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lexoffice – Online-Buchhaltungsprogramm im Test

lexoffice

Ich teste ja immer mal wieder Buchhaltungssoftware und gucke, ob diese sich für meine Kunden und mich vielleicht lohnt.

Heute schaue ich mir erneut lexoffice* an. Ein Online-Buchhaltungsprogramm von Lexware.

Da hatte ich ja im letzten Jahr schon einmal reingeschaut – mal sehen, wie sich dieses Tool weiter entwickelt hat! Für den Test nutze ich die „große“ Version für 12,90 EUR netto / Monat, um auch wirklich alle Features zu prüfen.

Ich nutze natürlich auch wieder meine Checkliste, mit den für meine Kunden und mich wichtigsten Bereichen inkl. unserer Wunschfeatures, um möglichst schnell entscheiden zu können, ob eine Software-Lösung für uns in Frage kommt. So muss ich nicht unnötig Software installieren und testen, die sowieso nicht so richtig für den speziellen Einsatz bei meinen Kunden oder mir geeignet wäre.

Überblick lexoffice Module

Rechnung & Finanzen

Diesen Bereich umfasst die „kleine“ Version für 4,90 EUR netto / Monat. Sie ist geeignet für alle, die schnell und einfach Rechnungen schreiben, Kunden und Lieferanten verwalten, Online-Banking nutzen und ihre Zahlungseingänge verfolgen wollen. Die Buchhaltung liegt dabei komplett in den Händen des Steuerberaters.

lexoffice Rechnung & Finanzen bietet folgende Features:

  • alle Auftragsarten vom Angebot über Lieferschein bis zur Rechnung und auch Zahlungserinnerungen können hiermit geschrieben werden
  • Online-Banking für Zahlungseingänge und –ausgänge inkl. automatischem Abgleich mit den Belegen
  • einfache und intuitive Kunden-, Lieferanten- und Artikelverwaltung, hilfreich beim Kontaktmanagement
  • kostenfreier Zugang für den Steuerberater mit DATEV-Export-Funktion

Buchhaltung & Finanzen

Bei der „mittleren“ Version für 9,90 EUR netto / Monat kommen weitere Bausteine hinzu. Diese Version ist geeignet für alle, die mehr benötigen als ein einfaches Rechnungsprogramm – nämlich eine Lösung, die zusätzlich zur Rechungsstellung einfach und intuitiv die monatliche Buchhaltung erledigt und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimal unterstützt.

lexoffice Buchhaltung & Finanzen bietet folgende zusätzliche Features:

  • integriertes Kassenbuch für alle Bargeschäfte
  • Kundengenaue Übersicht für offene Posten mit Zahlungserinnerung
  • Einnahmen/Ausgaben-Bericht für einen besseren Finanz-Überblick
  • Umsätze und Kosten planen für mehr Erfolg und Sicherheit
  • Umsatzsteuervoranmeldung selbst erstellen und elstern

Buchhaltung & EÜR

Das ist die „große“ Version für 12,90 EUR netto / Monat, die ich zum Testen benutze. Sie ist die richtige Wahl für alle, die möglichst alles selber machen wollen. Und zwar mit einer Lösung, die zusätzlich zur monatlichen Buchhaltung einfach und intuitiv auch alle Funktionen für den Jahresabschluss mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bietet.

lexoffice Buchhaltung & EÜR bietet zusätzlich zu den o.g. Features noch Folgendes:

Damit kann man dann wirklich die komplette Buchhaltung bis hin zur Steuererklärung selber machen. Das mag ich ja 🙂

Übergreifende Features

Belege erfassen: In allen drei Versionen ist das Erfassen der Beleg wirklich super gelöst: ich kann einfach ein Dokument oder Foto hochladen und eine Texterkennungs-Software (OCR) hilft mir dann beim Ausfüllen der einzelnen Angaben wie Rechnungsnummer, Betrag oder Datum. Das ist wirklich toll, geht fix und ist super-easy.

Mobiles Arbeiten: Angebote, Rechnungen & Aufträge schreiben & verwalten mit dem Notebook, Macbook, iPad oder Android Tablet. Mit der bereits verfügbaren, kostenlosen lexoffice iOS iPad-App und Apps für iPhone- und Android-Geräte ist mobiles Arbeiten total einfach. Da hat ein Online-Tool natürlich die Nase vorn, mein büro easy plus kann das nicht.

