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MOCO – die Agentursoftware im Test

MOCO Agentursoftware
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Ich bin für meine Kunden ja immer auf der Suche nach neuer und besserer Software

Am liebsten natürlich die eierlegende Wollmilchsau: Buchhaltung, CRM, Projektmanagement und interne Wissensdatenbank in einem. Tolle Exportmöglichkeiten und individuelle Anpassungen per Mausklick. Auswertungen in allen Variationen, Mehrplatzfähig. Mit allem Zipp und Zapp, aber natürlich nicht so teuer.

Alle Funktionen, perfekt auf einen zugeschnitten und trotzdem möglichst einfach? Wir wissen selbstverständlich alle, dass es keine Standardsoftware gibt, die alles kann.

Daher versuchen wir möglichst nahe dran zu kommen. Wichtig ist ja an erster Stelle, dass eine Software Zeit spart und einem den Arbeitsalltag einfacher macht!

Heute im Test: MOCO – eine Cloud Software für Agenturen, Beratungen & Dienstleister.

Was ist MOCO?

Dies sagt MOCO über sich selbst:

Die Agentursoftware MOCO (MObile COmpany) ist für kleine bis mittlere Agenturen, Beratungen und Dienstleistungsunternehmen gemacht, die auf Projektbasis arbeiten und verrechnen. Es geht um die Projektadministration vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung (Akquise > Einsatzplanung > Zeiterfassung > Abrechnung) und den schnellen Überblick zum eigenen Business.

MOCO reduziert auf das Wesentliche zugunsten der Bedienbarkeit – im Gegensatz zu Konkurrenten, die haufenweise Funktionen haben, bei denen aber die Bedienerfreundlichkeit zu wünschen übrig lässt. Design ist hier nicht nur Make-Up, das Marketing nicht nur leere Phrasen. Einfachheit ist Konzept – was sich auch darin niederschlägt, dass MOCO keine Kündigungsfristen hat, 30 Tage kostenlos getestet werden kann und auch der persönliche Support im Abo-Preis von 9 Euro pro Monat inklusive ist.

Schauen wir also mal, wie einfach MOCO wirklich ist, und ob alle (für mich) wichtigen Funktionen vorhanden sind :-)

Die Funktionen von MOCO

Die Software konzentriert sich auf die Projektadministration vom ersten Kontakt bis hin zur Abrechnung. Kernbereiche sind hier

  • Akquise (Leads und Angebote)
  • Projekte (Budgetkontrolle, Rentabilität, Drittkosten)
  • Zeiterfassung (Projektzeiten, Arbeitszeit, Stundenauszüge)
  • Kapazitätsplanung (Auslastung, Kapazitäten, Abwesenheiten)
  • Abrechnung (Rechnungen, Debitorenmanagement, Mahnungen)
  • Plakative Berichte (Unternehmen, Kunde, Projekt, Mitarbeiter)

MOCO lässt ganz bewusst Taskmanagement und Collaboration außen vor, da es hier bereits sehr gute und beliebte Tools gibt – wie z.B. Trello, Asana oder Jira. MOCO bietet hier eine einfach aktivierbare Integration. Mithilfe von Zapier lassen sich außerdem ohne Programmierkenntnisse verschiedenste Businesstools verbinden.

Daumen hochFinde ich schon mal gut, dass man sich auf das konzentriert, was man kann und keine Wunder verspricht, die dann leider in der Praxis doch nicht so 100% funktionieren. Da habe ich schon ganz andere Sachen erlebt und das ist dann sehr sehr ärgerlich!

Projekte verwalten

Das ist der Kernbereich von MOCO!

Alle Dienstleister, die auf Projekten arbeiten kennen Fragen wie: wer hat wann Zeit? Soll es ein Angebot nach Aufwand oder pauschal sein? Wie hoch ist der Stundenverrechnungssatz der verschiedenen Mitarbeiter? Wie kalkuliere ich interne und externe Kosten? Ist das Projekt noch in der Angebotsphase oder bereits beauftragt? Und schließlich: rechnet sich das Ganze überhaupt?

Alle diese Bereiche deckt MOCO ab.

Online-Zeiterfassung

Als Dienstleister verkauft man in der Regel seine Arbeitszeit. Ob pauschal oder nach Aufwand abgerechnet wird – es immer wichtig zu wissen, wie rentabel das Projekt ist. Deshalb ist die Projektzeiterfassung und Budgetkontrolle ein sehr wichtiges Instrument, um offenzulegen wie effizient gearbeitet wurde und ob das Budget ausreichend ist.

Nur so kann intern laufend optimiert werden was Angebote und Mitarbeiter angeht. Auch Zusatzaufwände können dem Kunden rechtzeitig und transparent kommuniziert werden – was die Chance diese verrechnen zu können, erhöht.

In MOCO erfasst man Projektzeiten online oder von unterwegs mit der Mobile App.

Optional kann auch die Arbeitszeit (Arbeitsstart, Pausen, Arbeitsende) erfasst werden.

