Ein Management-Handbuch ist die Gebrauchsanleitung für Dein Unternehmen: Es beschreibt die allgemeinen Grundsätze und zentralen Elemente Deines Managementsystems und verweist auf alle wichtigen Dokumente – von Prozessbeschreibungen bis zu Arbeitsanweisungen. Damit es diese Funktion erfüllt, muss es mindestens vier Bereiche abdecken: die Vorstellung Deines Unternehmens, die grundlegenden Arbeitsregeln, die zentralen Prozesse und die Tools, die dabei zum Einsatz kommen.

Wie Du diese vier Bereiche aufbaust, zeigen wir Dir im Folgenden.

Was sind die Minimalanforderungen an ein Management-Handbuch?

Grundsätzlich ist ein Handbuch eine geordnete Sammlung von Informationen. Als ein systematisch gegliedertes Nachschlagewerk kann es für den Benutzer von z.B. Maschinen oder Software als Gebrauchsanleitung dienen.

Demselben Zweck dient ein Management-Handbuch: es ist die Gebrauchsanleitung für das komplexe System „Unternehmen“. Es ist ein Teil der gemeinsamen Wissensbasis der Mitarbeiter, bietet eine Hilfestellung für die Arbeit im Unternehmen und fördert das Verständnis für das eigene Unternehmen.

Was sollte ein Management-Handbuch also mindestens enthalten, um wirklich als Handbuch zu dienen?

Am besten orientierst Du Dich dabei am klassischen Handbuch-Schema:

1. Worum geht es überhaupt?

Bei einem Management-Handbuch ist der zentrale Gegenstand das Unternehmen an sich. Wichtig ist also die Vorstellung des Unternehmens inkl. Lebenslauf, Struktur und Persönlichkeit.

Der Lebenslauf eines Unternehmens sollte dabei neben der Herkunft auch die Zukunft berücksichtigen. Das heißt: Neben dem „Wo kommen wir her?“ beantwortest Du auch „Wo wollen wir hin?“, damit Deine Mitarbeiter ein Verständnis für die Unternehmensziele entwickeln können.

Die Organisation des Unternehmens ist ebenfalls ein wichtiger Punkt zum besseren Verständnis des Gesamtsystems „Unternehmen“. Nur wer die Struktur kennt, findet sich in ihr zurecht. Ein Organigramm hilft enorm dabei zu verstehen, wer wofür zuständig ist und wen Deine Mitarbeiter zu welchem Thema ansprechen können.

Auch die grundlegenden Werte des Unternehmens gehören in diesen Abschnitt. Die Frage „Wie tickt das Unternehmen?“ – also welche Werte wichtig sind – solltest Du beantworten, damit Deine Mitarbeiter verstehen, auf welcher Basis Management-Entscheidungen getroffen werden.

2. Auf welcher Basis arbeiten wir?

Bei einer Software würden hier Angaben über RAM, Prozessor, Betriebssystem u.ä. stehen.

Bei einem Unternehmen werden in diesem Kapitel grundlegende Regeln vorgestellt, auf denen alle weiteren Kapitel aufbauen.

Beispiele: Die Kommunikation erfolgt durch persönliche Gespräche und regelmäßige Besprechungen. / Unsere Mitarbeiter werden laufend qualifiziert. / Unsere Kernarbeitszeit ist von 9 – 17 Uhr.

3. Was passiert hier überhaupt?

Im Druckerhandbuch sind zentrale Funktionen genannt: Drucken, Kopieren, Scannen & Faxen. Diese werden dann jeweils im Detail beschrieben – im Hinterkopf die Frage „Was muss ich tun, um…?“

Genauso gehst Du auch in einem Management-Handbuch vor: Du stellst die großen Abläufe (Prozesse) im Unternehmen dar und erläuterst dann im Detail, wie sie ablaufen.

Meist handelt es sich dabei um die folgenden Arten von Prozessen:

• Führungsprozesse: hier geht es um die Steuerung des Unternehmens. Führung kann sich z.B. auf die Themen Unternehmenspolitik & Strategie, Marketing, Finanzen und Produktentwicklung beziehen. Das ist aber in jedem Unternehmen anders.
• Wertschöpfungsprozesse: hier geht es um alles, was direkt zum Umsatz beiträgt. Klassischerweise ist das die Produktion bzw. die Dienstleistungserbringung und der Vertrieb.
• Unterstützungsprozesse: hier werden alle Abläufe gebündelt, die notwendig sind um die Gesamtunternehmung am Laufen zu halten. Buchhaltung, Personalwesen, Verwaltung, IT u.ä. könnte hier dargestellt werden.

