Ich teste ja immer mal wieder Buchhaltungssoftware und gucke, ob sich diese für meine Kunden und mich vielleicht lohnt.

Heute schaue ich mir erneut lexoffice an. Eine Online-Buchhaltungs-Software für kleine Unternehmen und Selbständige.

lexoffice – die Basics

Da meine Kunden die Themen Customer Relationship Management (CRM) und Projektmanagement über andere Tools lösen, konnte ich meine Checkliste deutlich verkürzen.

Im Fokus steht aktuell das Thema „Online-Tool“, denn unsere bisherige Lösung  büro easy plus* ist eine Software, die wirklich auf jedem Rechner installiert sein muss, auf dem man mit ihr arbeiten möchte. Klar kann man die Datendatei zum Beispiel in die DropBox legen und dann auch vom Home Office aus darauf zugreifen, aber meine Kunden wünschen sich zunehmend ein echtes browser-basiertes Buchhaltungs-Tool!

Also teste ich aktuell diverse Online-Buchhaltungs-Software, um herauszufinden, ob eine davon vielleicht unsere jetzige Software ablösen kann :-)

Hier ein kleiner Einblick in die Funktionen von lexoffice:

lexoffice gibt es in 3 Versionen:

• Rechnung & Finanzen für 6,90 EUR netto im Monat
• Buchhaltung & Finanzen für 11,90 EUR netto im Monat
• Buchhaltung & Berichte für 14,90 EUR netto im Monat

Die genauen Unterschiede der einzelnen Versionen findet ihr hier: https://www.lexoffice.de/preise.

Auf geht’s also, mit dem Blick unter die Haube!

lexoffice – Dashboard

Check 1: Finanzsteuerung

Für die finanzielle Projektverwaltung benötigen meine Kunden und ich mindestens:

Angebot, Rechnung und Mahnung

Das ist das Mindeste, was eine Finanzverwaltungs-Software können sollte, oder?

Das kann lexoffice natürlich :-)

Was bei mir und meinen Kunden noch hinzu kommt: wir arbeiten nicht nur mit deutschen Kunden zusammen. Auch Kunden aus der EU oder aus Drittländern möchten gerne korrekte Rechnungen erhalten, d.h. unsere Software muss mit EU-Mehrwertsteuer und Einnahmen im Ausland klar kommen und die Beträge jeweils den korrekten Buchungskonten zuordnen können.

Auch das kann lexoffice ohne Probleme. Man muss lediglich den Kunden korrekt anlegen und beim Erstellen der Rechnung die richtige Variante auswählen, z.B. innergemeinschaftliche Leistung, dann funktioniert das alles ganz wunderbar :-)

Mein Fazit hier: Die wichtigsten Funktionen beherrscht lexoffice ohne Probleme.

Erfassung aller Eingangsrechnungen und Belege:

Wir möchten gerne die gesamte Unternehmensbuchhaltung im neuen Tool verwalten. Daher sind wir in diesem Bereich sehr anspruchsvoll. Alle finanziellen Vorgänge müssen in der Software zu erfassen sein. Noch schöner ist es, wenn wir die Belege z.B. als PDF in die Software „ziehen“ können oder via Handyfoto.

lexoffice bietet uns diverse Möglichkeiten, unsere Kosten zu erfassen:

• „Reinziehen“ der Belege ist möglich.
• Leider funktioniert die Texterkennung nur so mittel und man muss meist sehr viel manuell nacharbeiten.
• Außerdem kann man seine Belege mit der lexoffice scan App hochladen. Das habe ich aber nicht getestet…
• Einen automatischen Belegabruf gibt es via Anbindung von Fremdanbietern (GetMyInvoices & invoicefetcher), das muss man dann natürlich extra bezahlen.

Mein Fazit hier: Das funktioniert alles soweit ganz gut. Außerdem bucht lexoffice die Steuer bei innergemeinschaftlichen Erwerben korrekt, sofern man das passende Buchungskonto auswählt! Das kann auch nicht jede Software…

lexoffice – Belege erfassen

Kostenstellen bzw. Projekte

Zuordnung der Kosten zu den Projekten und Buchung auf Kostenstellen sind für uns ein MUST-HAVE, da wir sonst keine vernünftigen Auswertungen und Nachkalkulationen durchführen können.

Mein Fazit hier: Leider bietet lexoffice diese Funktion nicht an. Schade :-(

Online-Banking

Da kommen wir auf gar keinen Fall drum herum. Das haben wir jetzt und darauf möchten wir nicht mehr verzichten!

Und hier punktet lexoffice ganz deutlich! Girokonto, Kasse, Paypal – alles möglich!

Mein Fazit hier: das passt!

Check 2: Steuern

Natürlich haben die meisten Unternehmer einen Steuerberater, der den Jahresabschluss macht. Aber meine Kunden und ich buchen alles auch selber auch ganz ordentlich, damit wir besser mit den Zahlen spielen und planen können, als mit der monatlichen PDF-BWA des Steuerberaters.