Wie viele Stunden können noch auf ein Projekt gebucht werden? In MOCO kann man die Reststundenanzeige aktivieren – so wird in der Zeiterfassung angezeigt, wie viele Stunden das Budget noch hergibt.

Einsatz- & Kapazitätsplanung

Wer hat wann für welches Projekt Zeit? Reichen meine internen Kapazitäten oder muss ich mit Freelancern arbeiten?

Einsatzplanung ist immer wieder ein komplexes Thema und ab einer gewissen Unternehmensgröße eigentlich nur noch mit einer guten Software wirklich zu bewältigen.

MOCO setzt bei der Einsatzplanung auf eine einfache Handhabung. Projekte werden langfristig eingeplant, um zu sehen wie die Mitarbeiter ausgelastet sind und wo Kapazitäten für potentielle neue Projekte verbleiben.

Dabei verzichtet MOCO auf eine Detailplanung, die in der heutigen Realität schnell überholt ist. Es werden größere Projekte eingeplant und Raum für Kleinprojekte und Unvorhergesehenes in Form einer Pufferzeit gelassen. Wieso das eine effiziente und zeitsparende Methode ist lesen Sie hier.

Abrechnung

Das Projekt ist rum und endlich kann die Rechnung erstellt werden – herrlich! Rechnungen schreiben ist für mich persönlich immer eine Freude, denn ohne Rechnung kein Geld!

MOCO unterstützt auch hier vollumfänglich. Vom individuellen Rechnungslayout, einer flexiblen Rechnungserstellung über den Versand per E-Mail bis hin zum Debitorenmanagement und Mahnung.

Es kommt ja leider doch immer mal vor, dass man Kunden an überfällige Rechnungen erinnern muss…

Akquise & Angebote

Dieser Bereich ist wirklich super in MOCO: Nicht nur erstellt man im Bereich Akquise Angebote – man kann potentielle Projekte (sogenannte Leads) zuverlässig bis zum Abschluss verfolgen. Hierbei lässt sich auswerten ob genug potentielle Projekte in der Pipeline sind bzw. mit wieviel wahrscheinlichen zukünftigen Umsatz man rechnen kann.

Selbstverständlich lassen sich aus den potentiellen Projekten inkl. Angeboten ganz easy per Klick in echte Projekte erstellen. Wäre ja auch blöd, wenn man die ganzen Daten später nochmal neu eingeben müsste, oder?

Kontakte verwalten

Kontakte verwalten, suchen und sortieren – eine Basisfunktion jeder Software, die sich mit dem Thema Projektmanagement beschäftigt – so auch von MOCO.

Berichte aller Art

Und was macht MOCO jetzt mit den ganzen Daten? Natürlich aggregieren und auswerten! Was denn sonst :-)

Die Berichte auf Unternehmensebene zu Kundenumsatz, Projektrentabilität, Zeiterfassung und Auslastung der Mitarbeiter – sowie Berichte zum einzelnen Kunden, Projekt und Mitarbeiter – alles jeweils plakativ auf einer Seite dargestellt, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen – sehr schön!

Erstes Fazit

Daumen hochIch finde, dass sieht alles toll aus! Die wichtigsten Funktionen für ein erfolgreiches Projektmanagement sind vorhanden und das sogar noch in einer modernen und ansprechenden Optik – was will man mehr?

MOCO – los geht’s!

Ich melde mich jetzt an und schaue mal unter die Motorhaube :-)

Anmeldung

Bei MOCO kann man sich für 30 Tage unverbindlich anmelden. Einfach die wichtigsten Daten eingeben und schon geht es los.

Daumen hochWas mit sehr gut gefällt: Nach Ablauf der Testphase entscheide ich selbst, ob ich MOCO abonnieren möchte. Eine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abo findet nicht statt. Im Zweifel muss ich mich also um nichts mehr kümmern, wenn MOCO dann doch nicht das richtige Tool für mich ist.

Einstellungen für MOCO

Klar, damit geht es los: erstmal die wichtigsten Daten eintragen und die Grundeinstellungen vornehmen – Abrechnungsart, Umsatzsteuersatz, Firmenlogo, Zugriffsrechte usw.

Auch die Standardleistungen kann ich hier festlegen, dann muss ich das nicht bei jedem Projekt neu machen. Sehr gut. Stundensätze kann ich auch vordefinieren und für die Mitarbeiter zusätzlich noch einen internen Verrechnungssatz, damit ich später die Projektrentabilität ermitteln kann.

„Eigene Felder“ kann ich auch anlegen, wenn ich z.B. die Projekt- oder Kundeninfos erweitern möchte.

Zack – fertig. Das ging schnell :-)

Weiterhin können noch diverse Einstellungen zu den Funktionsbereichen gemacht werden. Es gibt auch einen Leistungskatalog in dem man Positionen für Angebote und Rechnungen vordefinieren kann.

Kleiner Hinweis: um später zurück zu den Einstellungen zu gelangen, muss man oben rechts auf ein winzig kleines Zahnrad-Symbol klicken. Etwas versteckt wie mir scheint – aber vermutlich werde ich mich zukünftig in den Einstellungen selten aufhalten.

