Die unterschiedlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter exakt zu erfassen und effizient zu verwalten, stellt einige KMUs vor Herausforderungen. Wichtig ist es zu erkennen, welche Lösungen passend sind und den entsprechenden Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Insbesondere, wenn es um die Zeiterfassung bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) geht, haben diese oft andere Bedürfnisse als große Firmen oder Konzerne.

Wichtige Aspekte für KMUs bei der Zeiterfassung

Auf diese Aspekte sollten KMUs bei der Zeiterfassung online unbedingt achten:

Kosten

Kleinen und mittelgroßen Unternehmen steht weniger Budget zur Verfügung als großen Unternehmen. Eine Zeiterfassung, die mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis bzw. überschaubaren Kosten überzeugen kann und insgesamt investitionsarm ist, bietet sich hier an.

Einfache Bedienbarkeit

Da kleinere Unternehmen oftmals nicht über eine gesonderte IT-Abteilung verfügen, muss das Zeiterfassungssystem möglichst einfach und übersichtlich aufgebaut sein. Lässt es sich ohne Probleme oder große Programmierkenntnisse von der Personalabteilung verwalten und den Mitarbeitern bedienen, spart dies Zeit und Nerven.

Flexibilität

Da es in KMUs heutzutage immer häufiger vorkommt, dass Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten oder die Möglichkeit haben, einer Remote-Tätigkeit nachzugehen, muss die Arbeitszeiterfassung ortsunabhängig und zu unterschiedlichsten Zeitfenstern möglich sein.

Einer gewissen Flexibilität bedarf es auch hinsichtlich der Skalierbarkeit. Eine Zeiterfassungslösung, die sich problemlos an wirtschaftliche Veränderungen oder unterschiedlich große Belegschaften innerhalb des Unternehmens anpassen lässt, ist Gold wert.

System-Integration

In kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es Buchhaltungs- und Gehalts-Software sowie Personalverwaltungssysteme, die häufig bereits über Jahre hinweg genutzt werden. Ein neues Zeiterfassungs-Tool sollte sich hier problemlos integrieren lassen. So wird die allgemeine Datenübertragung vereinfacht und alle damit verbundenen Prozesse effizienter gestaltet. Dies hat auch einen positiven Effekt auf die Personalplanung sowie die Überwachung von Arbeitskosten.

Datenschutz & Richtlinien

Der Schutz der Mitarbeiterdaten hat oberste Priorität. Das gilt ebenso für die geltenden Gesetze bezüglich Arbeitszeit und Datenschutz. Aber auch die geltenden Tarife und Richtlinien sollte ein neues Zeiterfassungssystem in jedem Fall berücksichtigen.

Die Vorteile digitaler Zeiterfassung

Wenn es nach Anbietern wie timr geht, die digitale Zeiterfassungslösungen für KMU aller Branchen anbieten, dann sind die Zeiten von Papier und Excel-Tabellen für die Zeiterfassung längst vorbei.

Stattdessen gibt es digitale Lösungen, die einfach via App bzw. PC online die Arbeitszeiten dokumentieren, verwalten und archivieren. Sowohl Arbeits- als auch Urlaubstage werden automatisch geführt, was den individuellen Aufwand der HR-Abteilung extrem minimiert.

Ein weiterer Vorteil? Elektronische Zeiterfassungssysteme zeichnen die Arbeitszeiten präzise und automatisch auf. So werden manuelle Fehler ausgeschlossen. Das betrifft sowohl die Arbeitnehmer beim Erfassen der Arbeitszeit im digitalen Stundenkonto als auch die Personaler bei der monatlichen Abrechnungserstellung.

Das gilt ebenso für Zeiterfassungs-Terminals, die optimal für Unternehmen mit stationären Teams geeignet sind, die sich etwa im Lager, im Büro oder auf einer Baustelle befinden.

Aber auch eine digitale Stempeluhr-App mit praktischem Start-und-Stopp-Button, ist möglich. Hiermit kann die Projektarbeit bzw. die einzelnen Stunden in Echtzeit erfasst werden, inklusive Offline-Zeiten und GPS-Tracking. Alle erfassten Arbeitszeiten werden anschließend mit der Web-Anwendung automatisch synchronisiert und sicher in der zentralen Cloud gespeichert, wobei die Datenübertragung natürlich verschlüsselt abläuft.

Diese und ähnliche Lösungen sparen effektiv Zeit ein, bei der Erfassung und beim Nachkalkulieren der Arbeitszeit. Durch die automatisierte Datenübertragung der digitalen Zeiterfassung und deren Integration in weitere Unternehmens-Software werden Fehler direkt eliminiert und der Verwaltungsaufwand geringgehalten.

Es ist also eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist maximal transparent und stellt jederzeit sicher, dass alle Angaben korrekt erfasst wurden.

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