Gastbeitrag von Oliver Mattmann

Anscheinend kann es jeder und jede! Alle können ohne grosse Vorkenntnisse und Befähigung mitmachen – an Meetings!

In der Unternehmenswelt erleben wir große Unterschiede in der Art und Weise wie Meetings gehalten werden und welche Resultate erarbeitet werden. Ist die Meetingkultur in einem Unternehmen ein Zufallsprodukt oder können Führungskräfte und deren ihre Mitarbeitenden die Meetingkultur aktiv verändern und optimieren?

Die Arbeitswelt scheidet sich!

Economic Suisse und Peter Beglinger Training AG haben im Jahr 2023 das Meetingverhalten bei über 500 Führungskräften und Mitarbeitenden untersucht. Nur gerade jede 3. Führungskraft hat einmal im Leben ein Training, eine Weiterbildung oder Ausbildung zum Thema Meetingleitung absolviert.

Interessanterweise werden die Meetings kaum auf ihre Effektivität und Effizienz in der täglichen Praxis beurteilt und vor allem optimiert. Nur gerade 8% der Befragten gaben an, die Meetings regelmässig (mehr als zweimal pro Jahr) zu verbessern.

Und nun fragen wir uns, weshalb so viele Stunden und Kosten im Unternehmen häufig ohne Resultate und Fortschritt generiert werden?

Klarheit oder Chaos: Die unumgängliche Rolle von Messungen im Streben nach Erfolg

In der täglichen Praxis erleben wir natürlich, dass es bereits an Grundlegendem mangelt wie einer Agenda, Zielsetzung, einem Protokoll und einer guten Vorbereitung. Auch die Meetingleitung ist eher eine Alibifunktion, anstatt eine Bewacherin der wertvollen Arbeitszeit.

Der Management-Denker Peter F. Drucker hatte es einmal vorzüglich formuliert, und zwar: «If you can not measure you can not improve!»

In den Unternehmen haben wir mittlerweile unzählige Möglichkeiten Prozesse, Organisationen und Aktivitäten zu messen. Nun welche Chancen bieten sich, auch das Meetingverhalten und Meetingresultat zu messen und zu beurteilen?

Das goldene Dreieck der Betriebswirtschaft (Qualität, Zeit und Kosten) finden auch hier ihre Verwendung. Wie sieht dies im konkreten Fall für die Beurteilung des Meetingverhalten aus?

1. MEGA Meeting Goal Achievement
   Quantifizierung des Zielerreichungsgrads und damit der Nutzen des Meetings
   Jeder Teilnehmer entscheidet aus seiner Sicht binär, ob das Meetingziel erreicht wurde oder nicht: ja =100 %, nein = 0 %, teilweise = 0 %. Anschliessend werden alle Ergebnisse ermittelt. Beträgt das Ergebnis 60%, bedeutet das, dass 60% der Teilnehmer das Meetingziel als erreicht erachten.
2. ROMI Returns on Meetingtime Invested
   Subjektive Quantifizierung der zeitlich empfundenen Verschwendung in einem Meeting
   Für jeden einzelnen Teilnehmer eines Meetings wird folgendes ermittelt: subjektiv gefühlte und wertschöpfende Zeit/ Meetinganwesenheit.
   Die Zeit in einem Meeting, während der ich für mich selbst einen Mehrwert daraus ziehe. Wertschöpfung: Die Zeit, in der ich dazu beitrage, dass ich den Wertschöpfungsanteil der anderen Teilnehmer erhöhe, auch wenn ich selbst keinen Mehrwert erfahre. Es kommt nicht auf die letzte Nachkommastelle an, grobe persönliche Schätzungen reichen aus.
3. MPC Meeting Process Costs
   Quantifizierung der Prozesskosten für die Abwicklung eines Meetings
   Der Workflow von der Erkennung des Bedarfs für ein Meeting, bis zur Zielerreichung und Nachbereitung des Meetings, wird erfasst. Darauf aufbauend wird je involviertem Mitarbeiter die investierte Arbeitszeit berechnet und mit dem internen Stundensatz multipliziert. Zudem werden meetingbedingte Reisekosten anteilig addiert.

Mit einer ersten Messung wurde noch kein Unternehmen oder Prozess verbessert. Allerdings liefert sie wertvolle Denkanstösse, um die aktuelle Meetingkultur und deren Verhalten zu hinterfragen. Dabei können sieben Etappen eingeplant werden:

Die Weiterentwicklung der Meetings in einem Unternehmen ist nicht mit einem Schritt erledigt, sondern bedarf konsequenter und hartnäckiger Vorgehensweisen!

Auf dem Weg zum Meeting Champion!

Deshalb: Anstatt ahnungsloses Raten und Diskutieren, stehen nun Zahlen, Daten und Fakten im Zentrum! Wann nützen Sie die Chance in Ihrem Unternehmen mehr ZDF anzustreben?

Buchempfehlung zum Thema

Titel: In 7 Etappen zum Meeting-Champion: Ein Business-Roman*

In 7 Etappen zum Meeting-Champion*

Inhalt: Das Buch in Sieben Etappen zum Meeting-Champion bietet eine Antwort darauf, wie die Beteiligung von Mitarbeitern, Team- und Abteilungsleitern sowie Kunden und Lieferanten an der nachhaltigen Verbesserung der Meetingkultur in Unternehmen gefördert werden kann.

Anstelle eines herkömmlichen Fachbuchs setzen die Autoren auf einen fiktiven Roman, der die Lesenden in die Rolle des Beobachters versetzt. Dieser Roman fungiert als Coach, der den Leser unterstützt, den passenden Weg zur Veränderung zu finden, indem er sich in die Lage des Protagonisten Frank versetzt. Frank, ein erfolgreicher Vertriebsleiter, kämpft mit Herausforderungen wie dem Scheitern seines Schlüsselprojekts, einem überfüllten Kalender und Eheproblemen. In seiner Verzweiflung mobilisiert er Kollegen, um gemeinsam seinen grössten Zeitfresser, die Meetings, zu bewältigen.

Gebundene Ausgabe: 288 Seiten
Verlag: Wiley-VCH
ISBN 13: 978-3527511631
Preis: 24.95 Euro

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