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FastBill – Online-Buchhaltungs-Software im Test

FastBill

Ich teste ja immer mal wieder Buchhaltungssoftware und gucke, ob sich diese für meine Kunden und mich vielleicht lohnt.

Heute schaue ich mir FastBill an. Eine Online-Buchhaltungs-Software für kleine Unternehmen und Selbständige.

FastBill – die Basics

Da meine Kunden die Themen Customer Relationship Management (CRM) und Projektmanagement über andere Tools lösen, konnte ich meine Checkliste deutlich verkürzen.

Im Fokus steht aktuell das Thema „Online-Tool“, denn unsere bisherige Lösung  büro easy plus* ist eine Software, die wirklich auf jedem Rechner installiert sein muss, auf dem man mit ihr arbeiten möchte. Klar kann man die Datendatei zum Beispiel in die DropBox legen und dann auch vom Home Office aus darauf zugreifen, aber meine Kunden wünschen sich zunehmend ein echtes browser-basiertes Buchhaltungs-Tool!

Also teste ich aktuell diverse Online-Buchhaltungs-Software, um herauszufinden, ob eine davon vielleicht unsere jetzige Software ablösen kann :-)

FastBill - Einfache Buchhaltung für kleine Unternehmen*.

Alle Finanzdaten eines Unternehmens kommen in FastBill zusammen, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und Aufwände zu reduzieren.

Hier ein kleiner Einblick in die Funktionen von FastBill:

Mit FastBill hast du deine Buchhaltung im Griff

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FastBill gibt es in 3 Versionen:

  • Starter für 9,99 EUR netto im Monatsabo
  • PRO für 29,99 EUR netto im Monatsabo
  • PROmax für 49,99 EUR netto im Monatsabo

Die genauen Unterschiede der einzelnen Versionen findet ihr hier: https://www.fastbill.com/preise.

Auf geht’s also, mit dem Blick unter die Haube!

Check 1: Finanzsteuerung

Für die finanzielle Projektverwaltung benötigen meine Kunden und ich mindestens:

Angebot, Rechnung und Mahnung

Das ist das Mindeste, was eine Finanzverwaltungs-Software können sollte, oder?

Das kann FastBill natürlich :-)

Was bei mir und meinen Kunden noch hinzu kommt: wir arbeiten nicht nur mit deutschen Kunden zusammen. Auch Kunden aus der EU oder aus Drittländern möchten gerne korrekte Rechnungen erhalten, d.h. unsere Software muss mit EU-Mehrwertsteuer und Einnahmen im Ausland klar kommen und die Beträge jeweils den korrekten Buchungskonten zuordnen können.

Hier funktioniert FastBill so halb. Man kann korrekte Rechnungen an EU-Kunden stellen und verbucht wird hier auch alles korrekt. Für Kunden aus Drittländern ist es leider etwas komplizierter.

Ja, man kann zwar die Umsatzsteuer manuell anpassen, aber perfekt ist das nicht, zumal man die Rechnung nur als PDF erzeugen kann, d.h. nachträgliche Änderungen sind nicht möglich.

Mein Workaround: ich erstelle eine extra Rechnungs-Vorlage für diese Kunden, aber leider wird die Zeile für die MwSt. nicht ausgeblendet. Schön ist anders. Zumindest laufen die Buchungen aber auch hier auf das richtige Buchungskonto.

Mein Fazit hier: für alle, die viel mit ausländischen Kunden arbeiten, ist FastBill nicht zu 100% geeignet.

FastBill - Einnahmen

FastBill – Einnahmen

Erfassung aller Eingangsrechnungen und Belege:

Wir möchten gerne die gesamte Unternehmensbuchhaltung im neuen Tool verwalten. Daher sind wir in diesem Bereich sehr anspruchsvoll. Alle finanziellen Vorgänge müssen in der Software zu erfassen sein. Noch schöner ist es, wenn wir die Belege z.B. als PDF in die Software „ziehen“ können oder via Handyfoto.

