Ein detailliertes und realistisches Budget ist eines der wichtigsten Instrumente, um ein Unternehmen zu leiten und die erforderlichen Informationen bereitzustellen, um mit den verfügbaren Mitteln agieren zu können, anstehenden Herausforderungen zu begegnen und letztendlich Gewinne zu erzielen.

Ohne Budgetplanung kann es sich anfühlen, als würde man im Dunkeln schießen. Ein solides Budget identifiziert das derzeit verfügbare Kapital und schätzt die Ausgaben und die erwarteten Einnahmen realistisch ein.

Unternehmen sollten daher laufend auf das Budget achten und ihre Leistungen im Vergleich zu den Erwartungen messen.

1.) Budgetplanung

Ein Budget ist ein Planungsinstrument, das zum Aufbau eines Rahmens für das Unternehmen und dessen Finanzen erforderlich ist. Durch die Kombination vergangener Trends mit treffenden Prognosen für das laufende Geschäftsjahr bietet ein Budget eine detaillierte Übersicht über die Vermögenswerte, realistische Umsatzerwartungen und einen Abgleich zu den erwarteten Ausgaben.

Budgets helfen auch bei der Festlegung von Zielen und Prioritäten. Ein Budget sollte detailliert angeben, woher die Finanzierung kommt und wie viel Einnahmen durch die erfolgreiche Umsetzung der Strategien erzielt werden können.

Ein effektives Budget sollte die Einnahmen und erwarteten Ausgaben nach Monaten oder Quartalen aufteilen. Je nach Größe des Unternehmens sollte es für jede Abteilung separate Budgets enthalten. Diese Abteilungsbudgets sollten zudem nach Monaten oder Quartalen aufgeschlüsselt werden und zusammen wiederum ein Gesamtbudget ergeben.

Unternehmen, die stark vom Saisonumsatz abhängig sind, sind ein gutes Beispiel dafür, warum ein Budget so wichtig ist. Wenn in den Monaten Juni, Juli, August und Dezember in der Regel 75 Prozent der Einnahmen erzielt werden, können Unternehmen mit ihrem Budget vorausplanen, damit sie die Einnahmen am effektivsten im Verlauf eines vollen Geschäftsjahres verteilen können.

Die Planung sollte auch den langfristigen Bedürfnissen Rechnung tragen. Wenn Unternehmen beispielsweise ein oder zwei Jahre später mit erheblichen Ausgaben für Computer-Upgrades rechnen, empfiehlt es sich, diese Kosten im Voraus zu budgetieren.

2.) Auswertung des Budgets

Budgets sind nicht nur ein wichtiger Bestandteil des Planungsprozesses, sondern auch wichtig für die Bewertung der Leistung des Unternehmens im Laufe des Geschäftsjahres.

Ein verantwortungsbewusster Haushaltsplan verfolgt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und vergleicht diese mit dem Budget. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen an seinen Plänen festhält bzw. diese zeitnah korrigieren kann, sofern die Realität es erfordert.

Die Budgetierung ist auch ein wichtiges Mittel, um Probleme und Chancen zu erkennen.

Wenn der Umsatz im ersten Quartal beispielsweise unter der budgetierten Prognose liegt, wissen Unternehmen bereits frühzeitig, dass sie Ausgaben identifizieren müssen, die sie später im Geschäftsjahr senken können um profitabel bleiben.

Ein positiveres Beispiel könnte auch der Verkauf eines neuen Produkts sein, das die Erwartungen übertrifft. Diese zusätzlichen Einnahmen können dann genutzt werden, um beispielsweise die Produktion zu steigern oder zusätzliches Personal einzustellen.

3.) Budgets als Basis für Finanzierungen

Detaillierte Budgets und das Festhalten an aussagekräftigen Kalkulationen kann Kreditgeber oder potenziellen Investoren zeigen, wie Unternehmen einen Geschäftsplan entwickeln und ihn zum Laufen bringen. Denn wenn das Unternehmen keine Beweise für eine starke Budgetierungspraxis liefert, werden potenzielle Geldgeber eher nicht überzeugt sein in dieses Unternehmen zu investieren.

Bei der Gründung eines Unternehmens oder wenn die Firma noch keinerlei Historie vorzeigen kann, muss zudem die fehlende Erfolgsbilanz durch ein detailliertes Budget ausgeglichen werden. Dies bedeutet, den Markt zu recherchieren und aufzuzeigen, wie vergangene Trends die präsentierten Zahlen unterstützen. Diese Liebe zum Detail kann Unternehmen dabei helfen, Zuspruch von Kreditgebern und Investoren zur erhalten.

3.) Personal

Selbst kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern müssen sicherstellen, dass sie für das Schreiben und Festhalten eines Budgets vernünftig aufgestellt sind. Café-Besitzer beispielsweise verfügen möglicherweise über ein einzigartiges Menü und den Ruf eines erstklassigen Kundendienstes. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Betreiber Finanzprofis sind.

Wenn es nicht möglich ist, einen Mitarbeiter für den Umgang mit den Finanzdaten zu engagieren, können Unternehmer auch eine Teilzeitkraft in Betracht ziehen. Oder sie arbeiten mit einem externen Beratungsunternehmen zusammen, z.B. frühzeitig und jährlich, um ein neues Budget für das nächste Haushaltsjahr zu erstellen.

4.) Software für die Budgetplanung

Einige der besten Werkzeuge zum Schreiben eines detaillierten Budgets und zum Festhalten daran sind Softwareprogramme, die über Microsoft Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme hinausgehen.

Diverse Software-Anbieter bieten (kostengünstige) Softwareprogramme zur Budgetierung und Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben. Auch Online-Dienste mit POS-System (Point-of-Sale-System) stellen oft Tools zum Schreiben eines Budgets und zur Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben bereit.

Die ausführenden Mitarbeiter benötigen kein Finanzstudium, um diese Programme für den Budgetierungsprozess einsetzen zu können, aber es lohnt sich einen Kurs zu belegen, um alle relevanten Funktionen zu beherrschen.

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