Ein Meeting ist schnell angesetzt. Eine Stunde, fünf Teilnehmer, Thema unklar – und schon hat das Unternehmen fünf Arbeitsstunden verbrannt, ohne dass eine Entscheidung gefallen ist. Das ist kein Einzelfall, sondern Alltag in vielen kleinen und mittleren Unternehmen.

Dabei ist das Problem selten das Meeting selbst. Es ist die Frage, die davor nicht gestellt wurde: Brauchen wir das überhaupt?

Was ein Meeting eigentlich leisten soll

Ein Meeting ist ein Werkzeug. Wie jedes Werkzeug hat es einen Zweck – und es gibt Situationen, in denen es das falsche Werkzeug ist.

Meetings sind sinnvoll, wenn:

• eine Entscheidung getroffen werden muss, die mehrere Personen betrifft
• ein komplexes Problem gemeinsam durchdacht werden soll, das sich nicht per E-Mail lösen lässt
• Abstimmung zwischen Bereichen oder Personen notwendig ist, die sonst aneinander vorbeiarbeiten würden
• Konflikte geklärt werden müssen, die im Schriftlichen eskalieren würden

Meetings sind überflüssig, wenn:

• eine Information weitergegeben werden soll, die genauso gut per E-Mail oder Nachricht funktioniert
• der eigentliche Zweck darin besteht, Anwesenheit zu demonstrieren
• die Entscheidung längst gefallen ist und nur noch „abgenickt“ werden soll
• niemand vorbereitet ist und das Meeting de facto zur Vorbereitung auf das nächste Meeting wird

Der entscheidende Test vor jedem Meeting: Was soll am Ende anders sein als vorher? Wenn die Antwort lautet „wir haben uns ausgetauscht“ – ist das kein Meeting, das ist ein Gespräch. Das geht auch beim Kaffee.

Die versteckten Kosten von Meetings

Meetings kosten mehr als die Zeit, die im Kalender steht. Wer fünf Mitarbeiter für eine Stunde zusammenholt, verliert fünf Arbeitsstunden produktiver Zeit – plus die Zeit, die jeder braucht, um nach dem Meeting wieder in seine Arbeit hineinzukommen. Studien sprechen von bis zu 20 Minuten Wiederanlaufzeit nach einer Unterbrechung.

Foto: Jahanzeb Ahsan / unsplash.com

Dazu kommt: Regelmäßige Meetings erzeugen einen Rhythmus der Unterbrechung. Wer weiß, dass montags um 9 Uhr das Teammeeting ist, plant seinen Dienstagvormittag gedanklich schon als den eigentlichen Arbeitsbeginn. Die Zeit dazwischen wird nicht voll genutzt.

Ein einfaches Gedankenexperiment: Schreib für eine Woche auf, wie viele Stunden du und dein Team in Meetings verbringen. Multipliziere das mit dem Stundensatz. Die Zahl ist meistens überraschend hoch – und sie rechtfertigt die Frage, ob das Geld gut investiert ist.

Welche Meetings sich lohnen – und welche nicht

Nicht jedes Meeting ist gleich. Es lohnt sich, zwischen Typen zu unterscheiden:

• Entscheidungsmeetings sind in der Regel sinnvoll – vorausgesetzt, die Entscheidungsgrundlage ist vorher klar. Wer erst im Meeting herausfindet, was eigentlich entschieden werden soll, hat die Vorbereitung versäumt.
• Statusmeetings (wöchentliche Jour fixes, Stand-ups) sind der häufigste Kandidat für Abschaffung oder Kürzung. Oft dienen sie dazu, Informationen zu teilen, die genauso gut schriftlich funktionieren würden. Wenn das Protokoll eines Status-Meetings die einzige Substanz des Treffens ist, braucht es das Meeting nicht.
• Brainstorming und Kreativmeetings funktionieren tatsächlich oft besser synchron als asynchron – aber nur, wenn die Teilnehmer vorbereitet kommen und nicht erst im Meeting anfangen nachzudenken.
• Informationsmeetings – also Treffen, in denen jemand etwas präsentiert und der Rest zuhört – sind fast immer ersetzbar. Ein gut aufbereitetes Dokument oder eine kurze Sprachaufnahme erfüllt denselben Zweck, ohne alle gleichzeitig zu blockieren.

