Finanzen & Buchhaltung, IT & Technik
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büro easy plus – mein Lieblings-Buchhaltungsprogramm im Test

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Ich habe schon vor vielen Jahren DIE perfekte Software für die Buchhaltung und die Projekt-Steuerung von Einzelunternehmern oder kleinen Unternehmen entdeckt – büro easy plus von Lexware (früher QuickBooks Plus).

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Heute schaue ich mir die aktuelle Version 2015 noch einmal genau an und stelle euch die umfassenden Features und Tools vor, die darin enthalten sind.

Auch bei diesem Test nutze ich meine Checkliste, mit den für meine Kunden und mich wichtigsten Bereichen inkl. unserer Wunschfeatures, um möglichst schnell entscheiden zu können, ob eine Software-Lösung für uns in Frage kommt. So muss ich nicht unnötig Software installieren und testen, die sowieso nicht so richtig für den speziellen Einsatz bei meinen Kunden oder mir geeignet wäre.

Aber wie gesagt – büro easy plus ist mein Favorit und kann alles, was ich benötige!

Überblick büro easy plus Funktionen

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Angebote, Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben, Online Banking, einfache Buchführung, EÜR, Berichtswesen, USt-Voranmeldung, Elster

Das können alle büro easy Versionen:

Allgemein:

  • Unterstützung durch Einstiegsinterview
  • Geeignet für die Verwaltung mehrerer Firmen
  • Microsoft® Office-Anbindung (Word, Excel) und org-Anbindung
  • Erinnerungsfunktionen, z.B. an Steuern, Außenstände
  • Kompetente und praxisnahe Informationen für Kleinunternehmer viele hilfreiche Tipps zu allen Programm-Themen und -Funktionen im Internet-Portal
  • Lexware Info-Service-Assistent versorgt automatisch mit allen Aktualisierungen zum Programm
  • Kostenlose Installations-Hotline

Buchhaltung:

  • Erstellung von Angeboten, Kundenrechnungen und Rechnungskorrekturen
  • Offene-Posten-Verwaltung mit automatischem Mahnlauf
  • Erfassen von Lieferantenrechnungen
  • Schnellbelegerfassung

Controlling:

  • Chefübersicht zur aktuellen Unternehmenssituation
  • Datenauswertungen zur Finanzplanung und Kontrolle
  • Artikel-, Lieferanten-, Kundenauswertungen

Zahlungsverkehr:

  • Integriertes Online-Banking/Internet-Banking mit Bankenübersicht inkl. Überweisungen, SEPA-Überweisungen direkt schreiben und online abgleichen
  • SEPA-Batchbooking (Sammelüberweisung)
  • Kontoauszüge herunterladen mit automatischem Abgleich mit Rechnungen etc.
  • XML-Export von SEPA-Überweisungen

Steuern:

  • Vollständige Buchhaltung nach Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) inkl. gesetzlich vorgeschriebenem EÜR-Formular (ELSTER)
  • Automatische Erstellung der amtlich anerkannten Umsatzsteuer-Voranmeldung (ELSTER)
  • Sichere Übergabe der Daten an den Steuerberater im DATEV-Format
  • Relevante Berichte und Auswertungen für den Steuerberater
  • Abschreibungsrechner
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Doppelte Buchführung, USt-Jahreserklärung, Warenwirtschaft, Kassenbuch, Kommunikationsfunktionen (Serienbriefe, Newsletter, Korrespondenz)

Diese Features stehen erst ab der büro easy basis Version zur Verfügung:

Allgemein:

  • Microsoft® Office-Anbindung (Outlook)

Buchhaltung:

  • Erstellung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen
  • Erstellung von Sammelrechnungen auf Grundlage von Lieferscheinen
  • Lexware eRechnung: Freikontingent von 50 Signaturen
  • Vollständige Buchhaltung für Bilanzierer (GuV, Bilanz inkl. E-Bilanz)
  • Eigenverbrauchsrechner

Controlling:

Zahlungsverkehr:

  • Kassenbuch
  • SEPA- Lastschriften direkt schreiben, online oder per XML-Export versenden und online abgleichen

