Kleiner Ratgeber von Exact für KMU, Gründer und Start-ups

Für alle kleinen und mittleren Unternehmen, Gründer oder Start-ups, die ihre Finanzbuchhaltung 2015 besser organisieren und aktiv für die operative und strategische Unternehmensführung nutzen wollen, hat Exact zehn Tipps zusammengestellt. Sie zeigen exemplarisch, wie aus der trockenen Finanzbuchhaltung ein effizientes Business-Werkzeug wird und wie moderne Online-Unternehmenssoftware dabei unterstützt. Mit einer solchen lassen sich Arbeitsabläufe effizienter gestalten und wichtige Informationen beispielsweise aus der Finanzbuchhaltung und dem Kundenmanagement aktiv in die strategische und operative Unternehmensführung einbinden.

Die Tipps sind Teil einer umfassenden Informations-Initiative von Exact, Anbieter von Exact Online, zum Thema „Unternehmensführung in der Cloud“. Die Initiative ist im Januar gestartet und umfasst neben kostenlosen Materialien wie eBook, White Paper und Blogbeiträgen auch kostenlose Webinare und die Möglichkeit einer kostenfreien, persönlichen Beratung.

10 Tipps für erfolgreiche Unternehmensführung:

1. Buchführung ist reiner und lästiger Papierkram? Entfernen Sie diese Einstellung aus Ihrer Denkweise.

Die Finanzbuchhaltung spiegelt wider, wie gut oder schlecht es einem Unternehmen geht. Unternehmer sollten also sämtliche Informationspotenziale der Buchführung nutzen. Nicht nur für die externe Rechnungslegung, sondern auch und vor allem für die operative und strategische Unternehmensführung.

2. Seien Sie aktuell und prüfen Ihre Zahlen regelmäßig.

Wer nur einmal im Jahr – nämlich zum Jahresabschluss – einen tieferen Blick in seine Zahlen wagt, verschenkt die Chancen, sein Unternehmen tatsächlich aktiv zu führen und Entscheidungen, Strategien und Ziele regelmäßig zu überdenken und anzupassen.

Schauen Sie also genau hin und erheben regelmäßig aktuelle Zahlen, etwa über offene Posten. Gehen Sie auch regelmäßig durch die Konten, um nach Ungenauigkeiten und unerwarteten Einträgen zu suchen. Sind diese mit früher gebuchten Transaktionen inkonsistent?

Erstellen Sie auch einen jährlichen Budget- und Businessplan und vergleichen die Ergebnisse mit denen der vergangenen Jahre. So erkennen Sie Trends und können entsprechend agieren.

3. Treffen Sie Entscheidungen auf Faktenbasis.

Und nicht aus dem Bauch heraus. Finanzbuchhalterische Daten wie Cash Flow, Umsatzrendite, Umsatz, Gewinn sowie Informationen aus Ihren Kundenbeziehungen wie Bestellungen, Beschwerden und Reklamationen sind wichtig, um kurz- oder langfristige Entscheidungen zu treffen. Lohnt sich etwa eine Investition oder die Vertiefung einer Kundenbeziehung? Für alle diese Entscheidungen liefert Ihre Finanzbuchhaltung die entscheidenden Fakten und wird – richtig genutzt – zu Ihrem Erfolgsinstrument.

4. Arbeiten Sie wo, wann und wie Sie wollen.

Sie arbeiten gerne unabhängig, flexibel und mobil? Ihr Tablet oder Smartphone ist Ihr ständiger Begleiter? Dann sollten Sie sich intensiv mit der Frage befassen, ob eine Online-Unternehmenssoftware für Sie nicht eine geeignete Lösung ist. Denn damit können Sie Ihre Aufgaben immer und überall erledigen, im Büro oder Home Office, unterwegs oder beim Steuerberater.

5. Speichern und archivieren Sie Ihre Daten zentral.

Wenn Sie für die Beantwortung einer Kundenfrage oder die Erstellung einer Rechnung erst mehrere Systeme, Tabellen, Zettel oder sonstige Ablagen konsultieren müssen, haben Sie schon verloren – zumindest an Effizienz. Suchen Sie eine Lösung, die ALLE Daten digital und zentral speichert. Das betrifft die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung ebenso wie alle angeschlossenen oder integrierten Systeme, etwa Customer-Relationship-Management-Systeme, die Finanzbuchhaltung, Lagerhaltung oder Auftragsverwaltung.