Weniger Meetings: Konkrete Ansätze

Wer Meetings reduzieren will, braucht keine große Kulturrevolution. Ein paar strukturelle Entscheidungen reichen oft aus:

• Standardlängen hinterfragen. Die meisten Meetings werden auf 60 Minuten angesetzt, weil das die Standardeinstellung im Kalender ist. Versuch es mit 30 oder 45 Minuten. Was in 60 Minuten besprochen wird, lässt sich oft in 30 erledigen – wenn es einen klaren Fokus gibt.
• Agenda als Eintrittskarte. Kein Meeting ohne schriftliche Agenda, die vorher verschickt wird. Wer keine Agenda formulieren kann, hat noch nicht klar genug gedacht, was er eigentlich besprechen will. Das ist keine Bürokratie – es ist Respekt gegenüber der Zeit der Teilnehmer.
• Teilnehmerliste verkleinern. Die Faustregel: So wenige Teilnehmer wie möglich, so viele wie nötig. Wer nur informiert werden muss, bekommt das Protokoll. Wer nichts beiträgt, muss nicht dabei sein.
• Asynchrone Alternativen nutzen. Viele Statusupdates lassen sich über kurze schriftliche Updates, Sprachnachrichten oder kurze Videos erledigen. Das hat einen weiteren Vorteil: Die Information ist dokumentiert und für alle zugänglich – auch für jemanden, der später dazukommt.
• Remote und hybride Teams gesondert betrachten. Wer Mitarbeiter im Homeoffice oder an verschiedenen Standorten hat, braucht andere Regeln als ein Team, das täglich zusammensitzt. Video-Meetings erzeugen mehr Ermüdung als Präsenzmeetings – das ist kein Gefühl, sondern ein gut belegtes Phänomen. Kurze, fokussierte Calls mit klarer Agenda sind hier noch wichtiger. Und: Was im Büro kurz über den Schreibtisch gerufen wird, muss remote nicht zwingend ein Meeting werden – oft reicht eine kurze Nachricht.
• Meetingfreie Zeiten einführen. Bestimmte Zeitblöcke – zum Beispiel Vormittage oder einen ganzen Tag pro Woche – als meetingfrei definieren. Das schafft verlässliche Zeitfenster für konzentrierte Arbeit.

Meetings besser gestalten – wenn sie sein müssen

Wer Meetings nicht abschaffen kann oder will, kann sie zumindest effizienter gestalten.

• Klare Rollen: Wer moderiert? Wer entscheidet? Wer protokolliert? Wenn das nicht vorab geklärt ist, beginnt das Meeting mit einer informellen Aushandlung dieser Fragen – und die kostet ebenfalls Zeit.
• Ergebnisprotokoll statt Verlaufsprotokoll. Was wurde entschieden? Wer erledigt was bis wann? Das reicht. Niemand braucht eine Mitschrift dessen, was jemand gesagt hat.
• Pünktlich anfangen – immer. Wer auf Nachzügler wartet, bestraft die Pünktlichen und belohnt die Unpünktlichen. Einmal konsequent durchgehalten, ändert sich das Verhalten schnell.
• Mit einer Entscheidung oder einem klaren nächsten Schritt enden. Ein Meeting, das mit „wir schauen mal“ endet, hat sein Ziel nicht erreicht. Am Ende muss feststehen: Was wird getan, von wem, bis wann?

Die eigentliche Frage

Meetings sind nicht das Problem. Das Problem ist die unreflektierte Gewohnheit, Meetings anzusetzen, ohne zu fragen, ob sie der richtige Weg sind.

Wer das einmal systematisch durchdenkt – welche Meetings wirklich Entscheidungen erzeugen, welche nur Kalender füllen –, wird meistens feststellen, dass sich die Zahl halbieren lässt. Ohne Informationsverlust. Und mit erheblich mehr Zeit für die Arbeit, die tatsächlich voranbringt.

Pin it!