Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, jedem Mitarbeiter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis auszustellen – auf Verlangen auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Wer das Zeugnis zu spät ausstellt, falsch formuliert oder wesentliche Angaben weglässt, riskiert rechtliche Konsequenzen.

Dieser Artikel zeigt, was in ein rechtssicheres Arbeitszeugnis gehört, wie die Bewertungsskala funktioniert und welche Fehler dich als Arbeitgeber in Schwierigkeiten bringen können.

Wann musst du ein Arbeitszeugnis ausstellen?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist gesetzlich geregelt – in §109 der Gewerbeordnung (GewO). Er gilt für alle Arbeitnehmer, also auch für Aushilfen, Minijobber und Auszubildende.

Zwei Arten von Zeugnissen:

• Ein einfaches Zeugnis enthält nur Art und Dauer der Beschäftigung. Es ist die Mindestanforderung und reicht in der Praxis selten aus.
• Ein qualifiziertes Zeugnis enthält zusätzlich eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens. Es ist der Standard – und das, was Mitarbeiter in der Regel verlangen werden.

Fristen:

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist, innerhalb derer du das Zeugnis ausstellen musst. Als grobe Orientierung aus der Rechtsprechung gelten wenige Wochen nach Anforderung als angemessen – eine gesetzlich festgelegte Frist gibt es nicht. Wer deutlich länger braucht, riskiert Schadensersatzansprüche – zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter nachweisen kann, dass er wegen des fehlenden Zeugnisses eine Stelle nicht antreten konnte.

Zwischenzeugnis:

Auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses hat ein Mitarbeiter unter bestimmten Umständen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis – etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer internen Versetzung oder wenn er sich anderweitig bewirbt. Du musst das Zwischenzeugnis nicht von dir aus anbieten, aber auf Anfrage ausstellen.

Was muss im Arbeitszeugnis stehen?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hat einen festen Aufbau. Wesentliche Angaben fehlen zu lassen ist kein neutrales Signal – Gerichte werten das als versteckten Hinweis auf Probleme.

Pflichtangaben:

• Name, Vorname und Geburtsdatum des Mitarbeiters
• Bezeichnung des Unternehmens
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Beschreibung der Tätigkeit (vollständig und präzise – nicht nur die Stellenbezeichnung)
• Beurteilung der Leistung
• Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden
• Beendigungsgrund (nur auf Wunsch des Mitarbeiters)
• Dankesformel und gute Wünsche für die Zukunft (in der Praxis üblich – ob das Weglassen als Abwertung gewertet wird, ist rechtlich nicht einheitlich geklärt; im Zweifel: immer aufnehmen)
• Datum und Unterschrift

Wichtig zur Tätigkeitsbeschreibung:

Sie muss vollständig sein. Wer als Teamleiter mit Personalverantwortung gearbeitet hat, aber im Zeugnis nur als „Mitarbeiter im Vertrieb“ erscheint, wird das zu Recht beanstanden. Unvollständige Tätigkeitsbeschreibungen gelten als versteckte Abwertung.

Die Bewertungsskala: Was die Formulierungen bedeuten

Das Arbeitszeugnis folgt einer eigenen Geheimsprache. Bestimmte Formulierungen entsprechen bestimmten Schulnoten – und wer das nicht kennt, formuliert versehentlich schlechter als beabsichtigt.

Die fünfstufige Skala:

• Sehr gut (1): „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
• Gut (2): „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder „zu unserer vollsten Zufriedenheit“
• Befriedigend (3): „zu unserer vollen Zufriedenheit“
• Ausreichend (4): „zu unserer Zufriedenheit“
• Mangelhaft (5): „hat sich bemüht“ oder „insgesamt zu unserer Zufriedenheit“

Der Unterschied zwischen „vollsten“ und „vollen“ klingt minimal – entspricht aber dem Unterschied zwischen einer Eins und einer Zwei. Wer das nicht weiß und „zu unserer vollen Zufriedenheit“ schreibt, weil es gut klingt, stellt seinem Mitarbeiter faktisch ein Befriedigend aus.

Verhaltensbeurteilung:

Die Reihenfolge der genannten Personengruppen ist nicht zufällig. Vorgesetzte werden zuerst genannt, dann Kollegen, dann Kunden. Wer Kunden zuerst nennt, wertet das Verhältnis zu Vorgesetzten implizit ab. Auch das ist kein Zufall – es ist Zeugnissprache.