Endlich geht es richtig los!

Insgesamt ist MOCO in fünf Bereiche unterteilt, mit denen ich meine Projekte steuern kann:

MOCO - Menüstruktur

MOCO – Menüstruktur

Akquise

In diesem Bereich kann ich meine Leads anlegen, Aktivitäten erfassen und mir anzeigen lassen, wann die nächste Aktion ansteht um das potentielle Projekt zum Abschluss zu bringen.

Ah – die vorher in den Einstellungen definierten Akquisestufen inkl. Wahrscheinlichkeit nutzen mir hier, um mir den wahrscheinlichen zukünftigen Umsatz anzuzeigen.

In der Akquisephase eines Leads wird in der Regel auch das initiale Angebot erstellt. Dies mache ich hier ganz einfach im Lead und nutze gleich ein zuvor im Leistungskatalog vordefiniertes Musterangebot.

Habe ich vom Kunden die Zusage bekommen, kann ich aus dem Lead einfach ein Projekt erstellen und das Angebot wird zwecks Abrechnung verknüpft.

Das mach ich jetzt aber mal noch nicht sondern gehe direkt weiter zu „Projekte“

Projekte

Was schön ist an MOCO: in jedem Bereich werden direkt Links zu hilfreichen Erklärungs-Texten angezeigt! Super Sache – so steht man nicht vor leeren Seiten und hat eine erste Orientierungsmöglichkeit.

Ein neues Projekt anzulegen ist ganz easy: die Nummer wird (wie von mir in den Einstellungen definiert) automatisch vergeben, dann einfach den Kunden wählen (neu oder aus dem Bestand), Leistungen hinzufügen und bei Bedarf budgetieren, ein Team zuweisen – schon ist das Projekt erzeugt!

Unter „Angebote“ sind Angebote aus Leads verknüpft oder es können während des Projekts weitere Kostenvoranschläge erstellt werden.

Planung

Aha, kommen wir also zur Einsatzplanung!

Hier kann ich mein Personal auf die verschiedenen Projekte verplanen.  Ob halbtags, ganztags oder als Serie  – verschiedenen Möglichkeiten stehen zur Auswahl. Ich trage jetzt erstmal die Terminserie Urlaub ein – das wichtigste zuerst :-)

MOCO - Terminserie eintragen

MOCO – Terminserie eintragen

Damit ich die Planung mit mehreren Mitarbeitern testen kann, müsste ich unter „Personal“ mehrere Personen hinzufügen. Das ist mir gerade zu mühsam.

Auf der Website sehe ich, wie das Ganze aussieht, wenn ich mehr Mitarbeiter hätte:

MOCO - Einsatzplanung

(1) Projektfeld anklicken und planen. Per Rechtsklick kann hier auch Farbe und Kürzel geändert werden (2) Projekte und Teams auswählen, Serie eintragen oder löschen (3) Per Draggen (= Klicken, halten und in die eine oder andere Richtung ziehen) Zeitstrahl bewegen

Zeiterfassung

Hier gibt es das, was man erwartet: ich kann meine Projektzeiten manuell oder per Stoppuhr erfassen und den einzelnen Projekten und Tätigkeiten zuordnen.

Auswerten kann ich das Ganze später entweder als  Stundenauszug oder Soll-Ist-Vergleich. Mehr braucht man eigentlich nicht.

Abrechnung

In diesem Bereich sehe ich meine Rechnungen. Schön übersichtlich unterteilt nach  Erstellt, Verschickt, Überfällig, Teilw. Bezahlt, Bezahlt und Abgeschrieben.

Hier kann ich auch erfassen, wenn ein Kunde bezahlt hat:

MOCO - Abrechnungen

MOCO – Abrechnungen

Rechnungen und Zahlungen kann ich auch noch für die Buchhaltung exportieren – sehr gut.

Berichte aus MOCO

Kommen wir zum letzten Teil meines Test: den Auswertungen. Denn was nützen mir die tollsten Daten, wenn ich nachher nicht meine Schlüsse daraus ziehen kann :-)

Die Unternehmensberichte sind aufgeteilt in die Themen Unternehmen, Kunden, Projekte, Zeiterfassung, Kapazität und Abwesenheiten.

So habe ich schnell im Blick, wo ich stehe und wo ich ggfs. nachsteuern muss – prima!

MOCO - Berichte

MOCO – Berichte

Mein Fazit

Daumen hochMein erster Eindruck von MOCO: ordentlich gemacht! Für kleine Unternehmen, die auf Projekten arbeiten, bietet MOCO schon sehr sehr viel.

Also: ein interessantes Tool, das definitiv einen zweiten Blick wert ist!

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Noch mehr Software-Tests

Und hier eine Übersicht aller von mir getesteten Software für kleine Unternehmen, vielleicht ist ja für euch etwas Passendes dabei:

Software im Test

Übrigens: wenn ihr möchtet, dass ich auch eure Software mal unter die Lupe nehme, schickt mir einfach eine Mail an info@das-unternehmerhandbuch.de – ich freu mich drauf!

Fotos: MOCO

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