Management & Controlling
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Management-Handbuch? So geht’s.

Management-Handbuch

Das Management-Handbuch ist der zentrale Teil der Dokumentation eines Managementsystems, beschreibt dessen allgemeine Grundsätze und zentral organisierten Elemente. Im Idealfall verweist das Management-Handbuch direkt oder indirekt auf alle gültigen Dokumente des Managementsystems.

Aha! Und wozu ist es gut und wie erstellt man ein solches?

Die Grundlagen gibt’s in diesem Artikel…

Was sind die Minimalanforderungen an ein Management-Handbuch?

Grundsätzlich ist ein Handbuch eine geordnete Sammlung von Informationen. Als ein systematisch gegliedertes Nachschlagewerk kann es für den Benutzer von z.B. Maschinen oder Software als Gebrauchsanleitung dienen.

Demselben Zweck dient ein Management-Handbuch: es ist die Gebrauchsanleitung für das komplexe System „Unternehmen“. Es ist ein Teil der gemeinsamen Wissensbasis der Mitarbeiter, bietet eine Hilfestellung für die Arbeit im Unternehmen und fördert das Verständnis für das eigene Unternehmen.

Was sollte ein Management-Handbuch also mindestens enthalten, um wirklich als Handbuch genutzt werden zu können?

Hier orientiert man sich am Besten am klassischen Handbuch-Schema:

1. Worum geht es überhaupt?

Bei einem Management-Handbuch ist der zentrale Gegenstand das Unternehmen an sich. Wichtig ist also die Vorstellung des Unternehmens inkl. Lebenslauf, Struktur und Persönlichkeit.

Der Lebenslauf eines Unternehmens sollte dabei neben der Herkunft auch die Zukunft berücksichtigen. Das heißt neben dem „Wo kommen wir her?“ sollte man die Frage beantworten „Wo wollen wir hin?“, damit die Mitarbeiter ein Verständnis für die Ziele des Unternehmens entwickeln können.

Die Organisation des Unternehmens ist ebenfalls ein wichtiger Punkt zum besseren Verständnis des Gesamtsystems „Unternehmen“. Nur wer die Struktur kennt findet sich in ihr zurecht. Ein Organigramm hilft enorm, um zu verstehen, wer für was zuständig ist und wen man zu welchem Thema ansprechen kann.

Auch die grundlegenden Werte des Unternehmens sind Teil dieses Abschnitts. Die Frage „Wie tickt das Unternehmen?“, d.h. welche Werte sind wichtig für das Unternehmen, sollte beantwortet werden, um den Mitarbeitern ein Gefühl dafür zu geben, auf welcher Basis z.B. Management-Entscheidungen getroffen werden.

Fazit: in diesem Abschnitt geht es um eine möglichst gute Darstellung des Unternehmens mit allen seinen Facetten, um eine Identifikation der Mitarbeiter mit „Ihrem“ Unternehmen zu ermöglichen bzw. zu fördern.

2. Auf welcher Basis arbeiten wir?

Bei einer Software würden hier Angaben über RAM, Prozessor, Betriebssystem u.ä. stehen.

Bei einem Unternehmen werden in diesem Kapitel grundlegende Regeln vorgestellt, auf denen alle weiteren Kapitel aufbauen.

Beispiele: Die Kommunikation erfolgt durch persönliche Gespräche und regelmäßige Besprechungen. / Unsere Mitarbeiter werden laufend qualifiziert. / Unsere Kernarbeitszeit ist von 9 – 17 Uhr.

Fazit: hier werden die Rahmenbedingungen für die einzelnen Prozesse im Unternehmen dargestellt und verbindlich festgelegt.

3. Was passiert hier überhaupt?

In meinem Druckerhandbuch sind folgende zentrale Funktionen genannt: Drucken, Kopieren, Scannen & Faxen. Diese werden dann jeweils im Detail beschrieben – im Hinterkopf die Frage „Was muss ich tun um…?“.

Ungefähr genauso kann man es auch in einem Management-Handbuch machen: man stellt die großen Abläufe (Prozesse) im Unternehmen dar und erläutert dann im Detail wie es geht.




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Meist handelt es sich dabei um die folgenden Arten von Prozessen:

  • Führungsprozesse: hier geht es um die Steuerung des Unternehmens. Führung kann sich z.B. auf die Themen Unternehmenspolitik & Strategie, Marketing, Finanzen und Produktentwicklung beziehen. Das ist aber in jedem Unternehmen anders.
  • Wertschöpfungsprozesse: hier geht es um alles, was direkt zum Umsatz beiträgt. Klassischerweise ist das die Produktion bzw. die Dienstleistungserbringung und der Vertrieb.
  • Unterstützungsprozesse: hier werden alle Abläufe gebündelt, die notwendig sind um die Gesamtunternehmung am Laufen zu halten. Buchhaltung, Personalwesen, Verwaltung, IT u.ä. könnte hier dargestellt werden.