Daher wünschen wir uns von einer Software folgende Features:

DATEV-Schnittstelle

Wäre super, wenn unser neues Tool das könnte, denn dann würde viel Doppelarbeit vermieden. Auch die Suche nach den Abweichungen zwischen den Zahlen des Steuerberaters und den unseren wäre wesentlich einfacher.

Mein Fazit hier: Kein Problem für lexoffice!

ELSTER-Schnittstelle

Auch das ist für uns ein MUSS: so könnten wir z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst erstellen und versenden.

Mein Fazit hier: lexoffice besitzt eine elster-Schnittstelle und man kann alles direkt übermitteln, sogar eine Zusammenfassende Meldung.

Einnahme-Ãœberschuss-Rechnung, Gewinn-und-Verlustrechnung bzw. Jahresbilanz

Diese Features benötigt man nur, wenn man seinen Abschluss selbst erstellt (so wie ich).

Mein Fazit hier: Auch hier punktet lexoffice, lediglich die Bilanz muss man vom Steuerberater erstellen lassen.

Buchungslisten

Die Klassiker sind eine Summen-&Saldenliste oder ein Buchungsjournal. Sowas braucht man, wenn man mit dem Steuerberater über Abweichungen zwischen der eigenen Buchhaltung und den Zahlen des Steuerberaters sprechen möchte.

Aber auch andere Listen, wie zum Beispiel eine Kunden- oder Lieferantenliste sind wichtig, falls man mit seinen Daten etwas mehr anfangen möchte, als eine reine Auflistung der Einnahmen und Ausgaben :-)

Mein Fazit hier: lexoffice beherrscht die gängigsten Listen ohne Probleme, selbst Abschreibungsbuchungen kann man damit verwalten. Lediglich die Summen-&Saldenliste habe ich nicht gefunden.

lexoffice – Buchungsübersicht

Kontenrahmen und Buchungskonten

Wir spielen gerne selbst ein bisschen an unserem Kontenrahmen herum und manchmal legen wir zusätzliche Konten an, um noch detaillierter buchen zu können. Toll, wenn die Software das mitmacht!

Mein Fazit hier: An dieser Stelle ist lexoffice leider total unflexibel. Es bietet den SKR03 und den SKR04 zur Auswahl, selber daran rumspielen kann man jedoch nicht.

Check 3: Analysen

Ganz wichtig sind die Auswertungen der ganzen Zahlen! Wir erfassen die ja nicht zum Spaß, sondern nutzen sie, um unser Unternehmen zu steuern.

Regelmäßig überprüfe ich für meine Kunden z.B. die Kunden- und Lieferantenstruktur mit Hilfe einer ABC-Analyse. Wir beobachten laufend die Entwicklung der Deckungsbeiträge in den Projekten und gucken uns die einzelnen Kostenpositionen genau an. Auch die Liquidität der Firma wird genau beobachtet und gesteuert. Daher ist es für jeden Unternehmer superwichtig, dass eine Software möglichst individuelle Analysemöglichkeiten bietet.

lexoffice bietet diverse Exportmöglichkeiten an:

• Listen im CSV-Format exportieren (z.B. für Excel)
  • Liste der Ausgangsbelege (Rechnungen und Rechnungskorrekturen)
  • Liste der Eingangsbelege
• DATEV-konforme Dateien exportieren (z.B. für den Steuerberater)
• Belege exportieren
  • Alle Belege mit Rechnungsdatum im ausgewählten Zeitraum
  • Alle Belege mit Zahlungsdatum im ausgewählten Zeitraum (teil-/vollständig bezahlt)
  • Belege für Einnahmen und Einnahmenminderung
  • Belege für Ausgaben und Ausgabenminderung
  • Belege im PDF-Format exportieren
  • Belege im Originalformat exportieren
• Konten im CSV-Format exportieren
  • Sachkonten
  • Debitoren
  • Kreditoren
• Daten für die Betriebsprüfung im TXT-Format erzeugen

Personenkonten-Stammdaten (Debitoren und Kreditoren)

• Kontenblätter (Sach- und Personenkonten)
• Buchungen
• Belege/Belegbilder (im PDF-Format)

Mein Fazit hier: ohne detaillierte Listen vom Steuerberater käme ich mit dem, was lexoffice bietet, leider nicht aus.

Mein Fazit

lexoffice bietet viele schöne Features und ist mit Sicherheit für viele kleine Unternehmen völlig ausreichend. Es gefällt mir auf jeden Fall besser als FastBill, da es deutlich mehr Features bietet.

Wer möchte kann ja einfach mal lexoffice unverbindlich testen.

Mich überzeugt es jedoch leider nicht, da ich zu verwöhnt bin von dem, was meine jetzige Software büro easy plus* alles kann :-)

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