Reisekosten abrechnen – so geht’s!

Reisekosten abrechnen – so geht’s!

Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen.
(Matthias Claudius)

Im geschäftlichen Umfeld muss er außerdem meistens noch eine Reisekostenabrechnung machen und sich mit den unzähligen Belegen rumschlagen, die sich im Portemonnaie angesammelt haben…

ACHTUNG: ab dem 01.01.2014 hat sich so einiges geändert! Hier geht’s zum Update: Reisekostenabrechnung – so geht’s ab 2014

Welche Reisekosten es gibt und wie diese korrekt berechnet werden, beschreiben wir im heutigen Artikel. Außerdem gibt es natürlich auch FAQ, Beispiele und eine Reisekostenabrechnung-Vorlage zum Download!

Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.

Sie setzen sich aus folgenden Kostenarten zusammen:

Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten zählen die Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts-(Dienst-)reisen.

Bei Benutzung eines Mietwagens oder eines öffentlichen Verkehrsmittels (Flugzeug, Zug, Nahverkehr, Fähre oder Taxi) sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe (Belegabrechnung) zu erstatten.

Verwendet man dagegen ein Privatfahrzeug, stehen verschiedene Varianten zur Auswahl:

  1. Abrechnung der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis
  2. Abrechnung eines – anhand von tatsächlichen Kosten ermittelten – fahrzeugindividuellen Kilometersatzes
  3. Abrechnung einer Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenen Auto-Kilometer. Bei Benutzung eines Motor- oder Fahrrades verringern sich die Sätze – siehe unten. (Dies ist die am häufigsten gewählte Variante, da sie am wenigsten Umstände macht.)

Zu 1.: Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann auch dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen (Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung, Abschreibung, Betriebskosten, Reparaturen und Pflegedienst) in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.

Zu 2.: Eine Pauschalierung setzt voraus, dass der Umfang der auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer festgehalten wird (z. B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung).

Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz kann durch Einzelnachweis über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt werden und auch in den Folgejahren – bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse – angewendet werden.

Zu 3.: Die deutsche Kilometerpauschale beträgt bei Kraftwagen 0,30 €, bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 € und bei Fahrrädern 0,05 € für den gefahrenen Kilometer. Für die Mitnahme jedes weiteren Teilnehmers an der Dienstreise erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 € und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 €.

Mit diesen Pauschbeträgen sind sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten, also insbesondere Kraftfahrzeugsteuern, Versicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Aufwendungen für die Garage und die Zinsen für einen Kredit zur Anschaffung eines Pkw.

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Übernachtungskosten

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Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement und Zweitwohnung) abzurechnen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten, sondern ggfs. Reisenebenkosten.

Ist die Hotelrechnung inkl. Frühstück und lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 EUR (20 % von 24 EUR) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand (Link zur aktuellen Liste) zu kürzen.

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Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.

Pauschalbeträge für die Verpflegungsmehraufwendungen werden Verpflegungsmehraufwand-Tagegeld-Pauschalen (VTP) genannt (umgangssprachlich gerne auch “Spesensätze”). Werden dem Reisenden vor Ort z.B. Frühstück oder Mittagessen gestellt, so sind die Tagespauschalen um 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittagessen bzw. Abendessen zu kürzen (Achtung: Prozentberechnung immer mit dem 24-Stunden-Satz als Basis). Sofern ein Minusbetrag errechnet wird, wird dieser nicht angerechnet, sondern die Erstattung auf 0 EUR gesetzt.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen, die meistens über den inländischen Pauschalen liegen. Für in der Liste nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. (Link zur aktuellen Liste)

Besonderheiten bei Auslandsreisen

  • Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
  • Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.
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Reisenebenkosten

Aus Anlass einer Dienstreise sind die verschiedensten Nebenkosten denkbar: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Umbuchungs- und Stornokosten bei Flug- und Fährtransporten. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit dieser Kosten ist der belegmäßige Nachweis. Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Parkuhren, Trinkgelder und ähnliches können durch Eigenbelege glaubhaft gemacht werden. (Wie man einen Eigenbeleg erstellt erläutern wir in einem der kommenden Artikel.)

ACHTUNG: Niemals Belege (Barbelege / Kreditkartenbelege oder Rechnungen) zerschneiden bzw. zerschnitten aufkleben.
Sicherlich ist dies zum Kopieren einfacher aber: Zerschnittene Belege verlieren ihre Gültigkeit und werden bei einer Betriebsprüfung nicht mehr akzeptiert.

