Management & Controlling
Schreibe einen Kommentar

Organisationsentwicklung – so geht’s!

Organisationsentwicklung

Nehmen wir mal an ihr habt ein Unternehmen gegründet. Und nehmen wir weiter an die Geschäfte laufen gut und werdet größer und größer.

Irgendwann kommt der Punkt, da muss man sich mit den Themen Organisation und Qualitätsmanagement auseinander setzen, denn sonst entsteht bei immer mehr Mitarbeitern irgendwann Chaos. Jeder arbeitet wie er es für richtig hält, jeder legt seine Dateien ab, wie es ihm gefällt und keiner findet mehr etwas, wenn der Kollege ausfällt.

Ich kann euch beruhigen, das ist normal 🙂

Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, sich mit der Struktur des Unternehmens auseinander zu setzen und ein paar allgemeinverbindliche Regeln und Prozesse zu definieren!

Am Beispiel eines meiner aktuellen Projekte zeige ich euch, wie man beim Frühjahrsputz im Unternehmen vorgehen kann.

Warum Organisationsentwicklung?

Gute Frage!

Wozu brauche ich eigentlich Organisationsentwicklung? Läuft doch gut bisher, oder?

Dazu ganz kurz drei Stichworte:

Qualität: eure Kunden kaufen bei euch u.a. Qualität. Egal ob Produkt oder Dienstleistung, wenn die Qualität schwankt, weil jeder sein eigenes Süppchen kocht, kann das im schlimmsten Fall zum Verlust von Kunden führen. Organisationsentwicklung hilft dabei

  • die Qualität zu sichern und weiter zu entwickeln. Nur wer sich regelmäßig selbst auf die Finger schaut, findet Schwachstellen und kann diese beseitigen.
  • Wissen zu verbreiten & gemeinsam zu nutzen. Nur wenn alle Mitarbeiter am vorhandenen Wissen partizipieren, können auch alle eine einheitliche Qualität liefern. Herrschaftswissen ist wenig hilfreich, wenn ein Mitarbeiter krank wird oder gar das Unternehmen verlässt.
  • ein kompetentes Auftreten zu gewährleisten. Ein einheitlicher Außenauftritt ist aus Kundensicht oft ein wichtiges Indiz für eine gleichbleibende Qualität. Daher ist es z.B. gut, wenn alle Dokumente die das Haus verlassen einheitlich aussehen. Das schafft Vertrauen und der Kunde erkennt das Unternehmen sofort wieder. Egal mit wem er es intern zu tun hat.

Sicherheit: „Was mache ich denn jetzt?“ – wenn der Mitarbeiter hierauf keine kompetente Antwort erhält, wie soll er dann vernünftig arbeiten? Wie soll er möglichst produktiv zum Unternehmenserfolg beitragen, wenn er den ganzen Vormittag nach einer Lösung suchen und das benötigte Dokument auch noch mal eben schnell selbst entwickeln muss? Eine funktionierende Organisationsstruktur dient dazu

  • die Basis zu sichern und allen eine Guideline zu geben.
  • die Firma und damit den eigenen Arbeitsplatz zu sichern
  • Fehler zu finden und zu beseitigen, bevor sie das ganze System gefährden.

Vereinfachung: Wer suchen muss verschwendet Zeit. Komplizierte Abläufe verschwenden Zeit. Arbeiten ohne einheitlichen Plan verschwendet Zeit. Und mal ehrlich – diese Zeit könnten wir doch alle besser nutzen, oder? Ziel der Organisationsentwicklung ist daher

  • die Simplifizierung der Arbeit,
  • die Vereinheitlichung der internen Abwicklung der Vorgänge,
  • ein wichtiger Baustein um Zeit zu sparen und effizient zu arbeiten.
Ziel der Organisationsentwicklung ist es, für alle Bereiche des Unternehmens einheitliche Standards zu entwickeln und zwar sowohl für die Prozesse, als auch für die sich daraus ergebenden Dokumente und Tools.

Die Bausteine der Organisationsentwicklung

Grundsätzlich sollte man bei der Organisationsentwicklung ein bisschen wie  bei der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems vorgehen. Man muss sich ja nicht gleich zertifizieren lassen, aber die Gedanken hinter einer solchen Zertifizierung sind auf jeden Fall ein guter Leitfaden für die eigene Organisationsentwicklung.

