Nicht nur im Privatleben, sondern auch im unternehmerischen Alltag spielen Nachhaltigkeit und Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Das möglichst papierfreie Büro als Folge dieser Bewegung ist längst auch in großen Firmen angekommen.

Dennoch bleiben Drucker weiterhin notwendig, um die tagtäglichen Arbeitsabläufe effizient und zielgerichtet zu gestalten. Wie zukunftsfähig und förderlich das eigene Druck-Konzept ist, finden Unternehmer anhand der folgenden vier Punkte heraus. Sie zeigen auf, wo Optimierungsbedarf besteht und bieten Anreize für die Umgestaltung der Druckumgebung.

1. Wirtschaftlichkeit

Wirtschaftlichkeit ist eines der Schlagworte, die in Unternehmen tagtäglich von Belang sind. Jeder Arbeitsschritt in allen Bereichen und Abteilungen sollte so ausgerichtet sein, dass sich Effizienz und eine möglichst gute Ausnutzung vorhandener Ressourcen bietet.

Auch im Bereich des Druckens spielt Wirtschaftlichkeit eine Rolle. Dies beginnt schon bei der Art und Weise, wie Mitarbeiter im Unternehmen mit dem Drucker umgehen. Längst überholt ist das Ausdrucken aller Dokumente, da hier sowohl Papier als auch Energie und Druckertinte verschwendet würden.

Es lohnt sich daher, die eigenen Mitarbeiter für einen verantwortungsbewussten Umgang mit Ausdrucken zu sensibilisieren und die Anzahl der täglichen Menge zu senken. So sollten Sie nur Dokumente ausdrucken, die tatsächlich in dieser Form benötigt werden. Genügt der digitale Austausch von Informationen, ist dieser stets wirtschaftlicher und senkt die Betriebskosten.

Auch beim Drucken selbst kann wirtschaftliches von weniger wirtschaftlichem Verhalten klar unterschieden werden. Schon die Auswahl verschiedener Schriftarten hilft dabei, Druckkosten zu senken, indem weniger Tinte verbraucht wird.

Gleiches gilt für den doppelseitigen Druck von Dokumenten. Auch wenn Präsentationen und Übersichten ausgedruckt werden sollen, können mehrere Folien auf eine DIN A4 Seite gedruckt werden. Dann sinkt nicht nur der Papier-Verbrauch, denn zeitgleich erhalten Tintenpatronen und Kartuschen eine deutlich verlängerte Lebensdauer.

Darüber hinaus verfügen moderne Drucker über Sparfunktionen. Hier setzt der Drucker eine geringere Anzahl an Farbpunkten und verbraucht so weniger Tinte. Insbesondere für den Ausdruck interner Dokumente ist die Sparfunktion ein wichtiger Schritt in Richtung Wirtschaftlichkeit, denn die Leserlichkeit verringert sich durch den gesenkten Verbrauch nicht.

Kosteneffizienz durch Druckermanagementsysteme

Ein zentrales Druckermanagementsystem kann Unternehmen helfen, ihre Druckprozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig Kosten zu senken. Diese Systeme bieten die Möglichkeit, alle Druckaufträge zentral zu überwachen, was nicht nur den Papierverbrauch reduziert, sondern auch den Tintenverbrauch optimiert. Durch Funktionen wie das Verhindern von Mehrfachausdrucken und das Aufteilen von Druckaufträgen auf die effizientesten Geräte lassen sich unnötige Kosten vermeiden.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Druckrechte je nach Mitarbeiter oder Abteilung zu steuern und so den Zugriff auf bestimmte Drucker oder Druckoptionen zu begrenzen.

Unternehmen können zudem Berichte über Druckmuster erstellen, um Engpässe zu identifizieren und noch mehr Einsparpotenzial zu erkennen. Durch die zentrale Verwaltung wird außerdem sichergestellt, dass die gesamte Flotte von Druckern auf dem neuesten Stand ist und alle Geräte optimal genutzt werden.

2. Usability

Unter „Usability“ zu verstehen ist die Leichtigkeit, die Mitarbeiter bei der Bedienung eines Druckers genießen. Allzu komplizierte Modelle, deren Funktionen sich nicht selbst erklären, sorgen häufig für hohe Zeitverluste und auch Fehldrucke.

