Eine Betriebsfeier ist super! Egal ob Firmenjubiläum, Sommergrillen oder Dankeschön für ein tolles Jahr – zu feiern gibt es eigentlich immer etwas, oder?

Aber weil wir in Deutschland sind, will der Staat gerne mitfeiern. Der freut sich natürlich nicht über eine Einladung zur Party oder eine Currywurst. Für den Staat gilt: „Nur Bares ist Wahres“ und daher kassiert das Finanzamt mit, sobald im Betrieb gefeiert wird.

Welche Punkte das betrifft und wie teuer diese Feierei werden kann – hier eine Aufzählung der geltenden Regeln ab 2015:

110 EUR steuerfrei: Freigrenze vs. Freibetrag für Mitarbeiter

Früher waren Firmenfeiern bis zu einer Freigrenze i.H.v. 110 EUR brutto steuerfrei. Kostete eine Firmenfeier 111 EUR pro Person, so musste der gesamte Betrag versteuert werden.

Ab 2015 gilt: bis zu einem Freibetrag i.H.v. 110 EUR brutto ist die Feier steuerfrei, d.h. nur das was darüber hinaus geht muss versteuert werden.

Anzahl der Gäste

Früher galt: die Kosten der Feier werden durch die Anzahl der Gäste geteilt und fertig. Egal ob Kunden, Mitarbeiter oder deren Angehörige, jeder zählte.

Ab 2015 wird das etwas anders gerechnet. Es werden zwar immer noch die Kosten auf alle Gäste verteilt, aber die Kosten pro Mitarbeiter werden anders errechnet. Sind nämlich auch Partner oder Kinder von Mitarbeitern eingeladen, so werden deren Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet und zählen nicht extra. Das kann natürlich die Kosten pro Person ganz schön nach oben treiben.

Die Kosten für externe Gäste sollte man sowieso streng getrennt aufführen, denn da gelten ganz andere steuerliche Regelungen (s.u.).

Achtung: Eine Besonderheit ergibt sich, wenn deutlich weniger Menschen kommen, als eingeladen wurden. Die Kosten für die nicht erschienenen Gäste (z.B. bereits gebuchte Speise- und Getränkepauschalen) bleiben in den Gesamtkosten. Sie werden auf die tatsächlich Anwesenden verteilt und erhöhen deren Anteil (BFH-Urteil vom 29.04.2021, VI R 31/18).

Kosten der Veranstaltung

Bis Ende 2014 wurden nur Verpflegung und eventuelle Geschenke zur Berechnung einer eventuellen Steuerpflicht der Mitarbeiter herangezogen. Das ging ja noch.

Ab 2015 müssen alle Kosten, die dem Unternehmen für die Ausrichtung der Betriebsfeier entstehen, eingerechnet werden. Da kommen dann also noch Punkte wie Saalmiete, Personalkosten (z.B. für Gastronomiekräfte oder Eventmanager), Unterbringung im Hotel, Eintrittskarten, Musik, DJ, Künstler und vieles mehr hinzu.

Steuern: wer und wieviel?

Grundsätzlich sind alle Kosten, die den Freibetrag i.H.v. 110 EUR brutto für Mitarbeiter übersteigen steuerpflichtig. Die darauf entfallenden Steuern muss entweder der Mitarbeiter selbst tragen gemäß seinem persönlichen Steuersatz oder das Unternehmen zahlt darauf eine pauschale Steuer i.H.v. 25%.

Wobei es sicher merkwürdig ankommt, wenn man seine Mitarbeiter einlädt zu feiern und diese dann Steuern zahlen müssen für die Einladung…

Vorsteuerabzug

Für die Umsatzsteuer ist die 110-EUR-Grenze eine Freigrenze und gilt inklusive Umsatzsteuer, also brutto. Liegen die Kosten je Teilnehmer darüber, ist der Vorsteuerabzug nach dem BFH-Urteil vom 10.05.2023 (V R 16/21) vollständig ausgeschlossen, nicht nur für den übersteigenden Betrag. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen die Lohnsteuer pauschal übernimmt: Einkommensteuerlich ist es ein Freibetrag, umsatzsteuerlich bleibt es eine Freigrenze.

In den Rechenbeispielen unten ist das berücksichtigt. Bei Begleitpersonen und gemischten Gruppen gelten Besonderheiten, hier lohnt sich die Abstimmung mit der Steuerberatung. Wie sich die Freigrenze bei der Umsatzsteuer auswirkt, erklären wir auch im Artikel Weihnachtsfeier von der Steuer absetzen.

