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Frustfreie Meetings: Das ist wichtig!

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In einem Unternehmen arbeitet keine Person vollkommen für sich allein. An irgendeinem Punkt bestehen immer Schnittstellen, an denen Dinge besprochen werden müssen. Bei einem Meeting werden wichtige Fragen geklärt. Die Ergebnisse kommen auch den Angestellten zugute. Dennoch kommt bei vielen Mitarbeitern häufig Gemurre auf, wenn Besprechungen anstehen.

Das liegt in der Regel weniger an dem Konzept von Meetings an sich, sondern daran, dass diese falsch geplant wurden. Wenn eine Besprechung nicht die gewünschten Ergebnisse bringt, oder dafür zu viel Zeit verschwendet wird, kommt Frust auf.

Wie schaffen wir es, produktive und frustfreie Meetings zu planen?

Wichtige Überlegungen bei der Planung von Meetings

Wenn wir ein Meeting planen, können wir dessen vermutlichen Erfolg bereits unabhängig von der Durchführung an zwei Dingen festmachen:

  1. Den Räumlichkeiten und ihrer Ausstattung
  2. Dem Zweck für das Meeting

Kein Meeting, das ohne guten Grund durchgeführt wird, bringt sinnvolle Ergebnisse. Gleichzeitig ist ein Meeting auch dann wenig produktiv, wenn der Grund passt, aber die Räumlichkeiten oder die Durchführung ungeeignet sind.

Die geeigneten Räumlichkeiten

Ein Konferenz- oder Meetingraum muss besondere Ansprüche erfüllen. Er ist ein Arbeitszimmer, aber hat nicht die gleichen Vorgaben wie reguläre Arbeitsplätze für einzelne Mitarbeiter.

Ein Meeting kann daran scheitern, dass in dem gewählten Raum nicht die richtigen Bedingungen herrschen.

  • Tipp: Wer im eigenen Büro keine Räume hat, die sich für ein Meeting anbieten, kann auch welche mieten. Dafür gibt es Anbieter, die langfristig oder nach Bedarf an einzelnen Tagen Büro- oder Konferenzräume zur Verfügung stellen.

Das kann insbesondere in Großstädten eine gute Lösung sein. Dort ist es schwer, bezahlbaren Raum mit der geeigneten Größe und passenden Eigenschaften zu finden. Vermieter von ausgestatteten Büro- und Konferenzräumen übernehmen diese schwierige Arbeit und bieten uns das Ergebnis als kosteneffiziente Lösung an.

Ein guter Meetingraum sollte die folgenden Merkmale bieten:

  • Präsentationstechnik (z. B. Beamer, Flipcharts, Whiteboard …)
  • ein Soundsystem
  • Arbeitsfläche für Laptops oder Blöcke zum Mitschreiben
  • Lager für wichtige Ausstattung, wie Stifte und USB-Kabel und Co.
  • passende Beleuchtung während und neben Präsentationen
  • bei Bedarf: Videokonferenztechnik
  • genügend Platz
  • genügend Stromanschlüsse
  • gute Belüftung
  • angenehmes Klima

Ein weiterer wichtiger Faktor in Bezug auf die Räumlichkeiten sind die vorhandenen Räume im Abgleich mit der Zeitplanung für den jeweiligen Raum und notwendige Meetings der gesamten Firma. Je größer das Unternehmen ist, desto wichtiger ist es, einen Meetingraum zu reservieren.

  • In jedem Fall sollte man genügend Zeit blocken, damit man ein gutes Meeting nicht vorschnell beenden muss, um den Raum anderen Personen zur Verfügung zu stellen.

Bei der Reservierung und Nutzung von gemeinsamen Meetingräumen sollten sich alle an diese Etikette-Regeln halten:

Konferenzraum-Etikette

Konferenzraum-Etikette

Kein Meeting ohne guten Grund

In vielen Unternehmen hat es sich eingeschlichen, Meetings zu veranstalten, weil das eben zum Büroalltag dazugehört. Diese Art von Besprechungen wird oft an festen, wiederkehrenden Terminen durchgeführt. Zu häufig wird dabei nicht darauf geachtet, ob es überhaupt einen Grund gibt, das Meeting an spezifischen Tagen durchzuführen. Das ist wenig effizient und sorgt für Unmut.

Arbeitnehmer, die das Gefühl haben, sinnlos Zeit in einem Meeting abzusitzen, verlieren Zeit für andere Aufgaben und fühlen sich wenig wertgeschätzt.

Deshalb ist es wichtig:

  • kein Meeting ohne guten Grund durchzuführen.
  • nur Mitarbeiter einzuladen, für die das Meeting auch wirklich relevant ist.

Für jedes einzelne Meeting zu analysieren, ob es akut notwendig ist und wer dort gebraucht wird, kostet zwar Zeit, aber das lohnt sich. So kommen wir schneller zu notwendigen Ergebnissen und erzeugen ein Gefühl von hoher Produktivität.

Mögliche geeignete Gründe für Meetings:

  • Informationen vermitteln und besprechen
  • Meinungen diskutieren
  • Gemeinsames Brainstormen & kreatives Denken
  • Probleme mit vereinten Kompetenzen lösen
  • Konflikte lösen & Sensitivieren
  • Entscheidungen treffen & Akzeptanz schaffen

Die Frage aller Fragen: Kann der Inhalt auch anders vermittelt werden?