Ich benutze für den Überblick immer meine Organisationsentwicklung-Analyse-Matrix:

Organisationsentwicklung-Analyse-Matrix

Organisationsentwicklung-Analyse-Matrix

Die Umsetzung des Projekts Organisationsentwicklung

Die leeren Felder der Analyse-Matrix müssen nun gefüllt werden. Jeder Bereich muss für sich Prozesse, Dokumente und Tools definieren oder erstellen, nach denen in Zukunft die Arbeit getan werden soll.

Die Bereiche

Die Analyse-Matrix listet zunächst alle Bereiche des Unternehmens auf. Das kann natürlich von Betrieb zu Betrieb ganz unterschiedlich sein. Oben seht ihr das Beispiel einer Eventagentur. Ganz wichtig bei der Einteilung der Bereiche: nicht zu kleinteilig denken, sonst wird das ganze schnell unübersichtlich.

Am besten definiert man auch gleich einen Verantwortlichen für jeden Bereich, der das Projekt Organisationsentwicklung vorantreibt. „Man müsste mal“ ist wenig hilfreich und gerade interne Projekte versanden gerne im Tagesgeschäft.

Die Prozesse

Danach wird geschaut, welche Prozesse in den einzelnen Bereichen ablaufen.

Mit Prozess ist dabei der ganz normale Arbeitsalltag des Mitarbeiters gemeint. Was macht die Buchhaltung? Was macht der Marketing-Manager?

Alleine das genau zu definieren ist oft schon die halbe Miete, da sich bisher die wenigsten Mitarbeiter wirklich Gedanken über ihre täglichen Arbeitsabläufe gemacht haben. Man hat das irgendwie so gezeigt bekommen oder sich selbst ausgedacht, aber ein wirklich strukturiertes Bild von ihrer Arbeit haben die wenigsten. Fängt man aber an diese Prozesse aufzuschreiben und zu diskutieren, merkt man meist schnell, dass und vor allem wo es hakt.

WERBUNG

Wo sind die Schnittstellen zu anderen Bereichen? Läuft alles rund oder habe ich jedes Mal an der gleichen Stelle ein Problem? Wie sollte es im besten Fall laufen? Was hindert mich bei meiner täglichen Arbeit, was unterstützt mich?

Erst wenn alle diese Fragen geklärt sind, kann der optimale Prozess definiert werden und ggfs. als Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter formuliert werden. Dazu muss man gar nicht mit komplizierten Flussdiagrammen o.ä. zur Prozessvisualisierung arbeiten, oft reichen ein wenig Text und eine Aufzählung völlig aus.

Wichtig: bei der Prozess-Definition auch die Mitarbeiter aus den Bereichen einbeziehen, zu denen es Schnittstellen gibt. Das schützt vor Betriebsblindheit und fördert später die reibungslose Zusammenarbeit. Oft müssen sich nämlich verschiedene Bereiche einig werden, wie es denn nun gemacht werden soll und Kompromisse finden, die für beide Bereiche lebbar sind.

Die Dokumente

Aus den Prozessen ergeben sich meist ganz von selbst die für die Umsetzung nötigen Dokumente. Das können Vorlagen sein, wie z.B. eine Reisekostenabrechnung oder ein Urlaubsantrag, aber auch Anleitungen (für die Telefonanlage) und Checklisten gehören dazu.

Zu Beginn eines solchen Projekts gibt es im Unternehmen meist die unterschiedlichsten Varianten von Dokumenten. Kollege X schreibt seine Timings in Word, Kollege Y nimmt dazu lieber Excel. Hier gilt es den ganzen Fundus zu sichten, die beste Variante auszuwählen oder mehrere Dokumente zu kombinieren bzw. neu zu erstellen. Ganz häufig merkt man nämlich erst jetzt, dass einem eine Checkliste z.B. für den Prozess „ein neuer Mitarbeiter fängt bei uns an“ ganz dringend fehlt.

Genau jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt sich über das Layout der ganzen Dokumente Gedanken zu machen. Ein einheitliches Corporate Design ist wichtig! Egal ob gegenüber dem Kunden oder intern, das Unternehmen profitiert auf jeden Fall von einem einheitlichen Look & Feel der genutzten Dokumente.

Wie man Dokumente sortiert ablegt steht hier: Die optimale Ordnerstruktur? So geht’s!

Die Tools

Der dritte Baustein der Organisationsentwicklung sind die in den Prozessen genutzten Tools. Damit sind z.B. Software und Hardware gemeint, die im Unternehmen genutzt werden.