Mehrere Betriebsfeiern pro Jahr

In der Firma wird gearbeitet und nicht gefeiert! So!

Wer nämlich mehr als zwei Betriebsfeiern pro Jahr ausrichtet, der muss diese dritte, vierte, fünfte Feier dann komplett versteuern.

Aber: man darf sich aussuchen, welche der Firmenfeiern man komplett versteuert. Heißt also: am Jahresende wird geguckt, welche Feiern am teuersten waren und die günstigsten werden dann komplett versteuert, die beiden teuersten mit Berücksichtigung des 110-EUR-Freibetrags.

Abteilungsfeier vs. Gesamtbetriebsfeier

Die o.g. Regelungen gelten für Betriebsveranstaltungen, die allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Geht die ganze Marketing-Abteilung gemeinsam Kegeln und ist jeder aus der Abteilung eingeladen, kann das also begünstigt sein. Nicht begünstigt ist eine Feier nur für ausgewählte Mitarbeiter, etwa das Strategiemeeting der Führungsmannschaft im Wellness-Hotel. Dort ist der Vorteil voller Arbeitslohn.

Betriebsausgabenabzug

Im Gegensatz zu den Mitarbeitern müssen externe Gäste natürlich keine Steuern zahlen, wenn sie eingeladen werden. Die Bewirtungskosten für sie, also Essen und Getränke, können vom Unternehmen zu 70% als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, die restlichen 30% sind nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen sind dafür schriftlich festzuhalten.

Die anteiligen Kosten für die internen Gäste unterliegen der o.g. Steuerpflicht, sind für das Unternehmen bei einer Betriebsfeier aber in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar. Das entschädigt vielleicht ein wenig für die darauf entfallenden Steuern, oder? Anders ist es bei einer Veranstaltung, an der überwiegend Kunden und Geschäftspartner teilnehmen: Dann gelten die Beschränkungen auch für den Anteil der teilnehmenden Mitarbeiter.

Daher ist es ganz wichtig, die Kosten entsprechend zu dokumentieren und nach internen und externen Gästen zu differenzieren.

Geschenke

Auch hier hat sich etwas geändert: bis 2014 waren Geschenke bis zu einer Freigrenze i.H.v. 40 EUR brutto steuerfrei, ab 2015 gilt eine Freigrenze i.H.v. 60 EUR brutto.

Wichtig: Für diese 60 EUR gilt eine Freigrenze, kein Freibetrag! Gibt es also Mitarbeiter-Geschenke im Rahmen der Betriebsfeier im Wert von 60 EUR brutto, werden diese in den Gesamtfreibetrag i.H.v. 110 EUR brutto eingerechnet. Gibt es für die Mitarbeiter teurere Aufmerksamkeiten, so sind sie getrennt und vor allem komplett zu versteuern.

Bei Kundengeschenken gilt die übliche Freigrenze von 50 EUR pro Empfänger und Jahr (bis Ende 2023: 35 EUR), um die Kosten als Betriebsausgabe zu 100% absetzen zu können. Schenkt man etwas Wertvolleres, dann kann man leider gar nichts absetzen. Außerdem müssen Geschenke einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Rechenbeispiele

Feiern mit den Mitarbeitern (und deren Familien)

Das Unternehmen hat 100 Mitarbeiter und lädt diese mit jeweils einer Begleitperson inkl. Übernachtung ein, insgesamt also 200 Gäste.

Kosten

• Saalmiete: 2.000,00 EUR
• Musik: 500,00 EUR
• Essen & Getränke: 10.000,00 EUR
• Hotel: 7.500,00 EUR
• Transfers vor Ort: 750,00 EUR

Kosten netto: 20.750,00 EUR

zzgl. Umsatzsteuer i.H.v. 19%: 3.942,50 EUR

Gesamtkosten brutto: 24.692,50 EUR

Steuern

• Anzahl der Mitarbeiter: 100 Personen
• Kosten je Mitarbeiter brutto: 246,93 EUR
• Steuerpflichtig je Mitarbeiter: 136,93 EUR

Steuerpflichtig gesamt: 13.692,50 EUR

Pauschalsteuer i.H.v. 25%: 3.423,13 EUR

Gesamtausgaben für die Betriebsfeier

• Kosten brutto: 24.692,50 EUR (der Vorsteuerabzug entfällt, weil die Kosten je Teilnehmer über 110 EUR liegen)
• Pauschalsteuern: 3.423,13 EUR (ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer)

Abzugsfähige Betriebsausgaben: 28.115,63 EUR

Feiern mit den Mitarbeitern (und teilweise deren Familien)

Das Unternehmen hat 100 Mitarbeiter und lädt diese inkl. Übernachtung ein. 25 dieser Mitarbeiter dürfen auch noch eine Begleitperson mitbringen. Insgesamt werden es daher 125 Gäste.