Auch wenn es einen guten Grund für das Meeting gibt, lohnt es sich zu untersuchen, ob es wirklich notwendig ist. Genauer gesagt: Die Frage ist, ob unbedingt die Umsetzung vor Ort notwendig ist.

Die Frage beantwortet sich oft erst anhand der individuellen Bedürfnisse verschiedener Unternehmen und Teams.

  • Für manche Arbeitsabläufe und Personen kann es hilfreich sein, am Anfang jeder Woche ein Meeting zu halten, bei dem alle über den Stand ihres aktuellen Projekts informieren.
  • Andere Teams kommen eventuell ebenso gut damit aus, wenn diese Information schriftlich an einem von allen einsehbaren Ort festgehalten wird. Dazu eignet sich beispielsweise ein digitales Scrum-Board. Die Mitglieder können sich und anderen Zeit sparen, indem sie dort einen Kommentar über den Stand ihres Projekts hinterlassen. Personen, für die diese Information relevant ist, können es zeitsparend nachlesen, wann es ihnen passt.

Online-Meetings oder Besprechungen im Büro: Eine Frage von Zweck und Ausstattung

Seit Covid haben sich Besprechungen häufiger in die virtuelle Welt verschoben. Andere Unternehmen haben nach den Lockdowns wieder zu den Präsenz-Veranstaltungen gewechselt. Beide Varianten haben ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen. Oft kommt es auf das Team, die gewählte Technik und den genauen Zweck eines Meetings an, der bestimmt, welche Option besser passt.

  • Team: Virtuelle Meetings liegen nicht jeder Person. Manche Menschen bevorzugen den direkten Kontakt, um in einen guten Austausch zu kommen. Ihnen fällt es live leichter, einen Gesprächsfluss aufzubauen und andere zu lesen. Vielen fällt es zudem leichter, aufmerksam zuzuhören, wenn sie physisch anwesend sind. Das virtuelle Setting, insbesondere wenn sich Personen aus dem Arbeitszimmer im Homeoffice hinzuschalten, kann für Ablenkungen sorgen.
  • Technik: Dank Covid gibt es heute eine breite Auswahl an Online-Meeting-Tools. Da viele während der Pandemie auf diese Software zurückgreifen mussten, wurde stark daran gearbeitet, die Schwächen der Services im Vergleich zu Live-Meetings auszugleichen. Wer Probleme mit einer Plattform hat, hat womöglich noch nicht die richtige Variante gefunden.
  • Dabei ist es auch wichtig, dass die Qualität der Internetverbindung, Kameras und Mikrofone passt. Nur ohne Störungen durch die Technik kann man Präsenz-Gespräche nachempfinden.
  • Zweck: Für manche Zwecke eignet sich Online-Konferenz-Software sehr gut. Hier kann man beispielsweise zeitgleich an einem digitalen Whiteboard arbeiten, um wichtige Anmerkungen aller Teilnehmer zu erleichtern. Für andere Dinge ist es sinnvoller, wenn man dabei in einem Raum ist. Das ist meist bei Meetings der Fall, bei denen es einen starken Anteil von Diskussionen und Gesprächen geben soll.

In jedem Fall sollten Arbeitgeber nicht darauf beharren, Meetings in einer spezifischen Form auszuführen, ohne dabei die Bedarfe des Themas und ihrer Angestellten zu beachten. Wer Online-Meetings durchführt, profitiert aber davon, sich gelegentlich auch in Person zu treffen. Dabei können Dinge angesprochen werden, die in Web-Konferenzen weniger gut aufgehoben sind. Manchmal fallen der Unterschied und Bedarfe erst in der Durchführung auf.

Fazit – Produktive Meetings dank geeigneter Räumlichkeiten & notwendiger Inhalte

Die meisten Unternehmen kommen um regelmäßige Teammeetings nicht herum. Sie sind wichtig, um Informationen zu vermitteln, sich abzugleichen oder gemeinsam Lösungen zu finden. Dennoch sind die Besprechungen bei vielen Angestellten unbeliebt. Der Grund: Zu viele Meetings, die sinnfrei Arbeitszeit verschwenden. Wenn Meetings wenig effektiv sind, frustrieren sie.

Zwei Dinge helfen dabei, das zu ändern: Zum einen müssen die Räumlichkeiten zu dem gedachten Zweck passen. Zu kleine oder schlecht ausgestattete Räume hindern bei der Durchführung von Meetings. Wer selbst keinen geeigneten Platz im Büro hat, kann stattdessen Räume mieten. Zum anderen müssen wir sichergehen, dass die Besprechung auch wirklich notwendig ist. Personen sollten nur eingeladen werden, wenn das Meeting für sie Relevanz hat.

Unternehmen können davon profitieren, die Notwendigkeit regelmäßiger Meetings zu überdenken. Hier gibt es womöglich effizientere Lösungen, die Zeit für wichtige Kernaufgaben freimachen. Auch die Art der Durchführung – ob virtuell oder analog – sollte zu dem Inhalt der Besprechung passen.

frustfreie Meetings

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