Viele Selbstständige und Unternehmer:innen arbeiten rund um die Uhr – und wundern sich trotzdem, warum am Ende des Monats kaum etwas übrig bleibt. Die Ursachen sind vielfältig: zu niedrige Stundensätze, unklare Projektgrenzen, unbezahlte Zusatzleistungen oder schlicht schlechte Zeitplanung.

Dabei beginnt erfolgreiches Controlling nicht erst bei der Buchhaltung, sondern beim Umgang mit der eigenen Zeit. Wer Zeit gegen Geld tauscht, sollte genau wissen, was diese Zeit wert ist – sonst gewinnt am Ende nur der Kunde.

Warum „mehr arbeiten“ keine Lösung ist

Klingt banal, ist aber bittere Realität: Viele Solo-Selbstständige und kleine Teams verfallen in die Logik, jede freie Stunde zu verkaufen – in der Hoffnung, irgendwann auf ein gutes Ergebnis zu kommen.

Doch ohne klare Kalkulation ist das ein Teufelskreis:

• Zeit ist endlich – dein Tag hat nur 24 Stunden.
• Mehr Aufträge bedeuten oft mehr Stress, aber nicht automatisch mehr Gewinn.
• Wenn du dich selbst unter Wert verkaufst, rutschst du langfristig ins Minus – oder in den Burnout.

Der wahre Wert deiner Stunde

Ein häufiger Denkfehler: Der eigene Stundensatz wird einfach „aus dem Bauch heraus“ festgelegt – gern orientiert an der Konkurrenz oder am letzten Kundenangebot. Doch das reicht nicht.

Diese Punkte gehören in eine solide Stundensatzkalkulation:

• Deine persönlichen und betrieblichen Fixkosten
• Rücklagen für Urlaub, Krankheit, Altersvorsorge
• Zeit für Akquise, Buchhaltung und Weiterbildung (die nicht direkt bezahlt wird)
• Dein gewünschtes Einkommen – realistisch und fair kalkuliert

Beispiel: Wer 40.000 € jährlich netto verdienen will und nur 800 fakturierbare Stunden pro Jahr hat, muss mindestens 80 €/h berechnen – und das ohne Rücklagen.

Zeit ist nicht gleich Zeit

Nicht jede Stunde hat den gleichen Wert. Eine Stunde Akquise bringt dir vielleicht 0 €, eine Stunde Strategiegespräch mit dem Kunden hingegen 500 €. Hier lohnt es sich, die Zeit in Kategorien zu unterteilen:

• Abrechenbare Stunden: Projektarbeit, Beratung, Umsetzung
• Nicht abrechenbare Stunden: E-Mails, Angebote schreiben, Netzwerken
• Entscheidungszeit: Strategie, Planung, Auswertung

Ein gutes Zeitmanagement erkennt diese Unterschiede – und kalkuliert entsprechend.

Warum Zusatzleistungen deinen Gewinn auffressen

Kennst du das? Du kalkulierst 10 Stunden, brauchst 15 – weil der Kunde „noch eben schnell“ eine Korrekturrunde, ein Extra-Feature oder einen Zoom-Call will. Wenn du das nicht in deinem Preismodell berücksichtigst, arbeitest du unbezahlt.

Tipp: Kommuniziere Projektgrenzen klar. Nutze Pauschalen mit definiertem Leistungsumfang und weise auf Mehrkosten hin – transparent, sachlich, professionell.

Tools & Techniken für deine Zeitplanung

Gutes Controlling braucht keine Software-Lawine – ein einfacher Excel-Sheet oder Zeiterfassungstool reicht oft:

• Zeiterfassung: B. Clockify, Toggl, mite
• Deckungsbeitragsrechnung: Umsatz je Auftrag minus Aufwand (in Stunden + Kosten)
• Ampel-Analyse: War ein Projekt wirtschaftlich sinnvoll? Grün = Gewinn, Gelb = gerade so, Rot = Verlust

So erkennst du schnell, welche Leistungen sich lohnen – und welche du künftig neu bepreisen musst.

Kommunikation: Dein Preis braucht Haltung

Viele Unternehmer:innen trauen sich nicht, ihre Preise anzupassen. Doch: Wenn du dich selbst nicht ernst nimmst, tun es deine Kunden auch nicht.

Du darfst erklären:

• Warum du keine Dumpingpreise anbietest
• Wie sich dein Preis zusammensetzt (ohne zu sehr ins Detail zu gehen)
• Dass Qualität, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit ihren Preis haben

Preise sind kein Zufallsprodukt – sie sind Ausdruck von Positionierung und Selbstwert.

Schlussgedanke: Rechnen statt Rennen

Du musst nicht schneller arbeiten. Du musst nur besser rechnen.

Wer seine Zeit kennt, seine Leistung klar definiert und seinen Preis konsequent durchsetzt, braucht sich vor keinem Pitch und keinem Kunden mehr zu rechtfertigen.

Denn: Zeit ist Geld – aber nur, wenn du sie richtig bepreist.

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