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Selbstorganisation & ToDo-Listen

Arbeitsplatz

Als Solo-Selbständige entscheide ich grundsätzlich selbst, welche Arbeit ich zu welchem Zeitpunkt angehe. Ich muss mich komplett selbst organisieren, um alle wichtigen Aufgaben auf dem Schirm zu haben und diese dann auch pünktlich zu erledigen.

Das ist nicht immer ganz einfach, wenn man wie ich eine große Bandbreite an Projekten betreut. Anhand der Fragen aus zwei aktuell laufenden Blogparaden, zeige ich euch heute, wie meine Selbstorganisation funktioniert.

Aufgaben organisieren

Das Wichtigste für mich: ausnahmslos jede Aufgabe notieren! Denn im täglichen Trubel vergesse ich sonst gerne die eine oder andere Sache, die ich unbedingt noch erledigen wollte.

ToDo-Liste

ToDo-Liste

Das kann man natürlich ganz modern mit Evernote oder Trello tun, ich bevorzuge jedoch kleine bunte Notizzettel für die Aufgabenverwaltung. Für mich geht es oft schneller, Sachen einfach kurz per Hand zu notieren, als umständlich eine Software zu starten etc.

Die Zettelkästen habe ich sowohl am Küchentisch als auch am Schreibtisch stehen, denn das sind die Orte, an denen mir Aufgaben einfallen. Ich sammle die Notizen dann auf meinem Schreibtisch, bevor ich sie Stück für Stück abarbeite.

Manche Zettel liegen etwas länger herum, andere nur wenige Minuten, aber nichts ist besser als das Gefühl sie zu zerknüllen und wegzuschmeißen, weil die Aufgabe erledigt ist 🙂

Außerdem nutze ich die Aufgaben-Funktion von Outlook. Mails, die Aufgaben enthalten versehe ich einfach mit einer Erinnerung, dann kann ich sie ablegen und vergesse trotzdem nicht, was zu tun ist. Auch für immer wiederkehrende Aufgaben nutze ich Outlook, so vergesse ich weder den TÜV noch die Abgabe der Steuererklärung!

Den Tag produktiv planen

Da ich in der glücklichen Lage bin meine Tage weitestgehend selbst gestalten zu können, mache ich mir meistens morgens beim Kaffee einen kleinen Plan, was ich an diesem Tag erledigen möchte. Das geht normalerweise ganz fix, denn grundsätzlich weiß ich ja, welche Aufgaben als nächstes anstehen. Zur Not ein kurzer Blick in Outlook und auf meine kleinen bunten Zettel, dann weiß ich, wie viele MUSS-Aufgaben anstehen und wieviel Zeit ich frei nutzen kann.

Wichtigster Punkt dabei: wie fühle ich mich heute?

  • Voller Energie und kreativ? Dann kann ich große Text- & Konzeptions-Aufgaben auf den Plan setzen.
  • Eher schlapp und lustlos? Dann ist es wohl ein Tag für Routine-Aufgaben und Administration. Man kann nämliche auch unproduktive Tage sinnvoll nutzen!

Es funktioniert bei mir nämlich überhaupt nicht, wenn ich mich zu Kreativität zwingen möchte. Dann sitze ich Stunde um Stunde und komme nicht voran. Mein Kopf ist leer und das Blatt Papier bleibt es auch. Also arbeite ich mich lieber mit ein paar kleinen Routine-Aufgaben warm und stelle dann oft fest, dass es doch ein guter Tag für kreative Aufgaben ist 🙂

Und wenn nicht, dann kümmere ich mich eben um die vielen kleinen Dinge, die ja auch irgendwann erledigt werden müssen (Belege abheften, alte Beiträge überarbeiten etc.), schaden tut das ja nun wirklich nicht!

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Prioritäten setzen

Tja, und dann gibt es natürlich diese Tage, an denen alles kollidiert. Alle Aufgaben sind irgendwie wichtig, alles ist dringend – eigentlich nicht zu schaffen.

Zumindest auf den ersten Blick …

Denn machen wir uns nichts vor: einige Aufgaben sind wichtig, weil sie es wirklich sind, andere nur, weil irgendjemand drängelt und wieder andere ganz einfach, weil ich Lust auf sie habe.

Nach mehr als 10 Jahren Selbständigkeit bin ich mittlerweile ganz gut darin, diese verschiedenen Formen von Wichtigkeit auseinander zu halten und mich von drängelnden Menschen nicht mehr zu sehr beeindrucken zu lassen. Denn eigentlich ist es ganz einfach:

Bevor man wie ein Wilder losarbeitet, sollte man sich also kurz überlegen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und zum Erreichen der gesetzten Ziele beitragen und welche Aufgaben eiligst angegangen werden müssen, damit keine Probleme entstehen:

  • Wichtig ist alles, was zur Sicherung der Unternehmensexistenz beiträgt oder die Unternehmensentwicklung fördert. Dabei ist es nicht entscheidend, innerhalb welches Zeitraumes dies geschieht. Unwichtig ist alles, was weder zur Existenzsicherung noch zur Weiterentwicklung des Unternehmens beiträgt.
  • Eilig ist alles, was an einen Termin gebunden ist. Aufgaben, die man zu jeder Zeit erledigen kann, sind nicht eilig.

Und wenn ich die anstehenden Aufgaben anhand dieser Kriterien betrachte, dann ist schnell klar, was ich zuerst erledigen muss.

Das Ganze nennt sich übrigens Eisenhower-Prinzip 🙂

Fazit

Lieblingstasse

Foto: Heike Lorenz

Meinen Arbeitsalltag bereichert und erleichtert der Mix aus Kaffee, bunten Notizzetteln und Outlook seit Jahren ganz wunderbar. Ich brauche keine ellenlange ToDo-Liste, die ich ständig pflegen muss. Ich brauche eher kleine Erinnerungen, um alle meine Baustellen im Blick zu behalten.

Dass ich meine Zeit frei und vor allem nach Tagesform einteilen kann ist dabei natürlich ein nicht zu unterschätzender Vorteil – vor allem bei Sonnenschein 🙂

Dies ist mein Beitrag zu den Blogparaden von IT-Helps.atSelbständig im Netz und Katja Schönefeld.

Fotos: Heike Lorenz

10 Kommentare

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  4. Huhu Heike,

    danke für deinen Artikel und die Einblicke in deine Arbeitsweise. 🙂 Noch jemand, der händische Listen/Notizen lieber mag. *freu* Kann mich dem nur anschließen – das Gefühl sie hinterher durchstreichen oder wegschmeißen zu können ist genial!.

    Liebe Grüße,
    Katja

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  7. Hallo Heike,
    ich organisiere meinen Tagesablauf ähnlich wie du, also mit Outlook und kleinen Zettelchen. 🙂 Deine Unterscheidung in Bezug auf die Wichtigkeit der Aufgaben finde ich sehr interessant. Du hast Recht, manche Aufgaben werden nur „wichtig“, weil jemand drängelt. Sich nicht unter Druck setzen zu lassen und in stressigen Zeiten ein kühlen Kopf zu bewahren, ist das A und O. Letztendlich hat man es selbst in der Hand von wem oder was man sich stressen lässt, indem man weiss wie man damit am besten umgeht. Danke für Tipps!

    Viele Grüße
    Nadine Köstel

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