Künftig werden Unternehmen zur elektronischen Übermittlung ihrer Bilanz, der so genannten E-Bilanz gesetzlich verpflichtet. Der Jahresabschluss 2012 konnte bereits freiwillig übermittelt werden. Die Bilanz für 2013, die im Jahr 2014 zu erstellen ist, muss verpflichtend elektronisch übermittelt werden.

Die häufigsten Fragen zum Thema E-Bilanz beantwortet von Gabriele Häcker, Produktmanagerin bei Haufe-Lexware und studierte Betriebswirtin.

1. Bin ich als Start-up-Unternehmer von der E-Bilanz betroffen?

Alle bilanzierenden Unternehmen sollten sich mit dem Thema E-Bilanz auseinander setzen – auch wenn man freiwillig bilanziert. Denn betroffen sind Einzelunternehmen, alle Kapitalgesellschaften (GmbHs, AGs) und Personengesellschaften. Nicht jedoch Unternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

2. Kann ich mich der Verpflichtung zur Ãœbermittlung der E-Bilanz entziehen?

Nur wenn ein sog. Härtefall vorliegt. Dies dürfte aber generell nicht der Fall sein, wenn Sie z.B. einen Steuerberater haben und eine Software für Ihre Buchhaltung nutzen. Es besteht lt. Gesetz eine Mitwirkungspflicht, die sanktioniert ist.

3. Die Bilanz erstellt mein Steuerberater, bin ich trotzdem betroffen?

Sie sind auch dann betroffen, wenn Sie den Abschluss beim Berater erstellen lassen. Denn um die Taxonomie auch in der Buchhaltung so gut wie möglich abzubilden, gibt es neue Konten, die ggf. zu bebuchen sind.

Je stärker die Buchhaltung bereits an der erforderten inhaltlichen Tiefe der E-Bilanz ausgerichtet ist, desto weniger Arbeit hat der Steuerberater am Ende und desto weniger kostet die Erstellung der E-Bilanz. Kunden von Lexware können bereits seit Anfang 2012 die neuen Konten nutzen und E-Bilanz-gerecht buchen.

4. Brauche ich beim E-Bilanz-Thema einen Steuerberater?

Ohne Steuerberater zu arbeiten kann man nicht empfehlen – es sei denn, im Unternehmen ist steuerliches Wissen vorhanden. In jedem Fall ist es ratsam, mit dem Steuerberater seine Geschäftsvorfälle durchzusprechen um zu sehen, ob diese für E-Bilanz-Zwecke anders zu buchen sind.

5. Wozu jetzt auch noch die Bilanzdaten elektronisch übermitteln?

Aus Sicht der Finanzverwaltung ist durch dieses Verfahren eine schnellere Bearbeitung zu erwarten. Steuerliche Außenprüfungen lassen sich zukünftig auf der Basis der zur Verfügung gestellten Daten effizienter gestalten und in zeitnaher durchführen.

Das Ganze hat aber trotz eines für das Unternehmen nicht zu leugnenden Aufwands auch eine positive Seite: Es bietet sich die Chance, das Rechnungswesen und die Buchhaltung zukunftsorientiert auszurichten.

6. Ab wann muss die E-Bilanz übermittelt werden?

Für den Jahresabschluss 2012 gilt die Nichtbeanstandungsregelung, d.h. dieser Abschluss kann übermittelt werden, muss aber nicht. Für den Abschluss 2013 greift die Übermittlungspflicht erstmalig. Dieser muss im Jahr 2014 übermittelt werden.

7. Was kann ich als Unternehmer tun, um vorbereitet zu sein?

Zunächst sollten Sie ggf. zusammen mit Ihrem Steuerberater den Kontenplan untersuchen. Wenn Sie auf dem Datev- Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 arbeiten, aktualisieren Sie Ihre Konten. Die Datev hatte bereits für das Jahr 2012 ihre Kontenrahmen überarbeitet und an die Struktur der E-Bilanz angepasst.

Gleichgültig ob ein bilanzierendes Unternehmen seine E-Bilanz 2012 oder 2013 übermitteln möchte, die Vorarbeiten unterscheiden sich nicht. Unternehmer sollten daher jetzt schon mit der Vorbereitung beginnen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Wer kaufmännische Software von Lexware einsetzt, konnte die Konten bereits zu Anfang des Jahres aktualisieren und damit beginnen, E-Bilanz-gerecht zu buchen.

