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Friday Five – das Handy am Arbeitsplatz

Handy am Arbeitsplatz

Heute gibt es wieder meine geliebten Friday Five – die fünf besten Links zu einem Thema meiner Wahl aus dem World Wide Web!

Und da wir alle mittlerweile Handys oder Smartphones mit uns rumschleppen, heute mal ein paar Links rund um das Thema Handy am Arbeitsplatz.

Das Handy als Gehaltserhöhung

Mehr Geld vom Chef? Eine super Idee! Vor allem dann, wenn die Gehaltserhöhung steuerfrei ist :-)

Eine der Möglichkeiten, den Mitarbeitern steuerfrei mehr Geld zu zahlen, ist ein Diensthandy bzw. die Übernahme von Handykosten der Mitarbeiter (s.a. § 3 Nr. 45 EStG).

Steuerfrei ist das Ganze aber nur, wenn entweder das Handy dem Unternehmen gehört und dem Mitarbeiter lediglich zur Verfügung gestellt wird. Das muss man natürlich begründen, aber da reicht es schon, wenn der Mitarbeiter erreichbar sein muss.

Ob dieser es dann auch privat nutzt ist unerheblich, wobei der Arbeitgeber natürlich die private Nutzung gestatten muss :-)

Alternativ kann das Unternehmen auch beruflich veranlasste Kosten vom privaten Handy des Mitarbeiters übernehmen. Um nachzuweisen, dass es sich lediglich um die Übernahme betrieblich veranlasster Kosten handelt und dies daher steuerfrei ist, gibt es zwei Methoden:

  • Man ermittelt für 3 Monate ganz genau, welche Kosten durchschnittlich beruflich veranlasst sind. Dieser Wert kann dann monatlich erstattet werden bis sich wesentliche Änderungen ergeben.
  • Hat man dazu keine Lust, kann auch ein Pauschalbetrag i.H.v. 20% der Kosten (höchstens jedoch 20 EUR) erstattet werden.

Der Nachteil hierbei: das Unternehmen kann die in diesen Kosten enthaltene Vorsteuer nicht geltend machen…

Noch mehr Alternativen zur Gehaltserhöhung findet ihr auf impulse.de.

Handynutzung am Arbeitsplatz

Abgesehen von den allgemeinen Regeln der Höflichkeit, gelten am Arbeitsplatz noch ein paar mehr Regeln, wenn man das Handy nutzen möchte.

Diensthandy nutzen

Beim Diensthandy kommt es vor allem darauf an, unter welchen Bedingungen die Firma das Gerät zur Verfügung stellt. Ist zum Beispiel die private Nutzung ausdrücklich verboten, dann darf der Chef sogar kontrollieren, ob man es auch wirklich nur dienstlich nutzt. Tut man das nicht, kann dies sogar zu einer Abmahnung führen.

Außerdem kann die Firma, wenn die ein Diensthandy zur Verfügung stellt, erwarten, dass man dann zu den normalen Geschäftszeiten darauf auch erreichbar ist.

Anders sieht das in der Freizeit aus. Manchmal ist natürlich mit einem Firmenhandy die unausgesprochene Erwartung verbunden dauernd erreichbar zu sein. Da ist es schon doof, wenn man einfach nicht dran geht, wie sieht das denn aus? Also ist es ganz wichtig klar zu vereinbaren, welche Erwartungen an ein Diensthandy geknüpft werden, denn eine 24/7-Erreichbarkeit möchte ja keiner von uns, oder?

Alle Infos rund um die Nutzung von Diensthandys findet ihr hier: Diensthandy – Rechte und Pflichten.

Privates Handy nutzen

Ja, der Arbeitgeber kann die Nutzung von privaten Geräten am Arbeitsplatz untersagen. Ob er sich damit einen Gefallen tut, steht auf einem anderen Blatt… Vor allem darf dieses Verbot nicht plötzlich aus heiterem Himmel kommen, auf bestehende vertragliche oder gesetzliche Rechte darf sich die Firma jedoch berufen.

Sind private Telefonate oder die Nutzung des Smartphones während der Arbeitszeit jedoch nicht ausdrücklich verboten, können Mitarbeiter davon ausgehen, dass der Arbeitgeber nichts dagegen einzuwenden hat. Natürlich nur, wenn sich diese privaten Dinge in einem vernünftigen zeitlichen Rahmen bewegen.

Weitere Infos zu diesem Thema findet ihr zum Beispiel im XING-Spielraum.

Bring your own device – das eigene Handy nutzen

Das bringt uns auch direkt zu diesem Thema: wie ist die Nutzung von privaten Handys oder auch PCs zu dienstlichen Zwecken geregelt? Denn manchmal sind die in der Firma bereit gestellten Geräte ja nicht der letzte Schrei und die Mitarbeiter möchten lieber ihre eigenen elektronischen Gerätschaften nutzen.

Aber geht das so einfach?

Das fängt ja schon bei der Software auf den eigenen Geräten an. Hat man nur eine Privat-User-Lizenz, darf man die Software eben nicht beruflich nutzen. Erlaubt der Arbeitgeber das, ist er unter Umständen in Schwierigkeiten, wenn das rauskommt.

Auch das Thema Datenschutz ist nicht ohne. Ist die Antiviren-Software auch wirklich immer aktuell? Was ist mit Firewalls oder anderen betrieblichen Schutzmaßnahmen? Sind die Unternehmens-Daten also wirklich sicher auf unseren privaten Geräten?

Kein Wunder, dass sich das Bring your own device Prinzip in Deutschland mit seinen strengen Vorschriften noch nicht so richtig durchgesetzt hat.

Weitere Infos zu diesem Thema findet ihr zum Beispiel im XING-Spielraum.

Handy-Knigge

Ich habe ja oben schon einmal die allgemeinen Regeln der Höflichkeit angesprochen, an die man sich bei der Handynutzung im Büro halten sollte. Wie findet ihr das zum Beispiel, wenn der Kollege beim Meeting lieber auf dem Handy herumtickert als aufmerksam zuzuhören?

Noch mehr Tipps für die sozial-kompatible Handynutzung findet ihr in der karrierebibel: Handy-Knigge: So verhalten Sie sich korrekt.

Das Handy in der Buchhaltung

Ja, auch die Buchhaltung beschäftigt sich sehr mit dem Thema Handynutzung, nämlich vor allen dann, wenn es um die Themen Handykauf und Privatgespräche geht.

Handykauf

Ganz leicht ist es, wenn ihr einfach ein Handy kauft. Das wird dann wie jedes andere elektronische Gerät auch verbucht und abgeschrieben. Wen es interessiert, bitte hier entlang: Anlagevermögen buchen.

Kompliziert wird es erst, wenn ihr das neue Diensthandy im Rahmen einer Vertragsverlängerung günstiger bekommt bzw. sich der Kaufpreis durch den Vertrag auf mehrere Monate verteilt. Die Deutsche Handwerks Zeitung erklärt, welche Unterschiede es gibt und was zu beachten ist: Steuer-1×1 zum Handykauf bei Vertragsverlängerung.

Privatgespräche

Gerade Einzelunternehmer haben ja meist nur ein Handy, welches sie geschäftlich und privat nutzen. Diesen privaten Anteil der Nutzung muss man natürlich auch bei den Kosten berücksichtigen – klar, oder?

Wie genau man den privaten berechnen und verbuchen kann lest ihr bei Pierre Tunger: Privatentnahme von Telekommunikationskosten in der EÜR.

Wer noch mehr Infos zum Buchen von Privatentnahmen haben möchte – bitteschön: Privateinlagen und Privatentnahmen buchen.

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