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Effiziente Meetings: Tipps zur Vorbereitung & zum Ablauf

Effiziente Meetings

Meetings sind in vielen Unternehmen eine Notwendigkeit, jedoch werden sie von vielen Teilnehmern eher als unangenehmer Zeitfresser angesehen. Das liegt keinesfalls an der Natur eines Meetings, sondern dessen schlechten Organisation.

Morgens, halb zehn in Deutschland. Tausende Menschen treffen sich gähnend zu einem Meeting und sind mit ihren Gedanken schon längst bei der anstehenden Mittagspause. Produktiv sind Meetings eher selten; es treffen sich Menschen, die unterschiedliche Meinungen vertreten; einige von ihnen kommen nicht zu Wort und sind lediglich präsent. Wer direkt und argumentativ ist, der hat in Meetings meist die Oberhand – und darunter leiden alle anderen Personen.

Das ist keinesfalls der Sinn einer solchen Besprechung. Deshalb muss es so organisiert werden, dass niemand als Gewinner hervorgeht. Ein Meeting soll einem Unternehmen helfen, sich zu organisieren und wichtige Entscheidungen zu treffen.

Meetings müssen einen Sinn haben

Google-Mitgründer Larry Page bringt es auf den Punkt: Seiner Meinung nach sind unnötige Meetings kontraproduktiv. Niemand möchte von seiner Arbeit abgehalten werden, wenn es nicht einen guten Grund dafür gibt. Entscheidungstreffer müssen bei von Google veranstalteten Meetings immer teilnehmen; dennoch darf die Teilnehmerzahl zehn Personen nicht überschreiten – mehr braucht kein Unternehmen; bei der Telekom wird mit der sogenannten Hüte-Methode gearbeitet, die in diesem Artikel vorgestellt wird; Microsoft organisiert Besprechungen überwiegend via Videochats, was bei international tätigen Firmen sehr sinnvoll ist.

Unabhängig von der Art und Weise des Meetings sollte man folgende Dinge prüfen, bevor es organisiert wird:

  1. Ist das Meeting sinnvoll oder handelt sich um einen Punkt, der ohne die Anwesenheit mehrerer Personen geklärt werden kann?
  2. Welche Personen sind die Entscheidungstreffer und können sie am Meeting teilnehmen?
  3. Handelt es sich lediglich um einen Informationsaustausch, der per E-Mail, Slack oder einem persönlichen Gespräch im Büro erfolgen kann?

Sollte das Meeting tatsächlich sinnvoll sein, dann kann es organisiert werden.

Bei einem Meeting zählt der Komfort

Dass Meetings bei Teilnehmern unbeliebt sind, liegt oftmals an der lieblosen Organisation, aber auch den Meeting-Räumen, die so manches Unternehmen besitzt: Unbequeme Stühle; eine schlechte Beleuchtung, die die Müdigkeit fördert; Tische, auf denen Mappen mit Informationen liegen – hier kann sich niemand wohlfühlen.

Pullman, ein Experte für Veranstaltungen und Meetings, empfiehlt im Artikel Bestuhlung bei Konferenzen von klassischen Formen wie der E- und U-Form sowie parlamentarischen Bestuhlung abzuweichen.

Für Meetings in Unternehmen spricht die Carré-Form: Mit den Tischen wird ein Rechteck gebildet, wodurch viel Beinraum entsteht und der Komfort wächst. Ein weiterer Vorteil ist das erhöhte Gruppengefühl: Niemand fühlt sich ausgeschlossen und alle Teilnehmer haben ihre Kollegen im Blick.

Neben der Tischform zählt in puncto Komfort auch die Belüftung des Raumes, ob Snacks und Getränke angeboten werden sowie die allgemeine Ausstattung; Beamer, Whiteboards und Co. sollten sofort einsatzbereit sein.

Die richtigen Teilnehmer für das Meeting wählen

Sobald die Tischordnung feststeht, gilt es, die Teilnehmer für das Meeting zu ernennen. Wie heißt es so schön? Zu viele Köche verderben den Brei.

Die gesamte Belegschaft zu einer Besprechung einladen, ist wenig sinnvoll. Es sollten nur Menschen anwesend sein, die




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  • eine Entscheidung treffen können und sollen,
  • konstruktiven Input zum Thema geben können und
  • Interesse an dem Meeting haben.

Entscheidungstreffer können eine Liste mit geeigneten Personen vorab erstellen und bei den Kandidaten anfragen, ob sie Interesse und Zeit für das Meeting haben. Sobald zehn Personen gefunden sind, kann das Meeting stattfinden.

Tipp: Effiziente Meetings finden morgens statt, nicht kurz vor der Mittagspause oder dem Feierabend.

Meeting-Teilnehmern Informationsmaterial zur Verfügung stellen

Wie bereits erwähnt, sollte jedes Meeting einen Sinn ergeben. Damit Fragen und Probleme geklärt werden, sollte den Meeting-Teilnehmern passendes Informationsmaterial zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel:

  • eine PowerPoint-Präsentation mit den wichtigsten Informationen
  • Mappen, die die wichtigsten Punkte zusammenfassen
  • Lösungsvorschläge verantwortlicher Personen

Eine Person sollte auch Protokoll führen und die ToDos notieren, am besten in digitaler Form. Die ToDos können anschließend an die verantwortlichen Mitarbeiter versendet werden.

Jeder Teilnehmer sollte zu Wort kommen

Es ist immer sinnvoll, vor einem Meeting einige Personen zu ernennen, die Lösungsvorschläge erarbeiten und bei der Besprechung vorstellen – das spart Zeit und Aufwand. Alle anderen Teilnehmer sollten dann konstruktiven Input geben. Wichtig ist, dass wirklich jeder Teilnehmer zu Wort kommt. Am besten wird ein Moderator ernannt, der jede Person dazu aufruft, seine Meinung kundzugeben.

Der Moderator hat natürlich eine große Verantwortung, da er

  • die Punkte des Meetings genau kennen,
  • jedem dieselbe Redezeit geben und
  • die Visualisierung der Ergebnisse übernehmen muss.

Eine weitere Aufgabe des Moderators ist die Sicherstellung, dass alle Teilnehmer nicht nur zu Wort kommen, sondern ihren Kollegen auch aufmerksam zuhören. Es ist sinnvoll, Smartphones und andere Geräte temporär zu verbannen. Einer Studie von Fuze zufolge sind nämlich 92 Prozent der Meeting-Teilnehmer mit Multitasking beschäftigt.

Foto: Breather / unsplash.com

Kategorie: Management & Controlling

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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

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