Existenzgründer und kleinere Betriebe versuchen oft, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Auch sie müssen – falls sie nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen – eine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt einreichen, je nach Höhe der Umsatzsteuer-Zahllast monatlich oder vierteljährlich.
Die Kurzfassung: Du rechnest die Umsatzsteuer aus deinen Ausgangsrechnungen zusammen, ziehst die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen ab und meldest die Differenz, die Umsatzsteuerzahllast, über Mein ELSTER. Abgabe und Zahlung sind bis zum 10. nach Ende des Meldezeitraums fällig.
Wir zeigen dir, wie das geht:-)
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Der Meldezeitraum für die Umsatzsteuer-Voranmeldung hängt von der Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres ab und muss genau eingehalten werden. Lag sie über 9.000 €, meldest du monatlich, bei mehr als 2.000 € bis 9.000 € vierteljährlich. Lag sie bei höchstens 2.000 €, kann dich das Finanzamt von der Voranmeldung befreien, dann reicht die Jahreserklärung.
Abgabe und Zahlung sind bis zum 10. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums fällig. Bei vierteljährlicher Meldung ist das für das 1. Quartal also der 10. April. Bei einer Überweisung gibt es eine Schonfrist von drei Tagen. Mit einer Dauerfristverlängerung hast du einen Monat mehr Zeit. Den Antrag stellst du über ELSTER, bei monatlicher Meldung musst du dafür eine Sondervorauszahlung leisten (ein Elftel der Vorjahres-Umsatzsteuer).
Um den Zahlungsprozess zu vereinfachen, kannst du ein Lastschriftverfahren mit dem Finanzamt vereinbaren.
Umsatzsteuer-Vorauszahlung errechnen
Wenn du deine Buchhaltungsdaten selbst erfasst, musst du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer die Umsatzsteuerzahllast ermitteln und die errechneten Daten fristgerecht über Mein ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt senden.
Dazu müssen Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und alle steuerrelevanten Daten für den gewünschten Zeitraum ermittelt werden.
Diese Ermittlung ist in kleinem Rahmen nicht allzu schwierig. Solltest du nur ganz wenige Belege zu bearbeiten haben, kannst du dies mit einem einfachen Taschenrechner nachvollziehen oder mit entsprechenden Excel-Tabellen etwas aufwändiger anfertigen.
Umsatzsteuer in Ausgangsrechnungen
Als Buchhalter oder Betriebsinhaber musst du die relevanten Ausgangsrechnungen heranziehen und entsprechende Aufstellungen zur Umsatzsteuerermittlung anfertigen. Dabei sind Beträge mit 19 % und 7 % zu unterscheiden, da diese Steuersätze im Steuerformular getrennt angegeben werden müssen.
Lege dir also eine Liste an, aus der genau hervorgeht, welche Gesamtsumme sich bei dir unter Angabe der Umsatzhöhe aufgrund erstellter Ausgangsrechnungen brutto, netto und nach Steuersätzen ergeben hat. Somit hast du diese Summe bereits ermittelt.
Vorsteuer in Eingangsrechnungen
Zeitschriften und Lebensmittel enthalten häufig nur 7 % Mehrwertsteuer bzw. Vorsteuer. Der Nettobetrag zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer ergibt den Bruttobetrag.
Natürlich ist aus sämtlichen Eingangsrechnungen und Kassenbelegen, die diesen Zeitraum betreffen, die jeweilige ausgewiesene Mehrwertsteuer (für den Betrieb die genannte Vorsteuer) herauszurechnen und von der ermittelten Umsatzsteuer abzuziehen.
Steht auf einem Beleg zwar der Steuersatz, aber nicht der Steuerbetrag (bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ist das üblich), rechnest du die Steuer mit dem MwSt-Rechner heraus. Er rechnet von Netto zu Brutto und umgekehrt, für 19 %, 7 % und 0 %:
| Nettobetrag | – |
|---|---|
| Umsatzsteuer | – |
| Bruttobetrag | – |
Stand: Oktober 2026
Die Ergebnisse dienen nur zur Orientierung und ersetzen keine Steuerberatung.
Umsatzsteuerzahllast
Der Nettobetrag aus Ausgangsrechnungen oder Kassenbuchführungen ist der Umsatz des Unternehmens. Die vermerkte Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) muss abzüglich der Vorsteuersummen aus betrieblich relevanten Eingangsbelegen fristgemäß an das Finanzamt abgeführt werden.
Es stellt sich folgende Aufstellung zusammen: „Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer ergibt die Umsatzsteuerzahllast.“
Wer es sich jedoch nicht zutraut, verantwortungsvoll diese Steuerermittlung durchzuführen, kann diese Arbeiten einem Steuerberatungs- bzw. Buchhaltungsbüro übergeben. Frage dort nach den Stundensätzen oder welche Abrechnungsmodalitäten dort herrschen. Auch hier bleibt dir das Belege-Sammeln und Ordnen in der Regel als Unternehmer nicht erspart.
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schöner Überblick, danke dafür!
Danke für das Lob :-)
[…] Umsatzsteuer richtig an das Finanzamt abführen […]