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Friday Five – You’ve Got Mail!

E-Mail

e-m@il für Dich – kennt ihr, oder? Diesen romantischen Film mit Meg Ryan und Tom Hanks? Wo sich die beiden hin und her mailen und am Ende alles gut wird? Die E-Mail als Liebesbote – herrlich!

Im geschäftlichen Alltag ist die Flut der vielen Mails und der Umgang mit dieser Kommunikationsform leider oft weniger positiv, als in diesem Film.

Rechtschreibung? Pff, ist doch nicht nötig. Signatur? Was ist denn das? Und schön alle immer in cc setzten – yaye, so mag ich das!

Daher hier 5 Tipps aus dem Netz rund um das Thema E-Mail.

E-Mail-Management

Computer hochfahren und erst mal die Mails checken oder schon gleich beim Frühstück am Smartphone einmal durchscrollen. Macht ihr das auch so? Also ich schon.

Soll aber gar nicht so eine gute Idee sein – das sagt zumindest Bernd Geropp. Seine These: Dringende Dinge, die auch wichtig sind, kommen nicht per E-Mail. Und so ganz Unrecht hat er damit nicht.

Denn wenn ich wirklich etwas super Wichtiges habe, was unbedingt sofort erledigt werden muss, greife ich zum Telefon. Einfach um sicher zu gehen, dass mein Gegenüber meine Nachricht auch wirklich erhält und vor allem auch richtig versteht. Schriftliche Kommunikation erzeugt ja gerne Missverständnisse, da ist ein Telefonat, bei dem man Rückfragen stellen kann, viel einfacher und sicherer.

Und wie schnell muss man eigentlich auf E-Mails antworten? Am besten innerhalb von weniger als einer Stunde? Muss man also dauernd seine Mails checken und die eigentliche Arbeit dafür dauernd unterbrechen? Ist das wirklich effizient?

Auch hier hat Bernd Geropp einen guten Tipp parat: er nimmt sich ein Zeitfenster von 15 Minuten vor, in denen er wirklich nichts anderes macht, als die eigentliche Aufgabe zu bearbeiten. Danach darf dann wieder die Neugier befriedigt und in die E-Mails geschaut werden. Multitasking und ständige Unterbrechungen sind einfach hinderlich, wenn man wirklich etwas zu Ende bringen möchte!

Und wenn ich mir selbst beim Arbeiten zuschaue, dann hat er Recht! Wenn ich dauernd hin und her hüpfe zwischen den verschiedenen Aufgaben und Themen, dann bin ich irgendwann so abgelenkt, dass ich nirgends richtig vorankomme.

Hier der ganze Text von Bernd Geropp zum Thema E-Mail-Management: So entkommen Sie der E-Mail Hölle!

Betreff

Eine Bitte habe ich an Menschen die mir mailen: sagt mir einfach was ihr wollt und zwar schon im Betreff!

Jedes Mal, wenn wieder eine E-Mail ohne Betreff oder eine, die einfach als Antwort auf irgendeine alte E-Mail geschrieben wurde, eintrudelt, schüttle ich den Kopf. Wie soll ich denn den Überblick behalten in meinem Posteingang, wenn der Betreff nicht prägnant formuliert ist? Oder so gar nichts mit dem Inhalt der Mail zu tun hat? Woher soll ich wissen, ob etwas wichtig ist oder nur ein doofer Newsletter? Und wie finde ich eine E-Mail ohne korrekten Betreff später wieder zwischen all den anderen? Manchmal reicht doch sogar nur dir Betreffzeile, um mitzuteilen was der andere möchte, da muss gar kein ellenlanger Text dazu.

„Tennis am Sonntag?“ – da weißte Bescheid, oder?

Wie man mit dem richtigen Text im Betreff erreicht, dass die eigene E-Mail wahrgenommen und vor allem gelesen wird, schreibt Ivan Blatter hier: Betreff: Mach Werbung für deine E-Mails.

Signatur

Seit ich zum Teil im Internet arbeite bekomme ich massenweise E-Mails ohne Signatur.

Gerne von so aussagekräftigen Accounts wie z.B. thorsten83@gmail.com. Es ist ja schön zu wissen, dass Thorsten (ohne Nachnamen und vermutlich Jahrgang 83) gerne mit mir und dem Unternehmerhandbuch ins Geschäft kommen möchte, aber ohne Signatur in der E-Mail ist das Ganze doch reichlich unseriös.

Zumal es bei geschäftlichem Schriftverkehr auch gesetzliche Vorgaben für z.B. Handelsregisterfirmen gibt, welche Angaben auf Briefen und auch in E-Mails gemacht werden müssen. Man kann sogar abgemahnt werden, wenn da etwas fehlt!

Bei Freiberuflern, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmern gelten diese Vorschriften zwar nicht, aber in Ausnahmefällen kann sich eine Verpflichtung aus der „Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer“ ergeben, wenn einige Angaben, die für einen Vertragsabschluss benötigt werden, nicht auf sonstigem Wege bereitgestellt werden. Eine Ausnahme besteht auch bei Freiberuflern, die in Partnerschaftsgesellschaften organisiert sind.




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Und mal ehrlich: es ist ja nun auch wirklich nicht so schwer eine ordentliche Signatur einzurichten, oder?

