Wie Telefonkonferenzen die Arbeit erleichtern

Früher Nachmittag, 14 Uhr. Kollege Burschewski hechtet, noch mit der Serviette um den Hals aus dem Aufzug und durch die Bürotür. Bloß nicht das Meeting verpassen! Keuchend öffnet er die Tür zum Konferenzraum. Eine Entschuldigung brummend reißt sich Burschewski die Serviette aus dem Kragen, begrüßt die Anwesenden und beginnt mit der Moderation des Meetings.

Eine Stunde später: Alle hängen müde in ihren Stühlen. Kollege Meierschmidt hält seit 15 Minuten ungefragt ein Referat über den richtigen Umgang mit Kunden. Burschewski fingert nervös an seiner Krawatte, in Gedanken bei dem Stapel an Arbeit auf seinem Schreibtisch. Kollegin Peters tippt auf ihrem Smartphone herum, Mitarbeiter Günzel malt geometrische Formen auf seinen Schreibblock. Am Ende sind alle so schlau wie zuvor und denken sich: Irgendwie hätte diese Stunde auch effizienter genutzt werden können.

Vielen kommt diese Szene bekannt vor. Persönliche Meetings scheinen oft eher Fluch als Segen im Arbeitsleben zu sein. Aber die meisten Unternehmen würden ohne sie nicht funktionieren – seien es Gespräche mit Kunden, Partnern oder Mitarbeitern.

Jedoch ist es erschreckend, wie viel Zeit und Geld in persönliche Besprechungen investiert wird, die oft genug zu keinem Ergebnis führen. Einer Studie der AKAD-Hochschule in Leipzig zufolge verbringen Mitarbeiter 19 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Auf die Woche gerechnet ist das ein ganzer Arbeitstag.

Wenn Meetings nicht nur im eigenen Unternehmen stattfinden, sondern in anderen Niederlassungen oder bei Kunden, dann sorgt das zusätzlich für signifikante Reisekosten und -zeiten. Die lassen sich mit einem verlässlichen Service für Telefonkonferenzen reduzieren. So sparen Unternehmen deutlich an Reisekosten, und Mitarbeiter sind schneller wieder produktiv an ihrem Arbeitsplatz.

Weiterer Vorteil: Mit telefonischen Sofortkonferenzen sind alle Beteiligten zeitlich und räumlich flexibel. Und das führt zu höherer Effizienz.

Tipps für Telefonkonferenzen

Damit eine Telefonkonferenz auch zu dem gewünschten, schnellen Ergebnis führt, gibt es ein paar Regeln zu beachten.

Wie bei einem Präsenzmeeting sollten Ort, Datum, Uhrzeit und Inhalt des virtuellen Treffens im Vorfeld allen Beteiligten klar kommuniziert werden. Bei einer Telefonkonferenz kommt hinzu, dass alle Teilnehmer rechtzeitig über die Einwahlnummer und PIN verfügen müssen.

Bei größeren Konferenzrunden empfiehlt es sich, einen Moderator zu bestimmten. Der ist idealerweise schon ein paar Minuten früher am Hörer und begrüßt alle Hinzukommenden.

Damit alle wissen, wer gerade mit wem spricht, sollten die Anwesenden ihren Namen nennen, bevor sie etwas sagen und einzelne Teilnehmer namentlich anreden. So kann der Angesprochene gezielt folgen und Fragen müssen nicht unnötig wiederholt werden.

Stummschalten statt störende Straßengeräusche

Lärm im Hintergrund ist der Tod einer effizienten Telefonkonferenz. Deswegen sollten sich alle einen ruhigen Ort dafür suchen und die Stummschalten-Taste benutzen, wenn sie selbst nicht gerade sprechen. So wird niemand unnötig durch die Türklingel, Hundegebell oder Straßengeräusche gestört.

Zudem erweist sich eine kurze mündliche Zusammenfassung der Aufgaben am Ende als praktische Gedankenstütze für alle. Ein anschließendes Ergebnisprotokoll ist ideal, um alle besprochenen Maßnahmen schriftlich festzuhalten.

Mit diesen Ratschlägen sollte eine Telefonkonferenz erfolgreicher laufen als das Meeting der Kollegen Burschewski & Co. Aber natürlich schützt auch eine Telefonkonferenz nicht vor ungeplanten Spontanvorträgen.

Der Autor

Robert Gorby, Marketing Director und Business Developer bei dem Telefonkonferenzanbieter Powwownow

Quelle: Powwownow

Robert Gorby ist Marketing Director und Business Developer bei Powwownow, Europas führendem Anbieter für kostenfreie Telefonkonferenzräume. Bereits seit 2012 arbeitet er beim britischen Marktführer für Telefonkonferenzen. Als Spezialist im Business-to-Business-Marketing sammelte er 15 Jahre Erfahrung in international tätigen Unternehmen, zuletzt als Global Head of SMB Marketing beim Security-Anbieter AVG Technologies. Er war in leitenden Positionen in verschiedenen Branchen wie Telekommunikation, Medien und Verlagswesen tätig.

Gorby ist in Dublin, Irland, geboren und absolvierte seinen Bachelor of Science und Master of Arts in Marketing Management am dortigen Trinity College. Er lebte viele Jahre in Frankreich und spricht fließend Französisch und Italienisch.

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