Im Berufsleben gilt Erreichbarkeit schon lange als überlebenswichtig – und das nicht nur für Unternehmer. Auch die Mitarbeiter sollen immer und überall erreichbar sein. Die mobile Kommunikation hat das möglich gemacht. Firmenhandys sind daher seit Jahren Teil der Arbeitsausstattung.

Aber was darf man als Chef von seinen Angestellten erwarten und welche Lösungen sind die Besten?

BYOD, CYOD, COPE, LYOD

Was wie ein sinnloser Buchstabensalat oder wie eine Programmiersprache aussieht, steht tatsächlich für die aktuellen Trends bei Firmenhandys. Wie in allen technischen Bereichen greift man auch hier auf englischsprachige Akronyme zurück:

• BYOD bedeutet „Bring You Own Device“ und ist weit verbreitet. Hier nützen Mitarbeiter ganz einfach ihr eigenes Gerät auch dienstlich. Die Abrechnung erfolgt anhand der offiziellen Rechnung des Tarifanbieters und muss vom Mitarbeiter selbstständig eingereicht werden.
• CYOD steht für „Coose Your Own Device” und bedeutet, dass der Arbeitnehmer aus einer bestimmten Anzahl von Geräten, und eventuell auch aus Tarifen, die der Unternehmer zur Verfügung stellt, auswählt. Für die Firmenchefs hat das den Vorteil, dass sie mit Tarifanbietern ganz Pakete verhandeln können.
• LYOD steht für „Leave Your Own Device” und ist sozusagen das gute alte Diensthandy. Die Mitarbeiter erhalten ein Gerät, das der Firma gehört, die Rechnung geht direkt an die Buchhaltung und Updates oder Netzwerkeinstellungen werden von der entsprechenden Abteilung vorgenommen.
• CPOE „Corporate Owned, Personally Enabled” ist eine Unterart von LOYD und bedeutet für den Mitarbeiter, dass er ein Gerät zur Verfügung gestellt bekommt, aber für die Instandhaltung (Updates etc.) selber verantwortlich ist.

Tarife, Steuern, Datenschutz

Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Modelle sind je nach Branche und Anwendungsbereichen unterschiedlich. Sicher ist jedoch, dass die Wahl des richtigen Tarifs mit ausschlaggebend ist. Gerade für Smartphones können Allnet Flat Tarife eine gute Lösung sein. Sie sind fürs Budget gut kalkulierbar und bei seriösen Anbietern sind die Pakete auch transparent und nachvollziehbar.

Auch steuerlich sind LYOD, COPE & Co. ein Gewinn. Denn wenn man als Unternehmer ein mobiles Gerät seinen Mitarbeitern auch zur privaten Nutzung überlässt, ist das nicht nur gesetzlich erlaubt, sondern gilt nicht als geldwerter Vorteil. Ein Smartphone, aber auch andere Firmengeräte wie Laptops oder Tablets, sind somit steuerfrei. Egal ob die Angestellten die Geräte tatsächlich für private Zwecke nützen oder nicht.

Stolperstein kann hier nur der Datenschutz sein. Unternehmer müssen sich, wie alle anderen auch, an das Fernmeldegeheimnis halten. Damit sind E-Mails, Apps, SMS, WhatsApp und alle Daten, die auf dem Device gespeichert sind, absolut tabu. Wird das Gerät zurückgegeben, zum Beispiel weil der Mitarbeiter ein neues Modell bekommt oder aus dem Unternehmen ausscheidet, darf der Benutzer alle Daten löschen, es also „clean“ übergeben. Wenn das nicht der Fall ist, darf der Unternehmer trotzdem die Inhalte nicht einsehen, sondern muss die Daten blind löschen (lassen). Ausnahme ist hier der Verdacht auf strafrechtlich relevante Inhalte. Aber dann ist es besser, einen Anwalt zu kontaktieren.

Handykette (kleine Etikette für den smarten Umgang mit dem Handy)

Nicht nur Kinder sind echte „Smarties“ geworden, gerade im Geschäftsleben dreht sich alles um das kleine Wunderding. Viele Menschen behaupten ja sogar, dass ihr „ganzes Leben“ im Smartphone sei und dass sie wirklich niemals das Haus ohne ihr Handy verlassen würden (lieber nackt als ohne Handy).

Kein Wunder, dass der Mini-Computer auch den beruflichen Alltag dominiert. Und so teilweise wirklich zu einer Pest geworden ist. Beispielsweise wenn in Meetings (ohnehin oft genug Zeiträuber) immer wieder ein Gesprächspartner vom Tisch aufspringt und den Raum verlässt. Oder wenn im Gemeinschaftsbüro das Handy des Kollegen ständig bimmelt. Und ganz besonders erfreulich ist es, wenn das Mittagessen von den Terror-Phones unterbrochen wird.

Hier sind Regeln wichtig und sollten auch in den Unternehmensrichtlinien stehen. Denn wenn man kein Arzt in Rufbereitschaft ist, gerade ein Mittel gegen die Klimakrise findet oder den Weltfrieden stiftet, muss man wirklich nicht rund um die Uhr erreichbar sein. Für die Länge eines Meetings kann man auch als Top-Manager die Mailbox ran gehen lassen (wozu hat der liebe Gott sie denn sonst erfunden?). Und wenn das gar nicht geht, dann sollte man wenigstens zu Beginn gleich klarstellen, dass man ein wichtiges Telefonat erwartet und das Telefon mit Vibrationsalarm in die Jackentasche stecken. Das gilt übrigens auch im Restaurant – egal ob beim Lunch mit Kollegen oder beim Geschäftsessen am Abend.

Und weil auch ich leider keine Lösung für den Klimawandel habe, drehe ich jetzt mal mein Handy ab und bin eine Zeit lang nicht erreichbar – Digital Detox! Aber das ist eine andere Geschichte…

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