Mein Fazit:

lexoffice Rechnung & Finanzen: Angebote erstellen, Rechnungen schreiben und Online-Banking sind prima, aber eine Buchhaltungssoftware ohne Kassenbuch ergibt für aus meiner Sicht wenig Sinn.

lexoffice Buchhaltung & Finanzen: Einnahmen/Ausgaben-Bericht, Kassenbuch und integrierte Umsatzsteuervoranmeldung sind toll, aber da alle meine Kunden auf Projektbasis arbeiten, fehlt etwas Entscheidendes. Für viele Einzelkämpfer, die ihre Buchhaltung sowieso über den Steuerberater laufen lassen, kann diese Version aber völlig ausreichend sein.

lexoffice Buchhaltung & EÜR: hier kommen Anlageverwaltung & Abschreibung sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)  hinzu. Leider fehlt auch hier die Projektverwaltung.

Allgemeines:

  • Dieses Online-Buchhaltungsprogramm ist ausgerichtet auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen, Gründern und Freelancern und bietet diesen weitgehend alles, was man so braucht.
  • lexoffice ist für GmbHs, die eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz erstellen müssen, komplett ungeeignet. Das ist aber auch nicht die Zielgruppe, also kein Grund zu motzen.
  • Das Personalwesen kann ebenfalls nicht mit lexoffice betreut werden, aber auch hier: diesen Anspruch erhebt Lexware mit lexoffice gar nicht.
  • Man darf außerdem keine Geschäfte mit dem Ausland machen, denn es gibt keine Möglichkeit Funktionen wie die ausländische Umsatzsteuer (EU oder Drittland) anzuklicken, um eine Zusammenfassende Meldung vorzubereiten.
  • Auch die einzelnen Kategorien, denen die Belege und Rechnungen zugeordnet werden, kann man nicht selbst editieren. Aber gut, das möchten die meisten ja auch gar nicht…

Hier noch ein Vergleich der drei Versionen und ein kleines Video als Appetithäppchen:

Jetzt aber zu meiner Checkliste. Mal gucken, wie sich lexoffice da so schlägt:

Check 1: Finanzsteuerung

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Für die finanzielle Projektverwaltung benötigen meine Kunden und ich mindestens:

  • Angebot, Rechnung und Mahnung: das ist das Mindeste, was eine Finanzverwaltungs-Software können sollte, oder?
  • Erfassung aller Eingangsrechnungen und Belege: wir möchten gerne die gesamte Unternehmensbuchhaltung im neuen Tool verwalten. Daher sind wir in diesem Bereich sehr anspruchsvoll. Alle finanziellen Vorgänge müssen in der Software zu erfassen sein.
  • Kostenstellen bzw. Projekte: Zuordnung der Kosten zu den Projekten und Buchung auf Kostenstellen sind ein MUST-HAVE, da man sonst keine vernünftigen Auswertungen und Nachkalkulationen durchführen kann.
  • Online-Banking: da kommen wir auf gar keinen Fall herum. Das haben wir jetzt und darauf möchten wir nicht mehr verzichten!

Mein Fazit: lexoffice Buchhaltung & EÜR deckt leider diese Forderungen nicht komplett ab! Kostenstellen oder Projekte und damit die entsprechenden Auswertungen werden nicht angeboten.

Super ist natürlich das integrierte Online-Banking, da kann man dann die Buchungen direkt mit dem Konto abgleichen. Das spart eine Menge Zeit & Nerven, gerade wenn man viele Rechnungen von Kunden und Lieferanten zu buchen hat.

Für mich ist lexoffice Buchhaltung & EÜR leider nicht das richtige Tool, da ich sowohl projektbezogen arbeite als auch noch mit dem Ausland Geschäfte mache, da kommt dieses Online-Tool leider an seine Grenzen.

Check 2: Steuern

Natürlich haben die meisten Unternehmer einen Steuerberater, der den Jahresabschluss macht. Aber meine Kunden und ich buchen alles auch selber ganz ordentlich, damit wir besser mit den Zahlen spielen und planen können, als mit der monatlichen PDF-BWA des Steuerberaters.