FastBill bietet uns diverse Möglichkeiten, unsere Kosten zu erfassen:

  • „Reinziehen“ der Belege ist möglich, klappt aber nicht immer, da das Fenster etwas zu klein ist. Mit ein wenig Übung klappt das jedoch ganz gut.
  • Leider funktioniert die Texterkennung nur so mittel und man muss meist sehr viel manuell nacharbeiten.
  • Zusätzlich gibt es einen automatischen Belegabruf – das finde ich super, dann vergisst man nichts und muss sich nicht immer in den verschiedenen Accounts einloggen. Das kostet aber extra:
    • + 5 Portale: 8,00 Euro/Mon
    • + 25 Portale: 19,00 Euro/Mon
    • + 50 Portale: 29,00 Euro/Mon
  • Außerdem kann man seine Dokumente einfach an eine interne Mail-Adresse senden, um sie in FastBill zu archivieren.

Mein Fazit hier: geht so, das kann man besser machen!

Kostenstellen bzw. Projekte

Zuordnung der Kosten zu den Projekten und Buchung auf Kostenstellen sind für uns ein MUST-HAVE, da wir sonst keine vernünftigen Auswertungen und Nachkalkulationen durchführen können.

In FastBill ist dieser Bereich leider noch ausbaufähig:

  • Zu jedem Kunden kann man Kostenstellen anlegen, die man dann bei den Projekten auswählen kann.
  • Ausgaben lassen sich jedoch nur Projekten zuordnen, nicht einzelnen Kostenstellen.

Mein Fazit hier: das reicht mir nicht, denn bei meinen Projekten betrachte ich immer auch die Ausgaben-Seite.

FastBill - Dashboard

FastBill – Dashboard

Online-Banking

Da kommen wir auf gar keinen Fall drum herum. Das haben wir jetzt und darauf möchten wir nicht mehr verzichten!

Auch hier ist bei FastBill noch viel Luft nach oben:

  • Buchungssätze abrufen und mit Belegen verknüpfen geht
  • Bezahlen leider nicht, kommt aber in 2018 lt. FastBill

Mein Fazit: ohne Online-Bezahlfunktion ist eine Buchhaltungs-Software für mich nutzlos.

Check 2: Buchhaltung & Steuern

Natürlich haben die meisten Unternehmer einen Steuerberater, der den Jahresabschluss macht. Aber meine Kunden und ich buchen alles auch selber ganz ordentlich, damit wir besser mit den Zahlen spielen und planen können, als mit der monatlichen PDF-BWA des Steuerberaters.

Daher wünschen wir uns von einer Software folgende Features:

DATEV-Schnittstelle

Wäre super, wenn unser neues Tool das könnte, denn dann würde viel Doppelarbeit vermieden. Auch die Suche nach den Abweichungen zwischen den Zahlen des Steuerberaters und den unseren wäre wesentlich einfacher.

Hier punktet FastBill: es gibt einen Export der Daten als ANSI-Datei. Ob der Steuerberater das problemlos importieren kann, konnte ich jedoch nicht testen. Ein Blick in die exportierte txt-Datei zeigt aber zumindest, wie die Buchungen den einzelnen Buchungskonten zugeordnet wurden.

ELSTER-Schnittstelle

Auch das ist für uns ein MUSS: so könnten wir z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst erstellen und versenden.

Leider kann FastBill das nicht leisten, d.h. man muss die Daten entweder manuell per Elter versenden oder das Ganze vom Steuerberater erledigen lassen.

Einnahme-Überschuss-Rechnung, Gewinn-und-Verlustrechnung bzw. Jahresbilanz

Diese Features benötigt man nur, wenn man seinen Abschluss selbst erstellt (so wie ich). FastBill kann das leider nicht.

FastBill - Dokumente

FastBill – Dokumente

Buchungslisten

Die Klassiker sind eine Summen-&Saldenliste oder ein Buchungsjournal. Sowas braucht man, wenn man mit dem Steuerberater über Abweichungen zwischen der eigenen Buchhaltung und den Zahlen des Steuerberaters sprechen möchte.