8. Was bedeutet „E-Bilanz-gerecht zu buchen“?

Über die E-Bilanz werden Bilanz und GuV-Werte im Detail gemeldet werden müssen. Entsprechend ist es in vielerlei Hinsicht erforderlich, schon beim Buchen andere (neue) Konten zu verwenden.

Zum Beispiel kennt man das Konto „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“ (z.B. SKR04 5100), über welches der gesamte Einkauf gebucht werden konnte. Für die E-Bilanz wurde dieses Konto ergänzt um etliche weitere Konten, die zu nutzen sind (z.B. Konto 5110 „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, 7 % Vorsteuer“ und Konto 5130 „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, 19 % Vorsteuer“).

Ähnliches im Bereich der Beteiligungen. Konnte man vor der E-Bilanz Beteiligungen auf ein Konto buchen, sind Beteiligungen an Kapital- und Personengesellschaften auf zwei verschiedene Konten zu buchen.

9. Welche Daten muss man übermitteln?

Neben den normalen Angaben zum Unternehmen (Stammdaten) sind im ersten Schritt zu übermitteln:

• die Steuerbilanz oder
• die Handelsbilanz inkl. Ãœberleitungsrechnung (falls es keine Steuerbilanzdaten gibt)
• zzgl. der Gewinn- und Verlustrechnung.

10. Wie sieht die E-Bilanz aus?

Im Grunde sieht die E-Bilanz nicht anders aus als eine Steuer-oder Handelsbilanz. Es gibt Aktiva und Passiva und entsprechende Untergliederungen z.B. Anlagevermögen, Umlaufvermögen usw. Für die Struktur der E-Bilanz hat die Finanzverwaltung ein Datenschema entwickelt, die sog. Taxonomie.

11. Woher weiß die Finanzverwaltung, von wem die Bilanzdaten stammen?

Neben den Bilanzdaten werden Stammdaten übertragen, die die Identifizierung und Zuordnung der Daten zum steuerpflichtigen Unternehmen sicherstellen.

12. Was bedeutet „Taxonomie“?

Unter Taxonomie versteht man die Struktur und Gliederung der zu übermittelnden Daten. Diese orientiert sich zwar an der HGB-Gliederung der Bilanz und Guv, hat derzeit aber eine höhere Gliederungstiefe.

Darin gibt es Pflicht- und Mussfelder, aber auch Auffangpositionen. Diesen Feldern sind die jeweiligen Konten des genutzten Kontenrahmens zuzuordnen. Die Konten der Standardkontenrahmen können den Positionen der Taxonomie weitestgehend automatisiert zugeordnet werden. Lediglich wer mit eigenen Kontenrahmen arbeitet, muss diese Arbeit selbst vornehmen. Die Zuordnungsmöglichkeit wird ab der Aktualisierung der Jahresendversion 2013 gegeben sein.

13. Woher weiß ich, welche Taxonomie ich nutzen muss?

Es gibt eine Haupttaxonomie, die für die meisten Unternehmen ausreicht. Daneben gibt es sog. Spezialtaxonomien für einige Wirtschaftszweige – derzeit gelten diese für Banken, Versicherungen und Pensionsfonds.

Sog. Ergänzungstaxonomien gelten für Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Land- und Forstwirtschaftliche Betriebe, Verkehrsunternehmen, Wohnungsunternehmen, Kommunale Eigenbetriebe. Lexware-Kunden erhalten die Haupttaxonomie mit der Aktualisierung der Jahresversion 2013 automatisch.

14. Was bietet mir Lexware als Software-Partner zu diesem Thema?

Als Lexware-Kunde sind Sie auf der sicheren Seite. Zum einen sind sämtliche Buchhaltungs-Produkte schon seit der Version 2012 XBRL-fähig. Außerdem stehen seit Anfang des Jahres 2012 die Standard-E-Bilanz-Kontenrahmen der Datev zur Verfügung.

Damit ist der Weg für eine E-Bilanz vorbereitet. Weitere technische Anpassungen folgen Zug um Zug, bis schließlich die Erstellung der E-Bilanz und deren Übermittlung möglich sein werden.

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