern ganz normaler Arbeitslohn.

Spezialfall: Weniger Gäste als geplant

Sagen mehrere Eingeladene kurzfristig ab, darfst du die anteiligen Kosten für nicht erschienene Gäste (z. B. Buffetpauschalen) aus den Gesamtkosten herausrechnen. So sinken die Kosten pro Kopf und du kannst eher unter dem 110-Euro-Freibetrag bleiben.

Umsatzsteuer bei Betriebsfeiern

Auch die Umsatzsteuer spielt eine Rolle:

• Für Feiern mit Mitarbeitern ist die Vorsteuer in voller Höhe abziehbar, da es sich um betriebliche Aufwendungen handelt.
• Bei gemischten Veranstaltungen (Mitarbeiter + Kunden) oder reinen Kundenevents kann der Vorsteuerabzug eingeschränkt sein. Hier lohnt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater.

Dokumentationspflicht

Damit das Finanzamt deine Angaben anerkennt, solltest du folgende Unterlagen bereithalten:

• Teilnehmerliste (getrennt nach Mitarbeitern und externen Gästen)
• Rechnungen und Verträge für Catering, Location, Künstler usw.
• klare Aufteilung der Kostenpositionen (interne Gäste vs. externe Gäste)

Praktische Tipps für Unternehmer

Damit du bei deiner nächsten Feier keine böse Überraschung vom Finanzamt erlebst, beachte diese Punkte:

• Dokumentation ist Pflicht: Halte Teilnehmerlisten getrennt nach Mitarbeitern und externen Gästen.
• Kostenübersicht sauber führen: Alle Rechnungen sammeln und klar zuordnen.
• Freibetrag im Blick behalten: Kalkuliere pro Kopf, bevor du planst.
• Steuerberater einbeziehen: Gerade bei Mischformen (Feier + Fachprogramm, gemischte Gäste) lohnt sich eine kurze Abstimmung.

Warum sich die richtige Planung lohnt

Eine klug geplante Betriebsfeier ist nicht nur ein Motivationsschub für dein Team, sondern auch steuerlich attraktiv. Wer die Regeln kennt, spart bares Geld und vermeidet Streit mit dem Finanzamt.

Also: Erst kalkulieren, dann feiern – und am Ende doppelt freuen! 🎉

Pin it!