Mit einem zentralen Informationsmanagement fördern sie auch die interne Zusammenarbeit, da jeder mit denselben Daten arbeitet.

6. Digitalisieren Sie Ihre Finanzbuchhaltung.

Bei Ihnen wandert immer noch am Monatsende der Schuhkarton zu Ihrem Steuerberater oder Buchhalter? Es stapeln sich Rechnungen, Belege, Bestellungen, Aufträge usw. auf dem Schreibtisch?

Bildquelle: Exact

Das können Sie auch effizienter haben. Moderne Technologie bietet zum Beispiel eine Online-Belegerfassung, etwa per Scan oder über ein Foto mit dem Smartphone. Dann haben Sie nicht nur Ihre Belege direkt erfasst und archiviert, sondern finden diese bei Bedarf auch jederzeit und müssen nicht warten, bis diese irgendwann von Ihrem Steuerberater zurückkommen.

7. Automatisieren Sie so viele Prozesse wie möglich.

Rechnungen stellen, Rechnungen zahlen, Waren ordern, Kampagnen starten usw. Hinter diesen Tätigkeiten verbergen sich viele einzelne Arbeitsschritte. Wenn Sie es schaffen, einen Großteil der Schritte zu automatisieren, dann sparen Sie Zeit und Ressourcen für manuellen Aufwand. Und Sie verringern die Fehleranfälligkeit.

Zum Beispiel, wenn Sie Ihre Rechnung und den Eintrag in die Konten mit einer einzigen Transaktion erstellen können. Oder automatische Zahlungserinnerungen versenden, wenn ein Kunde eine Zahlungsfrist überschritten hat.

8. Fordern Sie mehr Beratung von Ihrem Steuerberater.

Selbst wenn Sie alle Zahlen immer und überall parat haben, ist ihre Interpretation nicht immer einfach. Intensivieren Sie dazu die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater. Über Online-Collaboration kann er ganz einfach auf Ihre Finanzbuchhaltung zugreifen und Sie beraten. Das spart Zeit, Sie müssen Unterlagen nicht umherschleppen oder Dateien erstellen und versenden – und das führt auch zu spürbaren Kosteneinsparungen.

9. Erstellen Sie Ihr persönliches Profil.

Gehen Sie in Klausur mit sich selbst und den Anforderungen durch Ihr Geschäft. Nur dann können Sie gezielt auf die Suche nach einer passenden Software gehen.

Fragen Sie sich zum Beispiel: Wie viel Mobilität benötige ich? Wie sollen meine Kundendaten integriert sein? Wie soll in Zukunft die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater aussehen? Wie viel buchhalterisches Wissen habe ich, wofür benötige ich den Steuerberater? Wie viel IT-Wissen benötige ich für eine Software und wie viel Wissen habe ich?

Aber auch: Wie viel Branchenfunktionalität ist notwendig? Wenn Sie zum Beispiel ein großes Lager mit vielen verschiedenen Produkten unterhalten, sollten Sie auch darüber nachdenken, eine speziell dafür entwickelte Software zu verwenden. Sie erhalten dadurch bessere Einblicke in die Margen Ihrer Produkte sowie aktuelle Überblicke über den Umfang und Wert Ihres Lagerbestands.

10. Prüfen Sie den oder die Anbieter Ihrer Wahl auf Herz und Niere.

Wenn Sie sich der Anbietersuche für Unternehmenssoftware widmen, ist es wichtig, sich genau zu informieren.

Für einen Online-Anbieter gilt: Welche Zertifizierungen hat er? Wo werden die Daten gespeichert? Ist es ein bekanntes Datencenter? Wie sehen die Backup-Protokolle aus? Werden die Backups täglich durchgeführt? Wie sind sie vor Feuer, Diebstahl und Hardware-Ausfall geschützt? Prüfen Sie die Wartungspläne des Hosting-Providers. Wie steht es um Kapazität, Performance und Stabilität bei den Systemen, zum Beispiel bei Downtime, unplanmäßiger Wartung, Konnektivität usw.?

Nutzen Sie auch kostenlose Testphasen für die Softwarenutzung, um zu sehen, ob Sie mit einer Lösung einfach klar kommen oder nicht.

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