Daher wünschen wir uns von einer Software folgende Features:

  • DATEV-Schnittstelle: wäre super, denn dann würde viel Doppelarbeit vermieden. Auch die Suche nach den Abweichungen zwischen den Zahlen des Steuerberaters und den unseren wäre wesentlich einfacher.
  • ELSTER-Schnittstelle: dann könnten wir z.B. dieUmsatzsteuer-Voranmeldung selbst erstellen und versenden.
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn-und-Verlustrechnung bzw. Jahresbilanz: das benötigt man, wenn man keinen Steuerberater hat und seinen Jahresabschluss selbst erstellt (so wie ich)
  • Buchungslisten: die Klassiker sind Summen-&Saldenliste oder ein Buchungsjournal, sehr wichtig, für die Kommunikation mit dem Steuerberater.
  • Kontenrahmen und Buchungskonten: wir spielen gerne selbst ein bisschen an unserem Kontenrahmen herum und manchmal legen wir zusätzliche Konten an, um noch detaillierter buchen zu können. Toll, wenn die Software das mitmacht!

Mein Fazit: lexoffice Buchhaltung & EÜR kann das soweit ich das überblicke alles (außer natürlich die GuV bzw. Bilanz). Selbst eine DATEV-Schnittstelle gibt es – sehr cool. Würde ich nicht so viel Wert auf detaillierte Analysen legen und keine ausländischen Kunden haben, wäre lexoffice für mich im Bereich Steuern wohl komplett ausreichend! Meine Kunden sind leider (fast) alle GmbHs, d.h. für sie ist lexoffice sowieso nicht geeignet.

Check 3: Analysen

Ganz wichtig sind die Auswertungen der ganzen Zahlen! Wir erfassen die ja nicht zum Spaß, sondern nutzen sie, um unser Unternehmen zu steuern.

Regelmäßig überprüfe ich für meine Kunden z.B. die Kunden- und Lieferantenstruktur mit Hilfe einer ABC-Analyse. Wir beobachten laufend die Entwicklung der Deckungsbeiträge in den Projekten und gucken uns die einzelnen Kostenpositionen genau an. Auch die Liquidität der Firma wird genau beobachtet und gesteuert. (s.a. 8 Punkte, die der Chef immer im Blick haben sollte!). Daher ist es für jeden Unternehmer superwichtig, dass eine Software möglichst individuelle Analysemöglichkeiten bietet.

  • Auswertungen und Berichtswesen: ganz wichtig! Wie will man sein Unternehmen steuern und die Zukunft planen, wenn man keine Lehren aus der Vergangenheit ziehen kann?

Mein Fazit: mit lexoffice Buchhaltung & EÜR kann man leider nur das Nötigste auswerten. Es gibt ganz einfache Kunden- und Lieferantenübersichten, aber Projekte oder Artikel kann ich nicht betrachten. Das ist mir persönlich definitiv zu wenig, aber ich bin in diesem Bereich auch sicherlich sehr speziell 🙂

Check 4: Customer Relationship Management (CRM)

Hier wünschen wir uns die klassischen Features:

  • Erfassung aller Daten der Kunden und Lieferanten.
  • Gerne eine Anbindung an Outlook.
  • Schön wäre eine Kategorisierung der Kontakte z.B. nach Branche oder ähnlichem.

Mein Fazit: CRM ist ansatzweise möglich mit lexoffice Buchhaltung & EÜR. Man kann Kunden- und Lieferantenstammdaten erfassen, um diese dann in allen weiteren Vorgängen nutzen zu können. Eine Exportfunktion habe ich nicht gefunden, daher finde ich das etwas zu wenig, um es wirklich CRM zu nennen. Mein Outlook-Adressbuch ist da besser geeignet.

Fürs Customer Relationship Management muss man sich also etwas anderes suchen, wenn man es denn braucht. Für mich persönlich reicht Outlook völlig aus, aber wenn man mit mehreren arbeitet, kann ein vernünftiges CRM-Tool durchaus sinnvoll sein.

Check 5: Projektmanagement

Für meine Kunden wäre es toll, wenn auch das Projektmanagement, die Team-Kommunikation und die Zeiterfassung in einer Software zusammenlaufen würden. Im Detail wünschen wir uns:

  • Teamsteuerung & Kommunikation: diese sollten durch eine neue Software vereinfacht werden. Aktuell geht noch vieles per Mail und die Postfächer quellen über.
  • Zeitplanung und –Erfassung Ressourcenplanung: eine Zeitplanung inkl. GANTT-Diagramm wäre gerade für umfangreiche Projekte mit großen Teams super. Und auch die Integration der Zeiterfassung in einer Software wäre wirklich ein Fortschritt. So könnte man den Aufwand für die Projekte besser überwachen und in die Nachkalkulation einfließen lassen. Eine SOLL-IST-Analyse innerhalb des Projekts wäre Spitze!
  • Kalkulation: wir möchten unsere Projekte gerne nicht mehr mit Excel, sondern am liebsten auch in der neuen Software kalkulieren. Aber das muss nicht sein, da ist Excel oft doch noch die beste Lösung, weil flexibler.
  • Dokumentenverwaltung: die Verwaltung der Projektdokumente, die hätten wir auch gerne mit in der Software. Aktuell wird OneNote genutzt, aber das passt natürlich nicht für jedes Dokument. Aber auch das ist eher ein Nice-to-have, da können wir Abstriche machen.