Aber auch andere Listen, wie zum Beispiel eine Kunden- oder Lieferantenliste sind wichtig, falls man mit seinen Daten etwas mehr anfangen möchte, als eine reine Auflistung der Einnahmen und Ausgaben :-)

Folgende Import- bzw. Export-Funktionen gibt es bei FastBill:

  • Export als Excel, XML oder CSV Datei
    • Kundendaten
    • Beta: Debitoren / Kreditoren
    • Leistungen / Produkte
    • Rechnungsausgang
    • Belegeingang
    • Beta: DATEV (ANSI Datei)
    • Lastschriften (Sepa XML-Datei)
  • Import aus XML oder CSV Datei
    • Kundendaten
    • Leistungen / Produkte
    • Bestellungen aus Jimdo Shop (CSV)
    • Bestellungen aus Jimdo Shop (XML)

Kontenrahmen und Buchungskonten

Wir spielen gerne selbst ein bisschen an unserem Kontenrahmen herum und manchmal legen wir zusätzliche Konten an, um noch detaillierter buchen zu können. Toll, wenn die Software das mitmacht!

FastBill bietet nur einen sehr eingeschränkter Kontenrahmen und die Buchungen laufen teilweise komisch auf die Konten, d.h. wenn man nicht ganz genau weiß, wohin man Belege buchen muss, dann erfordert dies definitiv ein Nacharbeiten beim Steuerberater!

Ein Beispiel:

Testweise habe ich mal meine eigene Rechnung an einen Kunden hochgeladen. Die Texterkennung funktionierte soweit ganz gut, einiges musste ich jedoch noch per Hand eingeben.

Bei der Zuordnung des Belegs zu einer Kategorie (und dem damit verbundenen Buchungskonto) hätte ich „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (Konto 1600) auswählen können. Bei der Bezahlung wird dann automatisch dieses Konto mit der Bank bzw. Kreditkarte, Kasse oder PayPal ausgeglichen.

Buchungssätze:

Belegerfassung: 1600 (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) an 7000 (Kreditoren)

Zahlung: 70000 (Kreditoren) an 1200 (Bank)

Jetzt frage ich mich: wie landet der Betrag denn dann auf einem der Aufwandskonten?

Lt. Support hätte ich das 1600-Konto nicht auswählen dürfen, obwohl es mir angezeigt wird. Denn so landet der gebuchte Betrag tatsächlich nicht auf einem der Aufwandskosten. Man will das aber bei kommenden Updates sperren, damit der ungeübte User keine Fehler bucht.

Mein Fazit hier: da bin ich von büro easy plus* einfach verwöhnt, das reicht mir nicht!

Check 3: Analysen

Ganz wichtig sind die Auswertungen der ganzen Zahlen! Wir erfassen die ja nicht zum Spaß, sondern nutzen sie, um unser Unternehmen zu steuern.

Regelmäßig überprüfe ich für meine Kunden z.B. die Kunden- und Lieferantenstruktur mit Hilfe einer ABC-Analyse. Wir beobachten laufend die Entwicklung der Deckungsbeiträge in den Projekten und gucken uns die einzelnen Kostenpositionen genau an. Auch die Liquidität der Firma wird genau beobachtet und gesteuert.

Daher ist es für jeden Unternehmer superwichtig, dass eine Software möglichst individuelle Analysemöglichkeiten bietet.

Mein Fazit hier: ohne detaillierte Listen vom Steuerberater käme ich mit dem, was FastBill bietet, leider nicht aus.

Mein Fazit zu FastBill

FastBill bietet viele schöne Features und ist mit Sicherheit für viele kleine Unternehmen völlig ausreichend.

Mich überzeigt es jedoch leider nicht, da ich zu verwöhnt bin von dem, was meine jetzige Software büro easy plus* alles kann :-)

Fotos: FastBill

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