Wichtig ist es wirklich zu beschreiben (in Wort und/oder Bild) wie die einzelnen Arbeitsschritte hintereinander geschehen und wie sie zueinander in Beziehung stehen. Nur so lassen sich Überschneidungen oder Lücken entdecken und beheben. Und nur so versteht auch ein neuer Mitarbeiter, wie im Unternehmen gearbeitet wird.

ACHTUNG: nur soweit ins Detail gehen, dass man den Ablauf versteht und nur die wirklich wichtigen Arbeitsschritte bis ins Kleinste beschreiben, sonst verliert sich der Leser in der Flut der Details.

4. Welche Tools und Regeln gibt es genau?

In diesem Abschnitt werden dann alle Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Belege, Formblätter, Dokumente usw. genannt (inklusive des Ortes wo sie zu finden sind), die für die o.g. Prozessschritte notwendig sind.

So weiß jeder Mitarbeiter sofort, welche Vorlage er verwenden soll, wie er im Detail seine Arbeit machen soll und was von ihm erwartet wird.

Fazit: dieses Kapitel ist so etwas wie der Werkzeugkasten, der jedem Mitarbeiter an die Hand gegeben wird.

Was nützt ein Management-Handbuch?

Neben den grundlegenden Unternehmensinformationen beschreibt das Management-Handbuch die Abläufe im Unternehmen, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Es definiert die genutzten Werkzeuge, Methoden und Dokumente.

Der Nutzen eines Management-Handbuchs zeigt sich an mehreren Stellen:

Bei der Erstellung eines Management-Handbuchs ist man gezwungen über das eigene Unternehmen, die jeweiligen Abläufe und die genutzten Dokumente nachzudenken. Man muss eine Bestandsaufnahmen machen und alleine dadurch werden meist Fehlerquellen oder Lücken in den Abläufen und genutzten Tools aufgedeckt.

Dies ist der richtige Zeitpunkt offensichtlichen Lücken in der Regelung bzw. Anhäufungen von Regeln, die sich miteinander nicht vertragen direkt zu verbessern. Außerdem sollte man versuchen, die Anzahl der am Prozess beteiligten Stellen so gut es geht zu reduzieren, um mögliche Fehlerquellen zu minimieren. Auch fehlende oder suboptimale Dokumente sollten direkt ergänzt bzw. verbessert werden.

Die verbindliche Nutzung des Management-Handbuch bzw. der darin festgelegten Abläufe und Tools führt zu einer einheitlicheren Arbeit der Mitarbeiter, Projekt-Übergaben werden erleichtert und Fehlerquellen deutlich reduziert. Jeder weiß jetzt, was er wie zu tun hat und wen er bei welchem Thema ansprechen kann. Nebenbei wird so die einheitliche Qualität der Arbeit sichergestellt.

Wenn das Unternehmen wächst und neue Mitarbeiter hinzukommen, finden sich diese viel schneller zurecht und werden schneller produktiv tätig. Es gibt im Management-Handbuch klare Richtlinien, nach denen gearbeitet wird und die Einarbeitungszeit der neuen sinkt deutlich.

Außerdem ist die regelmäßige Überprüfung der im Management-Handbuch festgeschrieben Arbeitsanweisungen, Dokumente und Abläufe eine gute Methode das eigene Tun zu hinterfragen und Verbesserungspotentiale zu heben.

Was gibt es sonst noch zum Thema Management-Handbuch zu sagen?

  • Beim Erstellen des Management-Handbuchs immer an den Leser denken. Ein Handbuch wird nur dann einen Nutzen bringen, wenn es von den Mitarbeitern auch gelesen und angewendet wird!
  • Ein Management-Handbuch muss nicht in gedruckter Form vorliegen, oft ist die Intranet-Variante die wesentlich besser zu nutzende Form.
  • Im Rahmen von Zertifizierung (nach DIN EN ISO 9001 oder AZWV) sind Management-Handbücher eine der Dokumentationen, die ein Unternehmen vorlegen muss.
  • Ohne einen Verantwortlichen, der sowohl die Erstellung als auch die regelmäßige Pflege eines Management-Handbuchs steuert und vorantreibt, ist es oft nur schwer möglich dieses wirklich nützliche Tool zu entwickeln und dann auch im Gebrauch zu halten.
  • Jedes Management-Handbuch ist individuell für das betreffende Unternehmen zu erstellen, nur so „passt es wie angegossen“. Vor allem da gerade der Prozess des Erstellens so wichtig zur Identifikation der Schwachstellen im Unternehmen ist. Manchmal ist es aber der einfachste Weg sich eine Vorlage zu kaufen und diese dann anzupassen, um nicht ganz auf sich allein gestellt zu sein und überhaupt erst mal anzufangen.
  • Noch ein wichtiger Hinweis: die Beratung für die Erstellung eines Management-Handbuchs als Teil des Qualitätsmanagements ist förderfähig: Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freie Berufe.

Foto: Cisco Ripac / pixelio.de

3 Kommentare

  1. Marc Lorenz sagt

    Wirklich sehr hilfreiche Zusammenfassung und Erläuterung zum Thema Management-Handbuch.
    Äußerst hilfreich!

  2. Pingback: Management-Handbuch? So geht's. | Das Unternehm...

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