Die Klassiker sind da natürlich die ganzen Office-Programme, aber auch Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Software gehören dazu. Eben alle Hilfsmittel, die für die Arbeit nötig sind.

Warum das wichtig ist? Ganz oft merkt man nämlich bei der Sichtung der diversen Tools, dass zum einen einige Mitarbeiter damit gar nicht richtig umgehen können und dringend eine Schulung benötigen. Zum anderen kann sich aber auch heraus stellen, dass Tools gar nicht komplett genutzt werden oder nicht mit anderen Tools harmonieren.

Muss z.B. der Team-Kalender in Outlook und zusätzlich noch im Intranet gepflegt werden? Können die Daten aus der Zeiterfassung direkt in die Buchhaltung übergeben werden? Stelle ich meinen Urlaubsantrag mit einem Word-Dokument, könnte es aber eigentlich auch direkt in der Business-Software tun?

Genau der richtige Zeitpunkt um zu gucken, ob man eigentlich noch die richtigen Tools nutzt oder ob es Zeit für eine größere und leistungsfähigere Lösung wird.

Die Dokumentation der neuen Ordnung

Klar, man kann jetzt die ganzen Dokumente einfach auf dem Server ablegen und hoffen, dass die Mitarbeiter bei Bedarf reingucken. Schwierig würde ich vorsichtig dazu sagen …

Viel besser und für alle Mitarbeiter hilfreicher ist die Dokumentation der neuen Prozesse, Dokumente und Tools im Intranet. Das muss gar nicht so kompliziert sein, mit WordPress kann man z.B.  in kürzester Zeit eine Seite aufsetzen, Passwort drauf und gut. Natürlich gibt es da noch viel ausgefuchstere Lösungen mit Verknüpfungen zu SAP oder so. Aber für kleine Unternehmen darf es auch ruhig mal etwas kleiner sein.

Hauptsache ist doch, dass der Mitarbeiter schnell und leicht findet was er sucht, wenn sich mal wieder die Frage stellt „Wie mache ich das denn jetzt?“.

Einfach die ganzen Prozesse als Website aufbereiten, die Dokumente und Tools hochladen bzw. verlinken, eine gute Suchfunktion einrichten – zack, fertig! Da kann man dann sogar von unterwegs drauf zugreifen.

Weitere Infos zur Dokumentation der neuen Ordnung gibt es hier: Management-Handbuch? So geht’s.

Die Schulung der Mitarbeiter

Machen wir uns nichts vor, die Präsentation im Intranet alleine reicht nicht aus. Menschen möchten nicht einfach etwas statisch vorgesetzt bekommen, so ohne Erklärung.

Also nehmt eure Mitarbeiter mit ins Boot und zeigt ihnen, was da tolles entstanden ist. Erklärt ihnen die neuen Abläufe, testet gemeinsam die neuen Dokumente!

Nur so kann das Projekt Organisationsentwicklung ein Erfolg werden, nur so wird diese Veränderung von den Mitarbeitern akzeptiert und gelebt werden!!

Und jetzt?

Die Prozesse sind definiert und dokumentiert, alle Dokumente sind hübsch und aktuell, die Tools alle perfekt.

Fertig! Oder?

Leider nein …

Denn euer Unternehmen entwickelt sich jeden Tag weiter. Neue Menschen kommen dazu, neue Anforderungen entstehen, das Geschäftsumfeld verändert sich. Diese Veränderungen stellen auch an die Organisation eures Unternehmens und der darin ablaufenden Prozesse immer wieder neue Anforderungen.

Am besten gründet ihr ein Team, was sich laufend mit der Anpassung eures Unternehmens an die Veränderungen beschäftigt. Natürlich nicht jeden Tag und jede Minute, aber regelmäßig, sonst ertrinkt ihr irgendwann wieder im Chaos. Das System Unternehmen muss lebendig bleiben, sonst seit den Anforderungen des Marktes irgendwann nicht mehr gewachsen, weil eure Strukturen nicht mehr zum veränderten Umfeld passen.

Beispiel „Neuland“-Internet – was früher noch via Fax und Vertrag geregelt wurde, geht heute oft mittels Mail oder PDF. Wer da nicht am Ball bleibt, hinkt irgendwann gewaltig hinterher.

Das Projekt „Organisationsentwicklung“ wird niemals fertig! Klick um zu Tweeten

Foto: Marvin Siefke / pixelio.de

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.