Typische Fehler, die Arbeitgeber machen

Zu allgemeine Tätigkeitsbeschreibung

„Herr Müller war in unserem Unternehmen tätig“ ist keine Tätigkeitsbeschreibung. Sie muss konkret sein: Welche Aufgaben, welche Verantwortung, welche Projekte?

Unbeabsichtigt schlechte Formulierungen

Wer die Zeugnissprache nicht kennt, formuliert oft schlechter als gewollt. „Wir waren mit seiner Arbeit zufrieden“ klingt neutral – ist aber eine schlechte Bewertung.

Widersprüchliche Aussagen

Wenn die Leistungsbeurteilung „gut“ lautet, der Schluss aber nur eine knappe Dankesformel enthält, wirkt das wie ein versteckter Widerspruch. Ton und Inhalt müssen konsistent sein.

Fehlende Angaben als versteckte Botschaft

Wenn du die Beurteilung des Sozialverhaltens weglässt, werden Personaler das als Signal lesen – nicht als Versehen. Vollständigkeit ist keine Option, sondern Pflicht.

Zu späte Ausstellung

Wer das Zeugnis erst nach mehreren Wochen oder auf wiederholtes Nachfragen ausstellt, riskiert nicht nur Ärger, sondern im schlimmsten Fall Schadensersatzforderungen.

Negative Formulierungen ohne rechtliche Grundlage

Du darfst ein schlechtes Zeugnis schreiben – aber nur, wenn du die negativen Aussagen im Streitfall belegen kannst. Wer ein schlechtes Zeugnis ausstellt, ohne dokumentierte Grundlage (Abmahnungen, Gesprächsprotokolle), zieht den Kürzeren vor Gericht.

Checkliste: Arbeitszeugnis rechtssicher ausstellen

Vor dem Schreiben:

• Vollständige Tätigkeitsbeschreibung zusammenstellen (alle relevanten Aufgaben und Verantwortlichkeiten)
• Beurteilungsgrundlage klären: Welche Note soll das Zeugnis widerspiegeln?
• Dokumentation prüfen: Gibt es Abmahnungen oder Gesprächsprotokolle, die eine schlechte Bewertung stützen?

Beim Schreiben:

• Fünfstufige Bewertungsskala konsequent anwenden
• Reihenfolge bei der Verhaltensbeurteilung einhalten (Vorgesetzte → Kollegen → Kunden)
• Keine Angaben weglassen
• Keine widersprüchlichen Aussagen zwischen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
• Schlussformel (Dank, gute Wünsche) nicht vergessen

Formales:

• Datum: Tag des letzten Arbeitstages oder Datum der Ausstellung (nicht beides vermischen)
• Unterschrift: Geschäftsführer oder bevollmächtigte Person mit Nennung der Funktion
• Kein Tipp-Ex, keine Korrekturen – Zeugnis muss makellos sein (sonst Anspruch auf Neuausstellung)

Was Mitarbeiter beanstanden dürfen – und was das für dich bedeutet

Ein Mitarbeiter kann ein fehlerhaftes Zeugnis anfechten und Neuausstellung verlangen. Das passiert häufiger als viele Arbeitgeber erwarten – besonders bei versteckten negativen Formulierungen oder unvollständigen Tätigkeitsbeschreibungen.

Im Streitfall liegt die Beweislast grundsätzlich beim Arbeitgeber, wenn er eine unterdurchschnittliche Bewertung ausstellt – der Mitarbeiter muss zunächst eine durchschnittliche Bewertung darlegen, der Arbeitgeber muss dann die schlechte Beurteilung belegen. Die genaue Verteilung hängt vom Einzelfall ab; wer auf der sicheren Seite sein will, dokumentiert Leistung und Verhalten laufend.

Gut formuliert ist halb gewonnen

Ein Arbeitszeugnis ist kein bürokratischer Akt, sondern ein rechtlich relevantes Dokument – mit eigenem Regelwerk, eigener Sprache und echten Konsequenzen bei Fehlern. Wer die Zeugnissprache nicht kennt, formuliert unbeabsichtigt schlechter als gewollt. Wer wesentliche Angaben weglässt, sendet Signale, die er nicht senden wollte.

Die gute Nachricht: Die Regeln sind lernbar. Wer den Aufbau kennt, die Bewertungsskala versteht und die typischen Fehler vermeidet, stellt rechtssichere Zeugnisse aus – ohne Juristen und ohne stundenlange Recherche.

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