Hinsichtlich der bevorstehenden SEPA-Umstellung sind viele Unternehmer schon jetzt unruhig. Schließlich kommen mit dem neuen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften weitreichende Änderungen auf die Betriebe zu. Gerade wer das Lastschriftverfahren zum Einzug von Rechnungsbeträgen bei Kunden nutzt, muss in Zukunft einiges beachten.

Bis zum Stichtag am 1. Februar 2014 ist es nicht mehr all zu lang. Daher sollten sich Betroffene rechtzeitig über alle Aspekte ausführlich informieren.

Was ändert sich ab Februar 2014?

SEPA steht im Englischen für Single Euro Payments Area und bedeutet Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. Dieser Begriff bezeichnet das Vorhaben einen europaweit einheitlichen Zahlungsraum für Euro-Transaktionen zu realisieren. Ziel ist, dass es für Kunden keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen gibt.

Anfang 2012 hat der europäische Gesetzgeber mit der „SEPA-Migrationsverordnung“ die Abschaltung von nationalen Zahlverfahren für Lastschriften und Überweisungen in Euro festgelegt. Dies soll zugunsten der neuen SEPA-Zahlverfahren stattfinden, die ab 1. Februar 2014 gelten. Aus mehreren nationalen Zahlverfahren wird in Zukunft ein einheitliches Verfahren.

Schön und gut. Aber hinsichtlich des bargeldlosen Zahlungsverkehrs ändert sich hierzulande einiges. Ab dem Stichtag müssen sämtliche Lastschriften und Überweisungen nach dem europaweit einheitlichen SEPA-Verfahren durchgeführt werden. Für SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften werden in Zukunft IBAN und BIC benötigt, anstatt wie bisher Bankleitzahl und Kontonummer.

Für Unternehmen bedeutet das abhängig vom Nutzungsumfang eine arbeitsintensive Umstellung. Das wichtigste ist, dass die gesetzlich vorgeschriebene Abschaltung der deutschen Lastschrift- und Überweisungsverfahren rechtzeitig stattfindet und alle Voraussetzungen für SEPA geschaffen werden. Die Voraussetzungen sind weitreichender als viele bis dato annehmen!

SEPA-Fähigkeit von Buchhaltungssystemen und Zahlungsverkehrs-Anwendungen prüfen

Das Nutzen von praktischen Online-Buchhaltungs-Programmen, wie beispielsweise büro easy plus* von Lexware, gehört für viele Unternehmer zum Alltag. Solch clevere Software erleichtert die Buchhaltung enorm und ermöglicht in vielen Fällen das Übertragen von Daten sowie das Umsetzen von Lastschriftverfahren.

Damit das zukünftige SEPA-Zahlverfahren genutzt werden kann, müssen Buchhaltungssysteme und Zahlungsverkehrs-Anwendungen auf ihre SEPA-Fähigkeit geprüft werden. Nicht jede Software unterstützt das moderne Verfahren. Dies sollte direkt mit dem Softwarehersteller geklärt werden! Gleiches gilt für Zahlungsverkehrs-Anwendungen. Auch bei den Banken erhalten Kunden Auskunft.

SEPA-Lastschriftmandat ist Voraussetzung

Für den Einzug via SEPA-Lastschrift ist ab dem 1. Februar 2014 das SEPA-Lastschriftmandat erforderlich. Nur durch dieses Mandat ist ein Unternehmer in seiner Position als Zahlungsempfänger dazu ermächtigt den Fälligkeitsbetrag vom Kundenkonto einzuziehen.

Von jedem Kunden muss diese schriftliche Vereinbarung vorliegen. Die Einwilligung per Telefon oder Mail ist in Zukunft ungültig. Zudem muss der Kontoinhaber vom Zahlungsempfänger 14 Tage vorher über eine Abbuchung informiert werden.

Angaben auf Geschäftspapieren ergänzen

Jedem Kunden, von dem via SEPA-Lastschrift Geld eingezogen wird, ist vom Zahlungsempfänger eine eindeutige Mandatsreferenz-Nummer zuzuteilen. Wenn möglich, kann diese Nummer beispielsweise gleichzeitig die Kundennummer sein.

Neben der Mandatsreferenz-Nummer ist das Briefpapier zudem um die IBAN und den BIC des Unternehmens zu erweitern. Nicht zu vergessen die Gläubiger-ID, die in Deutschland bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden muss.

Erfassung von Daten in der Buchhaltung

Außerdem müssen die IBAN und der BIC aller Kunden sowie Geschäftspartner in der Buchhaltung erfasst werden. Wer sich Arbeit erleichtern will, arbeitet mit Software, die alle diese Funktionen ermöglicht.

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