Kosten

• Saalmiete: 2.000,00 EUR
• Musik: 500,00 EUR
• Essen & Getränke: 10.000,00 EUR
• Hotel: 7.500,00 EUR
• Transfers vor Ort: 750,00 EUR

Kosten netto: 20.750,00 EUR

zzgl. Umsatzsteuer i.H.v. 19%: 3.942,50 EUR

Gesamtkosten brutto: 24.692,50 EUR

Steuern

• Anzahl der Gäste: 125 Personen
• Kosten pro Gast: 197,54 EUR
• Kosten je Mitarbeiter ohne Begleitung brutto: 197,54 EUR
• Steuerpflichtig je Mitarbeiter ohne Begleitung: 87,54 EUR
• Kosten je Mitarbeiter mit Begleitung brutto: 395,08 EUR
• Steuerpflichtig je Mitarbeiter mit Begleitung: 285,08 EUR

Steuerpflichtig gesamt:

• Summe Mitarbeiter ohne Begleitung (75 x 87,54 EUR): 6.565,50 EUR
• Summe Mitarbeiter mit Begleitung (25 x 285,08 EUR): 7.127,00 EUR
• Steuerpflichtig gesamt: 13.692,50 EUR

Pauschalsteuer i.H.v. 25%: 3.423,13 EUR (ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer)

Gesamtausgaben für die Betriebsfeier

• Kosten brutto: 24.692,50 EUR (der Vorsteuerabzug entfällt, weil die Kosten je Teilnehmer über 110 EUR liegen)
• Pauschalsteuern: 3.423,13 EUR

Abzugsfähige Betriebsausgaben: 28.115,63 EUR

Feiern mit externen Gästen und wenigen Mitarbeitern

Das Unternehmen lädt 170 Kunden und 30 von seinen 100 Mitarbeitern ein. Weil überwiegend Kunden teilnehmen, ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Betriebsveranstaltung, die 110-Euro-Regel greift also nicht. Ob die teilnehmenden Mitarbeiter trotzdem Arbeitslohn erhalten, hängt vom Einzelfall ab: Betreuen sie die Kunden im Auftrag des Unternehmens, liegt das ganz überwiegend im Interesse des Arbeitgebers, und es fällt kein Arbeitslohn an (BFH-Urteil vom 16.10.2013, VI R 78/12). Im Beispiel gehen wir von diesem Fall aus. Gesamtanzahl Gäste: 200 wie im Beispiel vorher.

Kosten

• Saalmiete: 2.000,00 EUR
• Musik: 500,00 EUR
• Essen & Getränke: 10.000,00 EUR
• Hotel: 7.500,00 EUR
• Transfers vor Ort: 750,00 EUR

Kosten netto: 20.750,00 EUR

zzgl. Umsatzsteuer i.H.v. 19%: 3.942,50 EUR

Gesamtkosten brutto: 24.692,50 EUR

Steuern

• Anzahl der Mitarbeiter: 30 Personen
• Kosten je Teilnehmer brutto: 123,46 EUR (nur zur Orientierung, die 110-Euro-Regel gilt hier nicht)
• Steuerpflichtig je Mitarbeiter: 0,00 EUR (im Beispiel unterstellt: Die Mitarbeiter betreuen die Kunden)

Steuerpflichtig gesamt: 0,00 EUR

Pauschalsteuer i.H.v. 25%: 0,00 EUR

Betriebsausgaben

Wie viel der Kosten bei einer gemischten Feier als Betriebsausgabe abziehbar ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Die 70-%-Grenze gilt für Bewirtungskosten von Geschäftspartnern, also für Essen und Getränke (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Bei einer überwiegend geschäftlichen Veranstaltung wie in diesem Beispiel gelten die Beschränkungen nach Auffassung der Finanzverwaltung auch für den Anteil der teilnehmenden Mitarbeiter (R 4.10 Abs. 6 EStR). Wie Saalmiete, Musik und Hotel einzuordnen sind und wie es sich mit der Vorsteuer verhält, hängt vom Einzelfall ab. Hier lohnt sich die Abstimmung mit der Steuerberatung.

Weitere Infos hier: BMF-Schreiben vom 14.10.2015 zur Betriebsveranstaltung

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