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Beispiele für Reisekostenabrechnungen

A. Tagesreise nach Prag von München aus, 1 Person

Reisedauer 15 Stunden / Mittagessen wird gestellt / An- & Abreise mit dem Flugzeug:

  • Fahrtkosten = Flugkosten gem. Beleg
  • Übernachtungskosten = keine
  • Verpflegungsmehraufwendungen = 16 EUR (Satz für mind. 14 Stunden) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 6,40 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Taxikosten gem. Beleg

B. 2-Tagesreise nach Prag von München aus,  4 Personen

Reisedauer 17 Stunden an Tag 1 und 13 Stunden an Tag 2 / Frühstück & Abendessen werden gestellt / An- & Abreise gemeinsam mit dem PKW:

  • Fahrtkosten bzw. Kilometerpauschale = 2 x 400 km x 0,36 EUR (0,30 EUR + 3 x 0,02 EUR für Mitfahrer) = 288 EUR
  • Übernachtungskosten = 4 Hotelzimmer à 75 EUR gem. Beleg = 300 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 1 = 16 EUR (Satz für mind. 14 Stunden) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 6,40 EUR x 4 = 25,60 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 2 = 8 EUR (Satz für mind. 8 Stunden) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 3,20 EUR x 4 = 12,80 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Parkgebühren gem. Beleg
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FAQ

WO ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Dort wo die Dienstreise tatsächlich beginnt und dort wo die Dienstreise tatsächlich endet.

Ein paar einfache Beispiele:

  • Start im Büro: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Büro
  • Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Wohnsitz
  • Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreise beginnt ab fremder Wohnsitz (fremder Wohnsitz soll heißen, z.B. wenn man im Hotel, bei den Eltern oder dem Partner/in übernachtet hat u. von dort aus startet)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreise.

WANN ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Es gelten die tatsächlichen Abreise- bzw. Ankunftszeiten am Ort von Beginn & Ende der Reisetätigkeit.

Ein paar einfache Beispiele:

  • Start im Büro: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Büros
  • Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Wohnsitzes (d.h. die Anreise zum Flughafen zählt schon zur Reisezeit)
  • Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des fremden Wohnsitzes (d.h. auch hier zählt die Anreise zum Bahnhof schon zur Reisezeit)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreisezeit. Erst wenn man die finale Destination wirklich erreicht hat endet die Dienstreise (so zählen z.B. Verzögerungen durch Stau o.ä. zur Dienstreisezeit dazu).

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Reisekostenabrechnung-Vorlage

Gibt es eine VORLAGE für das alles?

Ja – hier: Reisekostenabrechnung Formular ;-)

Achtung: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 und R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 und R 9.11 Absatz 8 LStR); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

Mehr Informationen

Weitere Informationen findet man auf Wikipedia unter Reisekosten.

Mehr Infos zu Finanzthemen findet ihr außerdem in der Kategorie „Finanzen“.

Foto: Marc Tarlock / pixmac


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Heike Lorenz

Diplom-Kauffrau und Kulturmanagerin. 15 Jahre Erfahrung als kaufmännische Projektleiterin in verschiedenen Kulturbetrieben und Eventagenturen. Seit 2005 selbständig als freiberufliche Unternehmensberaterin im Bereich Organisation, Controlling und Projektmanagement. Schwerpunkte: kleine und mittelständische Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich. Mehr unter LORENZ consultants.

Kommentare (24) Schreibe einen Kommentar

  1. Pingback: Künstlersozialkasse – Grundwissen

  2. Hallo Heike,

    ich gebe Dir Recht, nur um die Reisekosten abzurechnen ist der Weg etwas weiter. Macht für alle Sinn die Reisekosten in Zusammenhang mit Projekten und Rechnungen abrechnen wollen.

    Danke und beste Grüße sendet
    Gerald

    Antworten

      • Ja, die Idee ist, Freiberufler bei Ihrer Projektarbeit zu unterstützen. Die Abrechnung erfolgt in der Software, kann aber kostenlos getestet und genutzt werden.

      • Hm, ganz ehrlich?
        Ich melde mich nicht für eine Software an, nur um den Reisekostenrechner zu nutzen… Das mache ich nur, wenn ich auch den Rest der Software nutzen möchte…
        Sorry, aber da finde ich meinen zum Download besser, der ist ja auch inkl. aller Tagessätze im In- & Ausland.