Wichtig ist es wirklich zu beschreiben (in Wort und/oder Bild) wie die einzelnen Arbeitsschritte hintereinander geschehen und wie sie zueinander in Beziehung stehen. Nur so lassen sich Überschneidungen oder Lücken entdecken und beheben. Und nur so versteht auch ein neuer Mitarbeiter, wie im Unternehmen gearbeitet wird.

4. Welche Tools und Regeln gibt es genau?

In diesem Abschnitt nennst Du alle Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Belege, Formblätter und Dokumente (inklusive Fundort), die für die genannten Prozessschritte notwendig sind.

So weiß jeder Mitarbeiter sofort, welche Vorlage er verwenden soll, wie er im Detail vorgehen soll und was von ihm erwartet wird.

Was nützt ein Management-Handbuch?

Neben den grundlegenden Unternehmensinformationen beschreibt das Management-Handbuch die Abläufe im Unternehmen, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Es definiert die genutzten Werkzeuge, Methoden und Dokumente.

Der Nutzen eines Management-Handbuchs zeigt sich an mehreren Stellen:

Schon bei der Erstellung bist Du gezwungen, über Dein Unternehmen, die jeweiligen Abläufe und die genutzten Dokumente nachzudenken. Du nimmst quasi eine Bestandsaufnahme vor – und deckst dabei meist schon Fehlerquellen oder Lücken in den Abläufen auf.

Das ist der richtige Zeitpunkt, um offensichtliche Regelungslücken oder widersprüchliche Regeln direkt zu bereinigen. Versuche außerdem, die Anzahl der am Prozess beteiligten Stellen zu reduzieren, um Fehlerquellen zu minimieren. Auch fehlende oder suboptimale Dokumente ergänzt oder verbesserst Du direkt.

Die verbindliche Nutzung des Management-Handbuchs führt zu einheitlicherer Arbeit, erleichtert Projekt-Übergaben und reduziert Fehlerquellen deutlich. Jeder Mitarbeiter weiß, was er wie zu tun hat und wen er bei welchem Thema ansprechen kann – und die Qualität der Arbeit wird gleichzeitig einheitlicher.

Wachsen Dein Unternehmen und Dein Team, finden sich neue Mitarbeiter dank klarer Richtlinien viel schneller zurecht und werden schneller produktiv. Die Einarbeitungszeit sinkt spürbar.

Außerdem ist die regelmäßige Überprüfung der festgeschriebenen Arbeitsanweisungen, Dokumente und Abläufe eine gute Methode, um Dein eigenes Tun zu hinterfragen und Verbesserungspotenziale zu heben.

Was gibt es sonst noch zum Thema Management-Handbuch zu sagen?

Jedes Management-Handbuch ist individuell für Dein Unternehmen zu erstellen – nur so passt es wirklich. Gerade der Erstellungsprozess selbst hilft Dir, Schwachstellen im Unternehmen zu erkennen. Manchmal ist es aber der einfachste Weg, eine Vorlage zu kaufen und anzupassen, um nicht ganz bei null anzufangen.

• Denke beim Erstellen immer an den Leser: Ein Handbuch bringt nur dann Nutzen, wenn Deine Mitarbeiter es auch lesen und anwenden.
• Ein Management-Handbuch muss nicht gedruckt vorliegen – oft ist die Intranet-Variante die praktikablere Form.
• Im Rahmen einer Zertifizierung (nach DIN EN ISO 9001 oder AZAV) gehört das Management-Handbuch zu den Dokumentationen, die Du vorlegen musst.
• Ohne einen Verantwortlichen, der sowohl die Erstellung als auch die laufende Pflege steuert, ist es schwer, dieses Tool wirklich nützlich zu halten.

Das Management-Handbuch: Aufwand, der sich auszahlt

Ein Management-Handbuch zu schreiben kostet Zeit – vor allem, weil es Dich zwingt, Abläufe zu Ende zu denken, die im Alltag oft nur „irgendwie“ funktionieren. Genau das ist der eigentliche Wert: nicht das fertige Dokument, sondern der Prozess, der Lücken und Widersprüche sichtbar macht, bevor sie zum Problem werden.

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