Mein Fazit: Auch hier ist lexoffice Buchhaltung & EÜR nicht die geeignete Software. Dieses Tool ist nur für die Finanzsteuerung von sehr kleinen Unternehmen und Einzelkämpfern konzipiert. Noch nicht einmal eine Zeiterfassung wird hier angeboten. Aber das kommt ja vielleicht noch!

Für den Bereich Projektmanagement muss man definitiv auf andere Tools zurückgreifen.

Mein Fazit

lexoffice Buchhaltung & EÜR ist weder für mich noch für meine Kunden die richtige Software. Wir sind da einfach zu verwöhnt von büro easy plus.

WERBUNG

Aber das Programm hat sich nach meinem letzten Test vor einem Jahr sehr stark weiter entwickelt. Dinge die mir damals fehlten, wie z.B. eine DATEV-Schnittstelle oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wurden seitdem ergänzt. Ich gehe also davon aus, dass lexoffice auch in Zukunft kräftig weiter entwickelt wird und wer weiß, vielleicht bietet lexoffice in einem Jahr genau die Features, die mir heute noch fehlen? Ich werde das auf jeden Fall im Auge behalten.

Wer eine vernünftige Buchhaltungssoftware sucht, die online funktioniert (Stichwort SaaS – Software as a Service) und vor allem ein integriertes Online-Banking-Modul möchte, der sollte sich lexoffice auf jeden Fall einmal selbst anschauen.

Übrigens: Wen die Software interessiert, der kann lexoffice kostenlos und unverbindlich 30 Tage testen!*

Foto: Screenshot lexoffice Website

*Alle mit Sternchen gekennzeichneten Links sind Affiliate-Links, d.h. wir bekommen eine kleine Provision, wenn ihr darüber bestellt. Für euch kostet es natürlich keinen Cent mehr 🙂

6 Kommentare

  1. Adam sagt

    Hallo Heike!

    Ich habe eine kurze Frage?
    Ich bin Kleinunternehmer, und möchte gerne meine Kunden verwalten, Rechnungen schreiben, meinen Ein- und Ausgaben sortieren.
    Welches Programm würdest du wählen?
    -Lexoffice: Rechnung und Finanzen
    oder
    -Sage One: Angebot und Rechnung?

    Vielen Dank
    Adam

    • Hi Adam,
      da bin ich ein bisschen überfragt, da ich deine Vorlieben beim Arbeiten nicht kenne. Da tickt ja jeder anders.

      Ich würde an deiner Stelle von beiden Programmen einfach mal eine Testversion nutzen und dann gucken, womit du besser klar kommst.
      Inhaltlich nehmen sich die beiden ja nicht wirklich etwas…

      Viele Grüße & viel Erfolg
      Heike

  2. Daniel sagt

    Hallo Heike
    vielen Dank für deine ausführlichen Tests!
    Gab mir neulich mit Debitoor zufrieden, weil ich dachte, ich bräuchte nur die Rechnungsstellung. Nun möchte ich auch die Buchhaltung online führen;-)

    Leider sind Cloud-Lösungen nicht in der Lage, die Grundwährung auf CHF zu wechseln. Grad bei Lexoffice und Fortnox scheint das nicht zu gehen.

    Herzliche Grüsse aus der Schweiz
    Daniel

    • Ach wie blöd – hast Du mal bei den Services nachgefragt?
      Vielleicht gibt es doch eine Möglichkeit…

      Viel Erfolg & viele Grüße
      Heike

  3. Yvonne sagt

    Hallo Heike,

    hatte mir lexoffice auch angeschaut. Aber war auch nicht überzeugt. Wir haben uns jetzt für Orgamax entschieden. Bin davon auch nicht wirklich begeistert, aber es verfügt über die Schnittstelle zu Versandunternehmen, was ja hohe Priorität hatte. Was die Benutzeroberfläche betrifft, bin ich bisher etwas überfordert. Ich hoffe das legt sich mit zunehmender Nutzung…

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