        Viele Grüße
        Heike Lorenz

  3. Sehr geehrte Frau Lorenz,

    Ihr Reisekosten Formular zur Abrechnung ist zwar sehr gut, jedoch scheinen manche Pauschbeträge nicht korrekt zu sein. Mir fiel bei kurzer Durchsicht auf, dass Ihre Pauschalen für China (Hong Kong) noch auf dem Stand von 2010 sind. Vielleicht ist Ihnen beim Abgleich hier ein Flüchtigkeitsfehler unterlaufen.

    MfG

    Antworten

  4. Ich führe ein Fahrtenbuch. Reicht es dass ich das kopiere und die entspr. Tage für die ich den verpflegungsmehraufwand geltend machen will entsprechend markiere? Oder muss ich für jede Dienstreise ein Formular ausfüllen und ausdrucken? Bzw. Kann bzw. Soll/muss ich eine Excel Tabelle anlegen?

    Antworten

    • Hallo Ari,
      deine Frage ist etwas komplexer, als man auf den ersten Blick meint ;-)

      Ich versuche sie jetzt mal nach bestem Wissen zu beantworten (ich bin aber kein Steuerberater – nur mal am Rande), wobei ich keine finale Antwort geben kann, denn wie immer kommt es auf den speziellen Fall an:

      1. Weder Excel noch ein bestimmtes Formular sind verpflichtend. Sie helfen beide lediglich den Überblick zu behalten, wenn die Reisen komplexer sind.
      2. Stellt sich als nächstes die Frage, ob du die Verpflegungsmehraufwendungen bei der Einkommenssteuer oder in deiner Einnahme-Überschuss-Rechnung oder bei deinem Arbeitgeber geltend machen möchtest? Je nachdem gibt es bestimmte Felder in den Formularen, wo die Beträge einzutragen sind oder es gibt Vorgaben vom Arbeitgeber.
      3. Ergibt sich aus deinem Fahrtenbuch eindeutig, wie lange deine Reise gedauert hat? Denn je nach Reisedauer kannst Du ja unterschiedlich hohe Beträge geltend machen. Im Ausland wird es dann noch komplexer, denn da gelten je nach Land andere Werte.
      4. Was ist mit Frühstück? Wenn Du ab und zu im Hotel übernachtest, dann musst du ja ggfs. die VTP um 20% kürzen…
      5. Wo schreibst Du den Betrag hin, den du für den jeweiligen Tag geltend machen möchtest? Mit der Hand auf die Kopie?

      Du siehst, das ist alles gar nicht so einfach pauschal zu beantworten…
      Ich finde eigentlich immer, dass eine Liste hilft den Überblick zu behalten ;-)

      Ich hoffe, ich konnte dir ein wenig weiter helfen? Ansonsten kannst Du mir auch einfach mailen, dann beantworte ich deine Frage gerne so gut ich kann.

      Viele Grüße
      Heike

      Antworten

  5. Hallo zusammen,

    ich habe in unserer Firma das Thema Reisebeginn und -ende meiner Geschäftsreise zur Korrektur erhalten.
    Lt. oben genannten Text, erfolgt die Berechnung der Dienstreisezeit ab dem Verlassen des Wohnsitzes (d.h. die Anreise zum Flughafen zählt schon zur Reisezeit). Genau wie das Ende.

    Gibt es einen Gesetzestext von man diesen Passus entnehmen kann?

    Herzliche Grüße,
    Berndt

    Antworten

    • Hallo zurück,
      es gibt mehrere Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen hierzu.
      Am Besten mal hier auf WikiPedia gucken: http://de.wikipedia.org/wiki/Verpflegungsmehraufwand.
      Zusammenfassung: Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Führt jemand an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden.

      Ich hoffe das hilft ein wenig weiter ;-)

      Antworten

  6. Hallo Sebastian,
    guck mal hier: http://www.steuerlinks.de/steuerlexikon/lexikon/bernachtungskosten-bersicht.html.
    Da ist es sehr schön erklärt ;-)

    Zusammenfassung: dein Arbeitgeber darf dir pauschal 20 EUR steuerfrei erstatten, ggü. dem Finanzamt darfst Du aber nur wirklich per Beleg nachgewiesene Kosten geltend machen, falls dein Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt.

    Viele Grüße
    Heike

    (P.S.: Ich bin aber kein Steuerberater + das hier ist daher mein ganz privates Verständnis der Sachlage – nur als Hinweis…)

    Antworten

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