Die Weihnachtsfeier ist keine reine Freude – steuerlich jedenfalls nicht. Wer als Arbeitgeber sein Team einlädt, muss wissen, was der Freibetrag erlaubt, was eingerechnet wird und was passiert, wenn die Kosten das Limit überschreiten.
Seit 2015 gelten klare Regeln: 110 Euro pro Kopf steuerfrei, maximal zwei Feiern pro Jahr, alle Kosten inklusive. Wer das nicht im Griff hat, zahlt drauf – oder sein Team zahlt drauf, was noch unangenehmer ist.
Freibetrag, nicht Freigrenze – ein wichtiger Unterschied
Das ist der häufigste Irrtum beim Thema Betriebsfeier: Viele glauben, es handele sich um eine Freigrenze. Das ist falsch. Seit 2015 gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter und Feier.
Der Unterschied ist erheblich: Bei einer Freigrenze wäre der gesamte Betrag steuerpflichtig, sobald auch nur ein Euro überschritten wird. Beim Freibetrag wird nur der übersteigende Betrag versteuert. Kosten die Feier 130 Euro pro Kopf, sind 110 Euro steuerfrei und 20 Euro steuerpflichtig.
Der Betrag von 110 Euro ist ein Bruttobetrag und gilt pro Mitarbeiter – nicht pro Gast. Was das bedeutet, wenn Familienmitglieder mitkommen, erklärt der nächste Abschnitt.
Was alles eingerechnet wird
Seit 2015 zählen alle Kosten der Veranstaltung in die 110-Euro-Grenze – nicht nur Essen und Getränke. Das erfasst:
- Saalmiete
- Catering und Getränke
- Musik, DJ, Künstler
- Transport und Transfers
- Übernachtungskosten (wenn die Feier mehrtägig ist)
- Geschenke anlässlich der Feier bis zu 60 Euro brutto pro Person
Die Gesamtkosten werden durch die Anzahl aller Gäste geteilt – also Mitarbeiter plus mitgebrachte Begleitpersonen. Die Kosten für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Kommt ein Mitarbeiter mit Partner und Kind, trägt er steuerlich die Kosten für alle drei.
Rechenbeispiel: Gesamtkosten 5.000 Euro brutto, 10 Mitarbeiter, 5 davon mit einer Begleitperson = 15 Gäste. Kosten pro Gast: 333 Euro. Kosten je Mitarbeiter ohne Begleitung: 333 Euro. Kosten je Mitarbeiter mit Begleitung: 666 Euro. Beide Werte überschreiten den Freibetrag von 110 Euro deutlich.
Tipp: Kommen weniger Personen als eingeladen, dürfen die Kosten für nicht erschienene Gäste (z.B. gebuchte Speisepauschalen) aus der Gesamtsumme herausgerechnet werden.
Maximal zwei Feiern pro Jahr
Der Freibetrag gilt nur für zwei Betriebsfeiern im Jahr. Wer drei oder mehr ausrichtet, muss entscheiden, welche zwei unter den Freibetrag fallen – das Gesetz lässt diese Wahlfreiheit ausdrücklich.
Die sinnvolle Strategie: Die zwei kostspieligsten Feiern werden dem Freibetrag zugeordnet, die günstigste gilt als voll steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das kann die Steuerlast deutlich senken.
Feiern, die nur für eine Abteilung oder einen Teil der Belegschaft ausgerichtet werden, gelten steuerlich nicht als Betriebsfeier im Sinne dieser Regelung – sie unterliegen anderen Voraussetzungen.
Was passiert, wenn der Freibetrag überschritten wird
Der übersteigende Betrag ist Arbeitslohn und grundsätzlich steuerpflichtig. Der Arbeitgeber hat dann zwei Optionen:
- Option 1: Der Mitarbeiter versteuert den Betrag nach seinem persönlichen Steuersatz. Das ist rechtlich sauber, aber wenig attraktiv – wer zum Feiern einlädt und danach eine Steuernachricht verschickt, hinterlässt einen schlechten Eindruck.
- Option 2: Der Arbeitgeber übernimmt die Versteuerung pauschal mit 25 Prozent gemäß § 40 EStG. Der Betrag ist dann für den Mitarbeiter steuerfrei, und der Arbeitgeber trägt die Pauschalsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer.
In der Praxis ist Option 2 die sauberere Lösung. Sie vermeidet Unruhe in der Belegschaft und ist administrativ überschaubar. Der Arbeitgeber kann die Pauschalsteuer zudem als Betriebsausgabe absetzen.
Vorsteuerabzug: Achtung bei der Umsatzsteuer
Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, sollte wissen: Der Vorsteuerabzug aus den Kosten der Betriebsfeier ist auf 110 Euro netto pro Kopf begrenzt (§ 15 UStG). Alles darüber hinaus ist vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Das bedeutet: Auch wenn die Gesamtkosten höher liegen und der übersteigende Betrag einkommensteuerlich durch Pauschalversteuerung abgedeckt ist – für die Umsatzsteuer gilt die 110-Euro-Netto-Grenze hart.
Dokumentation: Ohne Belege kein Freibetrag
Das Finanzamt erkennt den Freibetrag nur an, wenn die Feier ordentlich dokumentiert ist. Dazu gehören zwingend:
- Teilnehmerliste mit Namen aller Gäste – Mitarbeiter und Begleitpersonen
- Gesamtkostenaufstellung mit allen Einzelpositionen
- Belege für alle Ausgaben
Ohne Teilnehmerliste kann der Betrag pro Kopf nicht nachgewiesen werden. Fehlt die Liste, kann das Finanzamt den gesamten Betrag als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln. Das ist keine Schikane – es ist die logische Konsequenz, wenn die Grundlage der Berechnung fehlt.
Hinweis für kleine Teams: Auch wer nur drei Mitarbeiter hat, sollte die Teilnehmerliste führen. Der Aufwand ist minimal, das Risiko ohne Liste unnötig hoch.
Geschenke anlässlich der Feier
Sachgeschenke, die im Rahmen der Betriebsfeier überreicht werden, fließen in den 110-Euro-Freibetrag ein – bis zu einem Wert von 60 Euro brutto pro Person. Liegt der Wert des Geschenks über 60 Euro, ist der gesamte Geschenkwert separat und vollständig zu versteuern; er fällt dann nicht mehr unter den Freibetrag.
Wichtig: Für die 60-Euro-Grenze bei Geschenken gilt eine Freigrenze, kein Freibetrag. Hier ist der Begriff also tatsächlich korrekt – wer 61 Euro schenkt, versteuert den ganzen Betrag.
Die Regelungen gelten seit 2015 – und könnten sich ändern
Die hier beschriebenen Regelungen – Freibetrag 110 Euro, zwei Feiern pro Jahr, Einbezug aller Kosten – gelten seit dem Jahressteuergesetz 2015 und sind seitdem unverändert. Steuerrecht ändert sich. Wer auf Nummer sicher gehen will oder eine größere Feier plant, sollte das mit einem Steuerberater abstimmen.
Eine ausführlichere Darstellung mit Rechenbeispielen für verschiedene Konstellationen – auch mit externen Gästen – findest du in unserem Artikel Betriebsfeier: Da freut sich das Finanzamt.
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