Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, wird sich auf viele Veränderungen einstellen müssen. Manche davon können gerade zu Beginn noch gänzlich neu und unbekannt sein – der Eintrag ins Handelsregister beispielsweise, die erste eigene Steuererklärung als Unternehmer, das Einstellen der neuen Mitarbeiter.
Viele dieser Aufgaben können junge und ambitionierte Unternehmer überfordern oder ihnen den sprichwörtlichen letzten Nerv rauben. Andere wiederum lassen sich praktisch im Vorbeigehen erledigen und müssen nicht zwangsläufig viel Zeit, Vorarbeit und lästiges Haare raufen in Anspruch nehmen.
Eine optimale Vorbereitung ist bei diesen Dingen das Entscheidende.
Die Rede ist hierbei selbstverständlich auch von sämtlichen Arbeiten, die im Büro anfallen. Jeder Unternehmer muss sich mit der eigenen Bürotätigkeit früher oder später abfinden. Das gilt für einen freiberuflich arbeitenden Künstler in ebensolchem Maße wie für einen Handwerker oder einen Rechtsanwalt.
Selbstverständlich besteht die Möglichkeit die eigene Büroarbeit langfristig an ein externes Unternehmen abzugeben oder einen Mitarbeiter hierfür einzustellen, aber derartige Vorhaben erfordern ein gewisse finanzielle Voraussetzung, die gerade junge und frischgebackene Unternehmer oftmals noch gar nicht leisten können oder wollen.
Genau aus diesem Grund werden nachfolgend ein paar Tipps gegeben, wie sich die Büroarbeit im eigenen Unternehmen gerade zu Beginn ein wenig effizienter und müheloser gestalten lässt. Einige dieser Tipps mögen im ersten Fall vielleicht ein wenig banal wirken, werden aber trotzdem leider viel zu häufig nicht beachtet.
Tipp 1: Großes Reinemachen für mehr Durchblick
Gerade bei Unternehmensgründern fallen in den ersten Wochen derart viele Aufgaben und Termine an, dass im Büro oft schon nach wenigen Tagen ein heilloses Durcheinander herrscht. Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Papierberge, Formulare und Unterlagen sind nicht aufzufinden und den eigenen und dabei doch so wichtigen Kalender haben die Unternehmer schon seit einigen Tagen nicht mehr zu Gesicht bekommen, weil er irgendwo im Chaos verschwunden ist.
Ein umfassendes Reinemachen ist in diesem Fall die einzige Möglichkeit, um wieder Herr über das eigene Schiff zu werden. Der FOCUS beschreibt in Zusammenarbeit mit Tiki Küstenmacher, der den Beratungsdienst Simplify your Life ins Leben gerufen hat, wie genau ein solches Reinemachen auf dem eigenen Schreibtisch am besten auszusehen hat: Radikal. Alles muss runter und anschließend neu sortiert werden. Dabei erhalten zukünftig jedoch nur noch die wichtigsten Gegenstände einen Platz auf dem Schreibtisch. Nur was dort regelmäßig gebraucht wird, darf auch dort bleiben. Alles andere muss in Schubladen, Ordnern oder Kartons verschwinden.
Tipp 2: Sortieren geht über studieren
Wenn die Papiere auf dem Schreibtisch verschwinden sollen, empfiehlt es sich nicht, diese einfach stapelweise neben dem Schreibtisch zu positionieren. Stattdessen sollte von Anfang an ein System etabliert werden, dass dabei hilft die einzelnen Papiere sinnvoll zu sortieren und anschließend zu verwahren. Zu empfehlen sind hierfür beispielsweise bedruckte Ordner. Damit lässt es sich nicht nur auf den ersten Blick erkennen, wie es um den Inhalt des betreffenden Ordners bestellt ist, sondern es wird gleichzeitig auch ein optisch positiver Anblick geschaffen. Dies kann besonders dann imponieren, wenn Kunden im eigenen Büro auftauchen.
Wer sich allerdings Ordner anschafft, sollte unbedingt darauf achten, dass diese auch wirklich sinnvoll gefüllt werden. Es lohnt sich nicht einen Ordner zu beschriften, wenn sich aufgrund der eigenen Unachtsamkeit letztendlich doch nicht das in der Mappe befindet, was durch die Aufschrift verkündet wird.
Tipps zur richtigen Ordnerstruktur haben wir ja schon einmal gegeben :-)
Tipp 3: Mehr ist mehr
Der dritte Tipp ist in gewisser Weise eine allgemeine Regel, die bei der eigenen Büroorganisation helfen soll, und die auch schon bei den beiden anderen Punkten angeklungen ist.
Wer sein eigenes Büro als Unternehmensgründer in Schuss halten möchte, muss eigentlich gar nicht zu viel tun. Je genauer der Unternehmer sortiert, je akribischer er beschriftet und je schneller er sich von überflüssigen Dingen trennt, umso leichter fällt es, die einmal geschaffene Ordnung im eigenen Büro zu bewahren.
Viele Unternehmer müssen sich an diese Vorgehensweise zwar erst noch gewöhnen, aber mit der Zeit und ein wenig gutem Willen, kann das eigene Bürochaos auf diese Weise sicher besiegt werden.