Sobald du die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einstellst, wird aus einer Verwaltungsaufgabe eine gesetzliche Pflicht mit festen Fristen. Die Lohnabrechnung entscheidet darüber, ob Löhne korrekt ausgezahlt, Beiträge rechtzeitig gemeldet und Nachweise sauber dokumentiert werden.

Fehler fallen dabei selten sofort auf. Sie zeigen sich bei der Betriebsprüfung, wenn Beiträge nachgefordert werden, oder im Team, wenn eine Abrechnung unverständlich bleibt. Wer die Abläufe früh strukturiert, spart sich Nacharbeit und Diskussionen.

Dieser Überblick zeigt, was Pflicht ist, wie du die Abrechnung organisieren kannst, welche Werte 2026 gelten und wo die häufigsten Stolperfallen liegen.

Was bei der Lohnabrechnung Pflicht ist

Jede Beschäftigung löst mehrere Pflichten gleichzeitig aus. Du meldest neue Beschäftigte bei der Sozialversicherung an, führst die Lohnsteuer ans Finanzamt ab und übermittelst Beitragsnachweise an die Krankenkassen. Dazu kommt die Entgeltabrechnung selbst, auf die deine Beschäftigten einen gesetzlichen Anspruch haben. Sie muss in Textform vorliegen und nachvollziehbar zeigen, wie sich das Nettoentgelt zusammensetzt.

Auf jede Abrechnung gehören mehrere Angaben:

• Abrechnungszeitraum und Anzahl der Arbeitstage
• Brutto- und Nettoentgelt
• Art und Höhe von Zuschlägen und Zulagen
• gesetzliche Abzüge für Steuern und Sozialversicherung
• Angaben zu Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer
• Hinweise zu Sachbezügen oder Vorschüssen

Welche Meldungen konkret anfallen, hängt von der Beschäftigungsart ab. Ein Minijob wird anders behandelt als eine Teilzeitstelle oder eine kurzfristige Aushilfe. Ein Überblick über die Beschäftigungsarten von Aushilfen und Minijobs hilft dir dabei, den passenden Weg zu wählen, bevor der erste Vertrag unterschrieben wird.

Ebenso wichtig sind die Aufbewahrungsfristen. Lohnunterlagen musst du über mehrere Jahre so ablegen, dass eine Prüferin oder ein Prüfer sie ohne Rückfragen nachvollziehen kann. Bei Minijobs und in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes kommt die Pflicht hinzu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.

Fristen, die du im Blick behalten musst

Die Lohnabrechnung folgt einem festen Monatskalender, der wenig Spielraum lässt. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden bereits in dem Monat fällig, in dem gearbeitet wird. Weil das endgültige Entgelt zu diesem Zeitpunkt oft noch nicht feststeht, darfst du mit dem Vormonatswert schätzen und im Folgemonat korrigieren. Diese vier Termine strukturieren den Monat:

• Beitragsnachweis an die Krankenkasse bis zum fünftletzten Bankarbeitstag
• Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge am drittletzten Bankarbeitstag
• Lohnsteueranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums
• Anmeldung neuer Beschäftigter mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung

Samstage, Sonntage und Feiertage zählen dabei nicht als Bankarbeitstage. Gerade zum Jahreswechsel und in Monaten mit vielen Feiertagen verschieben sich die Termine deshalb spürbar nach vorne. Ein Blick in den Fälligkeitskalender der Krankenkassen zu Jahresbeginn verhindert, dass eine Zahlung zu spät ankommt und Säumniszuschläge entstehen.

Selbst abrechnen, Steuerberater oder Software?

Für die praktische Umsetzung gibt es drei Wege, die sich in Aufwand, Kosten und Verantwortung deutlich unterscheiden.

Die Abrechnung selbst zu übernehmen, funktioniert bei wenigen Beschäftigten und stabilen Verhältnissen. Du behältst die volle Kontrolle und sparst laufende Gebühren. Gleichzeitig trägst du die Verantwortung für Fristen, Meldungen und Gesetzesänderungen. Bei Krankheit, Urlaub oder Wachstum wird dieser Weg schnell eng.

