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enfold – Online-Dokumentenmanager im Test

Heute nehme ich den Online-Dokumentenmanager enfold unter die Lupe. Das ist ein noch ganz junges Online-Tool für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Ob PC oder Smartphone, per Web oder App, von zuhause oder unterwegs – jederzeit und überall auf kann ich damit auf meine Dokumente im „Digital Locker“ zugreifen.

Für den Test nutze ich die kostenlose Test-Phase von 3 Monaten, danach würde enfold mich 3,99 € / Monat kosten.

Ich bin gespannt!

Anmeldung & Stammdaten

Na Mensch, das ging ja flott. Einfach meinen Namen, eine Mailadresse und natürlich ein Passwort eingeben und schon habe ich einen Account. Sofort kommt die Bestätigungsmail und mit einem Klick kann ich loslegen.

Mal schauen, was ich mit enfold so alles anstellen kann 🙂

enfold-Bereiche

Sobald ich mich eingeloggt habe, lande ich auf dem enfold-Dashboard, welches vier Bereiche zur Auswahl bietet. Ich klicke mich also einfach mal durch…

Dateien

Hier spielt die Musik, d.h. hier finde ich alle Dokumente, die ich hochgeladen habe. Eine lange Übersicht, wenn man etwas länger mit enfold arbeitet, aber durch diverse Filter finde ich ganz schnell jedes Dokument, was ich suche.

Zeitraum, Name, Ordner, Quelle, geteilt mit und zugehörige Aufgabe – ich kann alles auswählen oder nur etwas ganz Bestimmtes und eine OCR-Texterkennung und Volltextsuche gibt es natürlich auch.

Ein Klick auf den Dokumentnamen und das Dokument öffnet sich.

enfold-DokumenteJetzt kann ich natürlich das Dokument ansehen und ggfs. Downloaden, klar.

Aber enfold kann noch mehr! Zu jeder Datei gibt es Basis-Infos wie z.B. das Datum, an dem sie hinzugefügt wurde, den Namen, die Quelle o.ä.

Zusätzlich kann ich jedem Dokument Aufgaben zuweisen oder auch einen Link dazu versenden. Ich kann mir eine Notiz erstellen oder die Historie einsehen, die mit dem Dokument zusammenhängt. Total praktisch!

Noch was: enfold kann man natürlich auch als Online-Speicher für Fotos, Musik oder Videos nutzen 🙂

Verbindungen

Das ist eine sehr spannende Funktion! enfold kann nämlich automatisch Dokumente abrufen! Es importiert Dokumente direkt aus den Online-Portalen vieler Unternehmen und aus dem persönlichen E-Mail-Postfach. Bequem und automatisch.

Egal ob Kontoauszug oder Online-Rechnung, einfach eine Verbindung bei enfold anlegen und zack – schon kommen die Dokumente automatisch in die Ablage und in den richtigen Ordner.

enfold-Verbindungen

Das geht übrigens total easy: nach Unternehmen suchen, aus der Liste auswählen, die eigenen Anmeldedaten eingeben und schon werden die Dokumente automatisch übertragen. Einfacher geht’s kaum!

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Noch ist natürlich nicht jedes Unternehmen hinterlegt, aber man kann dem Team von enfold eine Anfrage schicken, damit die gewünschte Verbindung demnächst hinzugefügt wird.

Ordner

Dieser Bereich erklärt sich ja eigentlich von selbst: hier gibt es eine Übersicht aller Ordner, die in enfold enthalten sind.

Ganz viele sind schon da, man kann aber natürlich auch eigene anlegen.

enfold-Ordner

Zusätzlich kann man jeden Ordner freigeben, mit zwei Optionen:

  • Jetzt teilen: In diesem Ordner abgelegte Dateien können Sie mit anderen Personen teilen. Nachfolgend übermittelt enfold an diese Personen eine Einladung.
  • Später vererben: In diesem Ordner abgelegte Dateien können Sie für andere Personen freigeben, die nach Ihrem Tod darauf zugreifen können. Diese Personen erhalten erst dann Zugang, wenn enfold über Ihren Tod informiert wurde und eine entsprechende Bestätigung abgegeben hat. Nachfolgend übermittelt enfold an diese Personen eine Einladung für den Zugriff auf diesen Ordner.

Quellen

Auch das ist eindeutig: hier kann ich alle von mir angelegten Quellen für den Datenabruf verwalten. Auch für die Quellen gibt es die beiden Freigabe-Optionen Jetzt und Später.

enfold-Apps

enfold-AppDie App für enfold gibt es aktuell erst im Google-Play-Store, aber für iOS steht sie auch bald zur Verfügung. Mit ihr kann man seine ganze Dokumentenvielfalt von unterwegs nutzen und verwalten.

Leider ist die Darstellung in der App auf meinem Handy nicht wirklich schön – angeblich ist der Browser veraltet… Das verstehe ich ehrlich gesagt nicht, denn ich nutze doch die App und keinen Browser? Hm…

Liegt aber bestimmt daran, dass ich enfold gerade teste, bevor es so richtig losgeht 🙂

enfold-Sicherheit

Ein ganz wichtiges Thema, wenn man seine Daten ins Netz lädt: sind diese dort überhaupt sicher?

enfold garantiert den besten Schutz für die Daten. Dazu werden vielfältige Sicherheitstechnologien eingesetzt, insbesondere ein einzigartiges Verschlüsselungs- und Sharing-Verfahren, mit dem jedes einzelne Dokument noch zusätzlich gesichert wird.

Die Unterlagen werden ausschließlich in Deutschland in nach ISO 27001 und 27017 zertifizierten Datenzentren in Frankfurt und Magdeburg gespeichert, die von T-Systems betrieben werden, und unterliegen dem deutschen Datenschutzgesetz. Niemand außer mir hat darauf Zugriff. Das ist Sicherheit nach Bankenstandard und sogar darüber hinaus.

Für alle Benachrichtigungen bzw. Übertragungen an und von dem persönlichen Konto kommt das Kommunikationsprotokoll SSL (HTTPS) zum Einsatz. Die Systeme sind gegen gängige Hackerangriffe/-mechanismen geschützt. Das Eindringen externer Personen in enfold mittels Brute-Force-Angriffen und „Erraten“ des Passworts ist extrem erschwert.

Mein Fazit

enfold ist gerade durch den automatischen Datenabruf ein ganz ganz spannendes Tool! Ich werde es beobachten und schauen, ob es sich gegen DropBox und Google Drive durchsetzen kann!

Ihr wollt enfold auch mal testen? Dann habe ich ein Goodie für euch: löst einfach bis zum 30.06.2017 den Code unternehmer99 bei der enfold Anmeldung ein, dann bekommt ihr (nach den kostenlosen 6 Monaten) unbegrenzt den Vorzugspreis von 0,99 € statt den regulären 3,99 € pro Monat. Klickt einfach auf das Banner hier:

enfold - jetzt testen!

Fotos: Screenshots enfold Website

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