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Wie Normen und Standards das Leben erleichtern

Normen
Gastbeitrag von Tanya Quintieri

Manchmal mag man denken, dass in Deutschland viel zu viel reguliert, genormt und reglementiert sei. Tatsächlich empfinde ich die Mehrheit dieser „Leitplanken“ als wirklich angenehm im Alltag.

Denn jede dieser Normen und Standardprozedere nimmt mir das Denken ab, wo ich meine ganze Kapazität für Lösungsfindung, Kreatives und für Sonderfälle brauche.

Richtlinien schaffen Ordnung

Nehmen wir den Straßenverkehr: Ohne Regeln und Vorschriften wäre er ein einziges Chaos. Und ähnlich sehe ich gerne meinen Arbeitsalltag: Dabei sorgen standardisierte Prozesse dafür, dass ich mir nicht bei jeder Aktion eine neue Reaktion ausdenken muss.

Wenn eine Anfrage vom Kunden rein kommt, ist es mir mittlerweile ins Blut übergegangen, welche Schritte ich als erstes unternehme. Dabei greift mein Unterbewusstsein auf ein komplexes „Wenn-Dann-Konstrukt“ zurück.

  • Wenn ich denn Anfragenden bereits kenne, dann …
  • Wenn alle nötigen Details zur Abgabe eines Angebotes vorliegen, dann …
  • Wenn ich den Auftrag bedienen kann (Kompetenz, Zeit, Volumen, Budget), dann …

Man mag das als schiere Logik bezeichnen, tatsächlich ergeben sich aus den einzelnen Schritten logische Ergebnisse.

Zum Beispiel, dass ich über den Anfragenden eine Recherche durchführe, damit ich nicht anfange mir zu einem nicht solventen Interessenten Gedanken zu machen, oder zu jemandem, dessen Werte hinsichtlich sozialer Verantwortung usw. ich nicht teile.

Ein Luxus, den ich mir als Unternehmerin durchaus gönne.

Normen

Ich komme ursprünglich aus dem Ingenieurswesen. Ich habe jahrelang Projekte betreut, die mehrere Zehn- bis Hundertmillionen schwer waren. Da war es wichtig, nach standardisierten Prozederen zu agieren, weil man sonst den Überblick verloren hätte.

Später war ich bei Softwarefirmen angestellt, deren Kernkompetenz das Business Process Management war. Projektmanagement auf höchstem Niveau. In der Zeit habe ich klare Prozessdefinitionen und Prozessketten zu schätzen gelernt.

Geschäftsprozesse für Business Communities: Modellierungssprachen, Methoden, Werkzeuge

Und auch als ich das Buch Geschäftsprozesse für Business Communities übersetzt habe und so noch einmal tiefere Einblicke in das Schaffen von Prozessabläufen gewinnen konnte, habe ich gelernt, dass der Wert von definierten und durchdachten Prozessen für meinen Alltag als Übersetzerin und „Business Development Manager“ (ich hole also neue Aufträge an Land und mache mir Gedanken zur Positionierung meines Unternehmens) von unschätzbarem Wert sind.

Es gibt sie sogar für Übersetzer

Auch Übersetzungen folgen einem bestimmten Prozess, der optimiert sein kann, oder auch nicht. Die DIN 15038 ist ein Regelwerk, das auf lediglich 8 Seiten den Prozess von der Anfrage bis zum Zahlungseingang festlegt.

Wir beim DVÜD e.V. haben uns diese DIN einmal vorgenommen, mit samt den Rechten und Pflichten, ergänzt durch sogenannte Best Practices, wie man die Qualität der eigenen Arbeit gewährleisten kann – für sich selbst und den Kunden.

In einer interaktiven Webinar-Reihe sind nicht nur meine Erfahrungen aus dem Business eingeflossen, sondern auch die Expertise von Fachleuten in Sachen Steuern und Recht, getrieben von und basierend auf den Fragen einer Anfängerin. Dabei kam ein 60-seitiges Dokument (Handbuch: Von A bis Z | Von der Anfrage bis zur Zahlung) heraus, in dem auf alle „Wenns“ und „Danns“ eingegangen wird.

Mich beruhigt, dass ich seit Jahren – wohl auch auf Grund meiner Vorgeschichte – gemäß dieser DIN tätig bin.

Zertifizierungen für Freelancer

Als Moderatorin einer fast 5.500-starken Gruppe und Präsidentin meines Berufsverbandes kenne ich nur eine übersetzende Kollegin, die tatsächlich nach besagter Norm zertifiziert ist. Allerdings sagt sie, dass diese Zertifizierung für sie ein Alleinstellungsmerkmal ist. Neudeutsch: USP (Unique Selling Point). Ihre Dienstleistungen richten sich an Unternehmen, die selbst nach der ISO 9001 zertifiziert sind.




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Aber was sagt eine solche Zertifizierung aus? Im Grunde nur, dass man sich an gewisse Standards hält und somit Zeit für das Wesentliche hat.