Somit verschlechtert sich bei mangelhafter Usability eines Druckers nicht nur die Effizienz der Arbeitszeitnutzung. Im gleichen Atemzug steigen auch die Verbrauchszahlen, was sich in beiden Fällen negativ auf die bereits erwähnte Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirkt.

Es lohnt sich daher auf Drucker zu setzen, deren Aufbau und Funktionsweise auf professionelle Nutzerfreundlichkeit abzielen. Da sich dies meist nicht auf den ersten Blick erkennen lässt, helfen detaillierte Erfahrungsberichte zu einzelnen Modellen bei der Auswahl.

3. Umweltfreundlichkeit

Die Außenwirkung des eigenen Unternehmens ist Dreh- und Angelpunkt gelungener Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern. Als immer wichtiger in diesem Bereich gelten auch die Bestrebungen eines Unternehmens, Nachhaltigkeit und Umweltschutz in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.

Wie eine Umfrage zeigte, sind rund 56 Prozent der Befragten der Meinung, dass Unternehmen mehr für nachhaltiges Wirtschaften tun müssen. Firmen, die sich dieser Aufgabe bereits annehmen, haben im Vergleich zur Konkurrenz daher häufig die Nase vorn.

Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Umweltfreundlichkeit beim Drucken bezieht sich vor allem auf die verwendeten Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Papier. Um die Umwelt nachhaltig zu schonen, sollten Unternehmer daher nicht auf Papier aus Frischfasern setzen, sondern auf Recyclingpapier umsteigen.

Ein wichtiges Indiz für umweltfreundliches Druckerpapier ist der „Blaue Engel“.

„Wer bei Collegeblock, Heft und Co. auf den Blauen Engel statt auf Frischfaserpapier setzt, sorgt für rund 60% weniger Energie- und bis zu 70% weniger Wasserverbrauch bei der Produktion von Papiererzeugnissen.“ Quelle: https://www.blauer-engel.de/de/aktionenschulstart-mit-recyclingpapier/umweltvorteile-von-recyclingpapier)

Was sich hier auf Schulmaterialien bezieht, lässt sich mit Leichtigkeit auf den unternehmerischen Alltag übertragen. Unternehmer müssen außerdem keine steigenden Kosten befürchten, wenn sie auf Recyclingpapier umsteigen. Oftmals nämlich ist die umweltfreundliche Alternative sogar günstiger.

Was Tinte und Toner betrifft, muss man in Unternehmen nicht unbedingt Neuware verwenden. Auch sogenannte „kompatible“ Patronen und Kartuschen eignen sich im Hinblick auf die Druckqualität und den Ausnutzungsgrad für den professionellen Einsatz in der Geschäftswelt.

Der Vorteil: Bereits verwendete Patronen und Kartuschen werden gereinigt, gewartet und neu befüllt. Dies macht die Produktion neuer Hülsen überflüssig und schont die Umwelt so in beträchtlichem Maße.

Nachhaltigkeitsaspekte vertiefen

Um den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens weiter zu verringern, können Firmen über das hinausgehen, was mit Recyclingpapier und kompatiblen Tonern bereits erreicht wird. Eine CO₂-neutrale Druckstrategie könnte beispielsweise durch den Einsatz von energieeffizienten Druckern und der Teilnahme an Recyclingprogrammen für Drucker und Verbrauchsmaterialien realisiert werden. Immer mehr Anbieter offerieren Rücknahme- oder Recyclingsysteme, bei denen leere Toner und Tintenpatronen wiederverwendet oder umweltgerecht entsorgt werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Einsatz von energiesparenden Druckmodi und das Bewusstsein, dass weniger Ausdrucke oft die nachhaltigste Option sind.

Unternehmen könnten zudem in Partnerschaften mit Umweltschutzorganisationen treten, um durch den Druck entstehende Emissionen zu kompensieren und gleichzeitig ihren Kunden und Mitarbeitern gegenüber eine nachhaltigere Unternehmenskultur zu demonstrieren.

