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Betriebsfeier, Freibier und Sonntagsbrunch: Wann wird eigentlich Lohnsteuer fällig?

steuerpflichtige Mahlzeiten

Eine preisgekrönte Betriebskantine ist der Stolz vieler Unternehmen und ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil auf dem Markt für qualifizierte Arbeitskräfte.

Was viele Arbeitnehmer aber gar nicht wissen und Arbeitgeber gerne einmal übersehen, sind die steuerlichen Konsequenzen derartiger Anreizmechanismen.

Steuerpflichtige Mahlzeiten

Arbeitgeber, die eine bezuschusste Betriebskantine betreiben oder ihrer Belegschaft auf andere Weise regelmäßig verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten zukommen lassen, machen ihren Mitarbeitern nicht nur eine Freude, sie begründen auch einen Steuertatbestand.

Bei solchen Zuwendungen handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der gemäß § 8 Abs. 2 und 3 EStG lohnsteuerpflichtig ist. Außerdem müssen auch für diese unbaren Gehaltsbestandsteile Sozialabgaben abgeführt werden.

Die Bewertungsgrundlage bilden, sowohl steuer- als auch sozialrechtlich, die in § 2 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 der „Verordnung über die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Zuwendungen des Arbeitgebers als Arbeitsentgelt“ (SvEV) verankerten Regelsätze.

Diese Regelsätze betragen im Jahr 2017 für ein Frühstück 1,70 Euro und 3,17 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Beispiel

Wird den Beschäftigten von der Arbeitgeberin ein Mittagessen, dessen Selbstkosten bei 4 Euro liegen, zu einem Preis von 2,50 Euro angeboten, beträgt der zu versteuernde geldwerte Vorteil 67 Cent, also die Differenz zwischen dem Abgabepreis und dem Regelsatz für ein Mittagessen.




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Beträgt der Abgabepreis dagegen 3,20 Euro ist das Essen zwar faktisch immer noch verbilligt, da die Mitarbeiter aber einen Betrag entrichten, der den Regelsatz übersteigt, fallen weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben an.

Arbeitgeber haben außerdem die Möglichkeit, subventionierte Mahlzeiten pauschal mit 25 Prozent zu versteuern. Die Pauschalversteuerung vereinfacht nicht nur das gesamte Verfahren, sondern hat zudem den Vorteil, dass dann auch keine Sozialversicherungsbeiträge mehr abgeführt werden müssen.

Steuerfreie Mahlzeiten

Nicht jede Mahlzeit, die sich ein Arbeitnehmer auf Kosten seines Chefs gönnt, lässt gleichzeitig die Kasse des Finanzministers klingeln. Immerhin zweimal pro Jahr darf ein Unternehmen eine Betriebsveranstaltung ausrichten und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kulinarisch verwöhnen. Sofern die Kosten pro Beschäftigten 110 Euro nicht übersteigen, werden weder Steuern noch Sozialabgaben fällig.

Mahlzeiten wie zum Beispiel Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern, liegen in aller Regel im überwiegenden Interesse des Unternehmens. Da es sich also nicht um eine Zuwendung an den Arbeitnehmer handelt, sind solche Mahlzeiten auch nicht lohnsteuer- oder sozialabgabenpflichtig.

Getränke gehören zu den Mahlzeiten, wenn sie zusammen mit einem Frühstück, Mittag- oder Abendessen angeboten werden. Getränke, die unabhängig vom Bezug einer Mahlzeit kostenlos oder verbilligt gewährt werden, zum Beispiel durch den Verkauf im Werkskiosk, in der Cafeteria oder am Getränkeautomaten, gehören nicht zum Arbeitslohn. Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter mit Kaffee, Mineralwasser und anderen Softgetränken für Zwischendurch bei Laune halten, brauchen diese also nicht zu versteuern.

Steuer- und sozialabgabenfrei sind auch Mahlzeiten, die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt zur Verfügung stellt, weil seine Arbeitnehmer, z.B. nachts oder am Wochenende, außerordentlichen Einsatz zeigen müssen. Buchhalter und Controllerinnen, die kurz vorm Jahresabschluss die Nacht durcharbeiten, dürfen sich also auf Kosten der Firma eine Pizza gönnen, ohne dass die fällige Lohnsteuer ihnen den Appetit verdirbt.

Fragen in Zusammenhang mit der steuerlichen Behandlung von geldwerten Vorteilen können auch bei an sich trivialen Themen sehr schnell hoch komplex werden. Unternehmen müssen in solchen Fällen aber zumindest nicht auch noch das Risiko einer falschen Rechtsauslegung tragen. In Lohnsteuerangelegenheiten muss das zuständige Finanzamt im Rahmen einer sogenannten Anrufungsauskunft nach § 42e EStG kostenlos und verbindlich Rede und Antwort stehen.

Foto: ILEISH ANNA / shutterstock.com

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