Steuern:

Mitarbeiter: Zeiterfassung, Lohnauskunft, Reisekosten & Projekte: Verwaltung und Akontorechnungen, Termin- und Aufgabenorganisation

Und für die folgenden Elemente braucht man die büro easy plus Version:

Allgemein:

  • Termin- und Aufgabenorganisation inkl. Abgleich mit Microsoft® Outlook
  • Zusatzlizenz für weiteren PC oder Laptop
  • Wichtige Formulare und Verträge für Kleinunternehmer im Internet-Portal, z.B. Mietvertrag und Reisekostenformular

Buchhaltung:

  • Akontorechnung

Controlling:

  • Kennzahlenanalyse
  • Projektverwaltung

Personal:

  • Stamm- und Lohndatenverwaltung aller Mitarbeiter
  • Lexware reisekosten für 3 Reisende inkl. Fahrtenbuch
  • Komfortable Arbeitszeiterfassung mit Abrechnung pro Kunde
  • Lohnauskunft zur Berechnung von Brutto-/Netto-Gehältern, Abzügen und Gesamtkosten

Mein Fazit:

büro easy start: Angebote, Rechnungen schreiben, automatische Buchhaltung für EÜR inkl. UStVA und Online-Banking sind prima, aber eine Buchhaltungssoftware ohne Kassenbuch ergibt für aus meiner Sicht wenig Sinn.

büro easy basis: zusätzlich doppelte Buchhaltung (GuV, Bilanz inkl. E-Bilanz), Warenwirtschaft und integriertes Kassenbuch sind toll, aber da alle meine Kunden auf Projektbasis arbeiten, fehlt etwas Entscheidendes.

büro easy plus: hier kommen Mitarbeiter und Zeiterfassung, Termin- und Aufgabenorganisation sowie Reisekosten inkl. Fahrtenbuch hinzu. Am wichtigsten ist für uns aber die Projektverwaltung, daher nutzen alle meine Kunden die büro easy plus Version!

Das Personalwesen regeln wir sowieso über den Steuerberater, denn da ändert sich ständig so viel und es gibt so viel Spezialwissen, da haben wir lieber einen Profi im Rücken.

Jetzt aber zu meiner Checkliste. Mal gucken, warum ich büro easy plus so sehr schätze:

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Check 1: Finanzsteuerung

Für die finanzielle Projektverwaltung benötigen meine Kunden und ich mindestens:

  • Angebot, Rechnung und Mahnung: das ist das Mindeste, was eine Finanzverwaltungs-Software können sollte, oder?
  • Erfassung aller Eingangsrechnungen und Belege: wir möchten gerne die gesamte Unternehmensbuchhaltung im neuen Tool verwalten. Daher sind wir in diesem Bereich sehr anspruchsvoll. Alle finanziellen Vorgänge müssen in der Software zu erfassen sein.
  • Kostenstellen bzw. Projekte: Zuordnung der Kosten zu den Projekten und Buchung auf Kostenstellen sind ein MUST-HAVE, da man sonst keine vernünftigen Auswertungen und Nachkalkulationen durchführen kann.
  • Online-Banking: da kommen wir auf gar keinen Fall herum. Das haben wir jetzt und darauf möchten wir nicht mehr verzichten!

Mein Fazit: büro easy plus deckt alle diese Forderungen ab! Es gibt z.B. eine Artikel- & Dienstleistungsverwaltung, da kann man dann auch nach den entsprechenden Artikeln oder Dienstleistungen auswerten. Auch helfen solche Standards bei der Rechnungsstellung enorm, wenn man nicht jedes Mal nachgucken muss, was man für einen Schnitttag oder eine Stunde Beratung berechnen will.

Super ist natürlich das integrierte Online-Banking, da kann man dann die Buchungen direkt mit dem Konto abgleichen. Das spart eine Menge Zeit & Nerven, gerade wenn man viele Rechnungen von Kunden und Lieferanten zu buchen hat.