4. Sicherheit

Die Sicherheit der eigenen Druckumgebung ist ein häufig vergessenes Detail, zeitgleich aber ein neuralgischer Punkt. Ihr keine Beachtung zu schenken, kann im Ernstfall schlimme Konsequenzen nach sich ziehen.

Punkte, deren Sicherheit Unternehmer überprüfen sollten, liegen in den Bereichen:

• Druckerstandort,
• Verfügbarkeit von Ausdrucken
• und Druckernetzwerk.

Foto: TheDigitalWay / pixabay.com

Druckerstandort und Verfügbarkeit von Ausdrucken sind Punkte, die in direkter Verbindung zueinander stehen.

Gemeint ist hiermit die Gefahr, dass bereits ausgedruckte Dokumente nicht zu lange in einem öffentlich zugänglichen Drucker liegen sollten. Sonst ist es theoretisch möglich, dass dritte Personen Zugriff zu sensiblen Informationen erhalten, wenn das Dokument nicht sofort abgeholt wird.

Lange Laufwege zwischen zentralen Druckern und Arbeitsplätzen steigern dieses Risiko. Da zentrale Drucker jedoch im Hinblick auf die Senkung von Energiekosten sinnvoll sind, braucht es sichere Lösungsansätze. Ein solcher könnten spezielle Drucker sein, die einen Druckauftrag erst dann auslösen, wenn sich der jeweilige Mitarbeiter mit einer PIN oder seinem Fingerabdruck identifiziert hat.

Das Druckernetzwerk als potenzielle Gefahrenquelle ist besonders anfällig für Angriffe von außen. Im sogenannten Druckmanagementsystem liegen alle gedruckten Dokumente in digitaler Form vor und können theoretisch von einem Außenstehenden abgerufen und eingesehen werden. Es lohnt sich daher, einen Experten mit der Absicherung des unternehmenseigenen Druckmanagementsystems zu beauftragen, um möglicher Spionage von Beginn an einen Riegel vorzuschieben.

Erweiterung der Sicherheitsaspekte

Neben den bereits genannten Sicherheitsmaßnahmen gibt es weitere wichtige Schritte, um die Drucksicherheit im Unternehmen zu erhöhen. Die Verschlüsselung von Druckaufträgen sorgt dafür, dass sensible Dokumente während der Übertragung im Drucknetzwerk vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Sichere Authentifizierungsverfahren, wie die Identifikation über persönliche PIN-Codes oder Mitarbeiterausweise, stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Drucker zugreifen können.

Auch die Implementierung von Zugangskontrollen auf Netzwerkebene, um den Zugriff auf Druckdaten zu regulieren, ist ein wichtiger Schritt. DSGVO-Konformität sollte ebenfalls ein zentrales Thema sein, besonders wenn es um die Speicherung und Verarbeitung von Druckaufträgen geht. Hier könnten Unternehmen prüfen, wie lange digitale Kopien von Dokumenten im Drucksystem verbleiben und ob eine regelmäßige Löschung gewährleistet ist.

Technologie-Innovationen beim Drucken

Ein zunehmend wichtiger Trend in Unternehmen ist der Einsatz von Cloud-Drucklösungen. Diese ermöglichen es, Druckaufträge direkt über Cloud-Dienste zu steuern und bieten dadurch Flexibilität und Sicherheit. Mitarbeiter können von verschiedenen Geräten aus drucken, unabhängig von ihrem Standort. Insbesondere für Unternehmen mit verteilten Teams oder Remote-Arbeitsplätzen sind diese Lösungen ideal, da sie den Druckprozess zentralisieren und gleichzeitig sicher gestalten.

Neben der Flexibilität bieten Cloud-Drucksysteme auch bessere Kontrollmöglichkeiten, da Druckaufträge überwacht und nachverfolgt werden können. Dies reduziert nicht nur die Druckkosten, sondern verhindert auch unnötige Ausdrucke und senkt den Papierverbrauch.

Unternehmen, die auf Cloud-Drucklösungen setzen, profitieren zudem von automatischen Updates und höherer Sicherheit durch die Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen wie VPNs oder speziellen Authentifizierungsmechanismen. Solche Technologien schaffen eine moderne und zukunftsfähige Druckumgebung.

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