Aber genau das ist der Grund, warum ich mich gerne an definierte Prozesse halte. Diese Vorgehensweise gibt mir einerseits die Zeit, mich auf meine Kernkompetenzen – also das, womit ich wirklich Geld verdiene – zu konzentrieren.

Andererseits ist es für mich auch eine Art Qualitätssicherung. So weiß ich zum Beispiel, dass meine Übersetzungen nie an den Kunden raus gehen, ohne dass ein zweites Augenpaar darüber geschaut hat, oder ich aber selbst die Zeit hatte, mit frischem Auge drauf zu schauen.

Ich habe feste Termine, in denen ich meine Zahlungseingänge überwache … geborgtes Geld (und nichts anderes sind Zahlungsaufschübe) ist teures Geld.

Unterm Strich macht mich diese Vorgehensweise aber auch verlässlich in den Augen meiner Kunden. Sie wissen, wenn ich einen Termin für die Lieferung nenne, dann halte ich den auch. Weil ich einfach einen genau geplanten Tagesablauf habe und weiß, wie viel Zeit mich diese oder jene Aufgabe kostet. Kostet!

Natürlich gibt es auch Ausnahmen, aber auch dafür habe ich ein festgelegtes Szenario, das einen möglichst positiven Ausgang der Situation gewährleistet.

Fazit

Normen und Standards gibt es nicht nur für Übersetzer. Es gibt sie für Prozessmanager, Friseure, u.v.m.

Wer nach Richtlinien oder Qualitätsmanagement im Internet sucht, findet eine Fülle an Empfehlungen und Normen. Dabei sollte man nicht vergessen: Oft stecken hinter diesen Normen einfach die Ideen von Menschen, die viel Erfahrung auf ihrem Gebiet haben.

Es lohnt sich also nicht, das Rad im Alltag neu zu erfinden. Man muss sich auch nicht nach jeder Norm zertifizieren lassen. Aber sie sind ein guter Anhaltspunkt, um den eigenen Arbeitsalltag zu strukturieren.

Dazu eignen sich auch selbst-verordnete Richtlinien. Sie sind es, was uns als Unternehmer einen „Fahrplan“ an die Hand geben. Dazu eignen sich Checklisten, aber auch die Dokumentation von besonderen Fällen eignet sich hierzu. Wie hat man etwas in der Vergangenheit gelöst – ob gut oder weniger gut. Und was kann man an solchen Prozessen verbessern?

Man muss sich nicht sklavisch an bestimmte Abfolgen halten. Die eigenen „Standards“ zu überdenken kann helfen, in der Zukunft schneller zu Ergebnissen zu kommen.

Wann haben Sie den letzten Standard verworfen? Was wurde besser? Teilen Sie hier in den Kommentaren Ihre Sicht zu den „Leitplanken“ des Unternehmerdaseins.

Die Autorin

Tanya QuintieriTanya Quintieri: Jahrgang 1976. Ist selbständige Dienstleistungsunternehmerin und IHK-geprüfte Übersetzerin und Präsidentin des DVÜD e.V. mit Büros in Ettlingen (bei Karlsruhe) und Berlin.

Wer sie nach ihrer Erfolgsformel fragt, erhält die Antwort: „Ich bin Amerikanerin. Als Unternehmerin bin ich schon mal gescheitert. Aber bei uns ist es normal, dass man nach einem Fall aufsteht, sich den Staub von der Hose klopft und dann von vorne anfängt. Und es beim zweiten Mal nicht nur besser, sondern richtig macht!“

Mehr Infos: http://patchwork-labs.com

Foto: Willi Heidelbach  / pixelio.de

3 Kommentare

  1. Toller Beitrag Frau Quintieri!

    Ich finde Sie haben genau den Grundgedanken eines Managementsystems bzw. der ISO 9001 getroffen.

    Das ist auch meine Nachricht an alle Klein- und Kleinstunternehmen: ein pragmatisches und integriertes Managementsystem hilft Zeit und Kosten zu sparen und es ermöglicht eine bessere strategische und operative Kontrolle des Unternehmenserfolges. Anders ausgedrückt: es muß nicht immer ein großer Aufwand sein, den die Implementierung eines solchen Systems bedeutet und sogar bei der alltäglichen Anwendung.

    Ich habe mich gefreut, daß Sie dieses Thema aufgenommen haben, weil meine Mission ist es auch kleine Unternehmen vom Nutzen zu überzeugen.

    Meine Methoden sind es
    1. die Zertifizierung für sehr niedrige Kosten zu erreichen und die Kunden gleichzeitig zu befähigen die QM-Aktivitäten integriert im operativen Alltag weiter zu führen und
    2. Vielleicht schaffe ich es den Mindset durch Anbieten von kostenlosen E-Books z.B. Tipps zum Management Review oder zu aktuellen Änderungen der ISO 9001 an.

    Auch Kleinunternehmer/innen sollten verstehen, daß die ISO 9001 eine recht nützliche Norm ist, die im Alltag angewendet, viel Erleichtert und vereinfacht im Gegensatz zu vielen geläufigen Meinungen im Kleinunternehmenkreis.

    Beste Grüße
    Eduard Weber
    (http://www.proqvis.com).

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