Ein Steuerberater oder ein Lohnbüro nimmt dir die fachliche Bewertung ab. Das lohnt sich besonders bei Sonderfällen wie Dienstwagen, betrieblicher Altersvorsorge, Kurzarbeit oder Beschäftigten im Ausland. Dafür fallen laufende Kosten an, und du brauchst klare Absprachen, bis wann Stundenzettel und Änderungen vorliegen.

Der dritte Weg ist ein Lohnabrechnungsprogramm, das Berechnung, Meldungen und Auswertungen übernimmt. Solche Programme pflegen aktuelle Beitragssätze automatisch ein, erzeugen die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt und liefern Auswertungen für die Buchhaltung. Der Aufwand verlagert sich damit auf saubere Stammdaten und eine verlässliche Zeiterfassung. Achte beim Vergleich auf Schnittstellen zur Buchhaltung und darauf, wie die Lohndaten datenschutzkonform gespeichert werden.

In der Praxis mischen viele Betriebe die Wege. Die laufende Abrechnung läuft über ein Programm, während der Steuerberater den Jahresabschluss begleitet und bei Sonderfällen unterstützt. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeit eindeutig geregelt ist und niemand davon ausgeht, dass jemand anderes die Frist im Blick hat.

Diese Werte gelten 2026

Einige Zahlen ändern sich regelmäßig und wirken sich direkt auf deine Kalkulation aus. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro brutto je Stunde. Zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Wer knapp kalkuliert, sollte diese Stufe bereits in Angebote und Personalplanung einrechnen.

An den Mindestlohn gekoppelt ist die Verdienstgrenze für Minijobs. Sie liegt 2026 bei 603 Euro im Monat und damit bei 7.236 Euro im Jahr, 2027 steigt sie auf 633 Euro. Erhöht sich der Mindestlohn, wächst die Grenze automatisch mit. Die Minijob-Zentrale erklärt die Verdienstgrenze und die Sonderfälle im Detail.

Wichtig ist dabei die Jahresbetrachtung. Ein einzelner Monat darf über der Grenze liegen, wenn das Jahresentgelt im Rahmen bleibt und die Überschreitung gelegentlich und unvorhersehbar war. Wer diese Regel übersieht, riskiert eine rückwirkende Umstellung auf eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Wer regelmäßig knapp unter der Grenze plant, sollte die jährliche Anpassung fest im Kalender vermerken.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Die meisten Probleme entstehen weniger aus falschen Formeln als aus unsauberen Abläufen. Häufig zu beobachten sind folgende Fehler:

• verspätete Anmeldungen zur Sozialversicherung
• fehlende oder unvollständige Arbeitszeitaufzeichnungen
• Zuschläge, die ohne Prüfung der Voraussetzungen steuerfrei behandelt werden
• Sachbezüge wie Tankgutscheine, die nicht abgerechnet werden
• Stammdaten, die nach Heirat, Umzug oder Steuerklassenwechsel veralten

Besonders teuer wird die falsche Einordnung freier Mitarbeitender. Wer dauerhaft wie ein Angestellter eingebunden ist, feste Arbeitszeiten hat und keine eigenen Kunden betreut, gilt schnell als abhängig beschäftigt. Die Folge sind Beitragsnachforderungen für mehrere Jahre. Worauf es bei der Abgrenzung ankommt, zeigt der Beitrag zu teuren Fehlern bei Scheinselbstständigkeit.

Hilfreich ist ein fester Monatsrhythmus aus Stundenzetteln bis zu einem Stichtag, Prüfung der Änderungen, Freigabe der Abrechnung sowie anschließenden Meldungen und Zahlungen. Wer diesen Ablauf einmal dokumentiert, kann ihn bei Urlaub oder Krankheit ohne Reibung übergeben.

Was am Ende zählt: Verlässlichkeit schlägt Technik

Die Lohnabrechnung ist Pflichtprogramm mit engen Fristen und langer Haftung. Du brauchst dafür keine eigene Personalabteilung, wohl aber klare Verantwortlichkeiten, aktuelle Werte und einen Weg, der zu deiner Betriebsgröße passt.

Ob du selbst abrechnest, den Steuerberater einbindest oder ein Programm nutzt, ist am Ende weniger eine Frage der Technik als der Verlässlichkeit. Wer Abläufe, Fristen und Unterlagen sauber hält, übersteht auch die nächste Betriebsprüfung ohne Überraschungen.

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