Für mich ist büro easy plus absolut das richtige Tool, denn ich brauche auf jeden Fall die Verteilung der Einnahmen & Ausgaben auf Kostenstellen. Das ist mir ganz wichtig, ich möchte doch wissen, wer mein bester Kunde ist und welche Projekte sich lohnen, oder? Auch Artikel und Dienstleistungen nutze ich regelmäßig, damit meine Abrechnungen möglichst wenig Fehler enthalten und ich nicht alles im Kopf haben muss, was ich mit einem Kunden an Sonderpreisen vereinbart habe.

Check 2: Steuern

Natürlich haben die meisten Unternehmer einen Steuerberater, der den Jahresabschluss macht. Aber meine Kunden und ich buchen alles auch selber ganz ordentlich, damit wir besser mit den Zahlen spielen und planen können, als mit der monatlichen PDF-BWA des Steuerberaters.

Daher wünschen wir uns von einer Software folgende Features:

  • DATEV-Schnittstelle: wäre super, denn dann würde viel Doppelarbeit vermieden. Auch die Suche nach den Abweichungen zwischen den Zahlen des Steuerberaters und den unseren wäre wesentlich einfacher.
  • ELSTER-Schnittstelle: dann könnten wir z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst erstellen und versenden.
  • EinnahmeÜberschuss-Rechnung, Gewinn-und-Verlustrechnung bzw. Jahresbilanz: das benötigt man, wenn man keinen Steuerberater hat und seinen Jahresabschluss selbst erstellt (so wie ich)
  • Buchungslisten: die Klassiker sind Summen-&Saldenliste oder ein Buchungsjournal, sehr wichtig, für die Kommunikation mit dem Steuerberater.
  • Kontenrahmen und Buchungskonten: wir spielen gerne selbst ein bisschen an unserem Kontenrahmen herum und manchmal legen wir zusätzliche Konten an, um noch detaillierter buchen zu können. Toll, wenn die Software das mitmacht!

Mein Fazit: büro easy plus kann das alles. Selbst eine DATEV-Schnittstelle gibt es, wobei einige Steuerberater mit den Exporten Probleme haben, da es bei büro easy plus nur ein Mehrwertsteuer-Konto gibt im Gegensatz zum DATEV-Kontenrahmen. Aber ansonsten haben wir hier alles, um die Unternehmenszahlen gut im Überblick zu behalten

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Check 3: Analysen

Ganz wichtig sind die Auswertungen der ganzen Zahlen! Wir erfassen die ja nicht zum Spaß, sondern nutzen sie, um unser Unternehmen zu steuern.

Regelmäßig überprüfe ich für meine Kunden z.B. die Kunden- und Lieferantenstruktur mit Hilfe einer ABC-Analyse. Wir beobachten laufend die Entwicklung der Deckungsbeiträge in den Projekten und gucken uns die einzelnen Kostenpositionen genau an. Auch die Liquidität der Firma wird genau beobachtet und gesteuert. (s.a. 8 Punkte, die der Chef immer im Blick haben sollte!). Daher ist es für jeden Unternehmer superwichtig, dass eine Software möglichst individuelle Analysemöglichkeiten bietet.

  • Auswertungen und Berichtswesen: ganz wichtig! Wie will man sein Unternehmen steuern und die Zukunft planen, wenn man keine Lehren aus der Vergangenheit ziehen kann?

Mein Fazit: mit büro easy plus kann man wirklich alles auswerten. Es gibt Standardberichte und Individuelle, die man ganz nach seinen Bedürfnissen zusammenstellen kann. Ein Export nach Excel ist jederzeit möglich, so dass auch der Weiterverarbeitung keine Grenzen gesetzt sind!

Check 4: Customer Relationship Management (CRM)

Hier wünschen wir uns die klassischen Features:

  • Erfassung aller Daten der Kunden und Lieferanten.
  • Gerne eine Anbindung an Outlook.
  • Schön wäre eine Kategorisierung der Kontakte z.B. nach Branche oder ähnlichem.