In eine Signatur gehören für mich (egal ob Vorschrift oder nicht):

  • Vor- und Nachname
  • Firma (inklusive Geschäftsform)
  • korrekte Postanschrift
  • Telefonnummer
  • URL der Firmenwebsite

Eine schöne Übersicht, was für wen in der E-Mail-Signatur Pflicht ist, gibt es hier: Nicht vergessen – Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen

Verteiler

Yaye, die Antwort immer an alle schicken! Auf jeden Fall jeden in cc setzen, den es sonst noch (wenn auch nur am Rande) interessieren könnte! Und manchmal sogar den Chef heimlich in bcc einkopieren, damit er sieht, wie toll man arbeitet!

Oder aber genau das Gegenteil: regelmäßig nur an den Absender antworten, so dass dieser mühsam die Information weiterleiten muss, obwohl die Personen in cc sorgfältig gewählt waren und man nur auf Antwort an alle hätte klicken müssen.

Mannomann – muss denn das sein? Bekommen wir nicht alle täglich genug E-Mails? Ist es wirklich so kompliziert sich kurz zu überlegen, wer warum mit in den Verteiler aufgenommen wurde oder werden sollte? Und wer eben auch nicht?

Eine gute Übersicht welche Funktion wann angebracht ist, gibt es mal wieder bei Ivan Blatter: Diese E-Mail-Funktionen meiden Sie am besten. Sein Tipp: wenn man schon jemand in cc setzt, dann sollte man in der Mail kurz schreiben warum (zur Info, zur Ablage, zur Weiterleitung an…), dann weiß der Empfänger wieso er im Verteiler ist und wundert sich nicht über die E-Mail.

Im Gegensatz zu Blatters Meinung, dass man bcc gar nie nutzen sollte, habe ich aber doch eine Variante, in der bcc für mich sinnvoll ist: wenn ich an einen größeren Verteiler eine Information senden möchte, aber nicht will, dass alle Mail-Adressen jedem Empfänger bekannt werden. Viele möchten nämlich nicht, dass ihre Mailadresse zu weit verbreitet wird und ich verstehe das gut. Im Geschäftsleben muss bei einigen Infomails zudem auch nicht jeder wissen, mit wem ich sonst noch so Geschäfte mache, auch da nutze ich bcc.

Ordnung

Na, wie viele E-Mails habt ihr gerade so im Posteingang rumliegen? 10? 50? 1.734? Oder gar keine?

Bei mir sind es aktuell 13 Stück, die ich noch nicht bearbeitet und danach gelöscht oder wegsortiert habe. Lieber hätte ich natürlich einen leeren Posteingang, aber manche Dinge kann ich aktuell einfach noch nicht erledigen, weil ich auf Input von anderen warte.

Würde es nach Ivan Blatter gehen, dann müsste ich diese Aufgaben jetzt in meine Aufgabenliste eintragen und die Mail sofort ins Archiv verschieben oder löschen (Das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang).

Da bin ich nicht ganz so streng mit mir. Ich lösche schon wirklich viel, z.B. jede Mail, die ich beantwortet habe, denn der vorangegangene Inhalt der Konversation ist ja in meiner Antwort enthalten (geht nur bei Apple-Mail manchmal schief). Bekomme ich dann wiederum darauf eine Antwort, lösche ich meine gesendete Mail. So weiß ich immer, welche Mails noch ToDos enthalten und schaffe mir alles andere aus den Füßen.

Auch mit dem Verschieben von E-Mails in Unterordner, die ich dann gezielt an festen Terminen abarbeite, sorge ich für mehr Ordnung im Posteingang und habe dadurch eine bessere Übersicht. Außerdem archiviere ich natürlich wichtige Korrespondenz – wer schreibt der bleibt, wenn es mal zu Unstimmigkeiten kommt 🙂

Ein ganz leerer Posteingang muss aus meiner Sicht aber nicht sein. Zwischen 0 und ca. 1.700 (Zitat meines Lieblingskunden) ist viel Platz für das eigene Maß an vertretbarem Posteingangsumfang.

Und jetzt schalte ich das E-Mail-Programm aus und widme mich den wirklich wichtigen Dingen!

Foto: Lorenzo Gambaro / shutterstock.com

4 Kommentare

  1. Hallo, danke für den tollen Artikel.

    Man kann Mails auch Prima aus dem Posteingang bekommen, selbst wenn man sie später noch braucht. Mit Apps wie Mailbox oder Google Inbox lassen sich Mails in eine Wiedervorlage legen. Zu einem festgelegten Zeitpunkt tauchen sie dann wieder auf im Posteingang.
    So lässt sich die Inbox Zero umsetzen und dennoch kann man später auf eine Mail reagieren.

    viele Grüße Benjamin

  2. Danke schön für die Verlinkungen und deine Anmerkungen dazu!

    Es gibt tatsächlich ein paar wenige gute Fälle für die BCC-Funktion. Etwa wenn ich meinen Kunden mitteile, dass während des Sommer die Bürozeiten verkürzt sind oder sowas. In diesen Fällen ist die Funktion OK. Doch wichtig ist: Zuerst die Regel, dann die Ausnahme. 🙂 Und die Regel lautet: Bitte nicht nutzen.

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