CRM ist ganz eindeutig nicht die Stärke von büro easy plus, aber das verspricht die Software auch gar nicht. Immerhin kann man Kunden- und Lieferantenstammdaten erfassen, um diese dann in allen weiteren Vorgängen nutzen zu können. Auch diese Daten kann man wiederum nach Excel exportieren und so z.B. für Weihnachtsmailings nutzen.

Mein Fazit: fürs Customer Relationship Management muss man sich etwas anderes suchen, wenn man es denn braucht. Für mich persönlich reicht Outlook völlig aus, aber wenn man mit mehreren arbeitet, kann ein vernünftiges CRM-Tool durchaus sinnvoll sein.

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Check 5: Projektmanagement

Für meine Kunden wäre es toll, wenn auch das Projektmanagement, die Team-Kommunikation und die Zeiterfassung in einer Software zusammenlaufen würden. Im Detail wünschen wir uns:

  • Teamsteuerung & Kommunikation: diese sollten durch eine neue Software vereinfacht werden. Aktuell geht noch vieles per Mail und die Postfächer quellen über.
  • Zeitplanung und –Erfassung Ressourcenplanung: eine Zeitplanung inkl. GANTT-Diagramm wäre gerade für umfangreiche Projekte mit großen Teams super. Und auch die Integration der Zeiterfassung in einer Software wäre wirklich ein Fortschritt. So könnte man den Aufwand für die Projekte besser überwachen und in die Nachkalkulation einfließen lassen. Eine SOLL-IST-Analyse innerhalb des Projekts wäre Spitze!
  • Kalkulation: wir möchten unsere Projekte gerne nicht mehr mit Excel, sondern am liebsten auch in der neuen Software kalkulieren. Aber das muss nicht sein, da ist Excel oft doch noch die beste Lösung, weil flexibler.
  • Dokumentenverwaltung: die Verwaltung der Projektdokumente, die hätten wir auch gerne mit in der Software. Aktuell wird OneNote genutzt, aber das passt natürlich nicht für jedes Dokument. Aber auch das ist eher ein Nice-to-have, da können wir Abstriche machen.

Was davon kann büro easy plus?

Auch hier ist büro easy plus nicht die geeignete Software. Dieses Tool ist nur für die Finanzsteuerung von kleinen Unternehmen und Einzelkämpfern konzipiert. Immerhin wird eine Zeiterfassung angeboten, die ich für mich auch regelmäßig nutze. Hat ein Unternehmen jedoch mehrere Mitarbeiter reicht das Tool leider nicht aus, aber da gibt es ja viele einfach Online-Lösungen am Markt.

Mein Fazit: Ich bin mir der Zeiterfassung völlig zufrieden, zumal ich die Daten dann gleich in die Kundenrechnungen übernehmen kann. So geht mir keine geleistete Stunde flöten und übersichtlich ist es auch.

Mein Fazit

büro easy plus*

büro easy plus*

büro easy plus ist für meine Kunden und mich genau die richtige Software, da wir viel Wert auf die detaillierte Auswertung unserer Projekte legen.

Wer eine vernünftige Buchhaltungssoftware sucht, die ein integriertes Online-Banking-Modul hat und Projektverwaltung beherrscht, der sollte sich büro easy plus auf jeden Fall einmal anschauen. Über 1 Million Nutzer vertrauen auf Deutschlands die Business-Komplett-Lösungen von Lexware für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen bis 50 Mitarbeiter. Ich bleibe auf jeden Fall treuer Nutzer dieser Software.

In einem weiteren Beitrag werde ich noch einmal etwas detaillierter auf einzelne Bereiche von büro easy plus eingehen und auch meine Schulungsunterlagen zum Download zur Verfügung stellen :-)

Übrigens: Wen es interessiert, der kann die Software von Lexware kostenlos und unverbindlich 4 Wochen testen!

Noch mehr Software-Tests

Und hier eine Übersicht aller von mir getesteten Software für kleine Unternehmen, vielleicht ist ja für euch etwas Passendes dabei:

Software im Test

Übrigens: wenn ihr möchtet, dass ich auch eure Software mal unter die Lupe nehme, schickt mir einfach eine Mail an info@das-unternehmerhandbuch.de – ich freu mich drauf!

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