In der Buchhaltung gilt das eiserne Gesetz: Keine Buchung ohne Beleg. Doch was tun, wenn eine Quittung oder Rechnung verschwunden ist? Genau hier kommt der Eigenbeleg ins Spiel. Er ist die Notlösung, wenn ein Zahlungsnachweis fehlt – allerdings mit klaren Regeln und Grenzen.

In diesem Beitrag erfährst du, wann ein Eigenbeleg zulässig ist, welche Angaben er enthalten muss und wie du ihn richtig erstellst. Außerdem gibt es Tipps, wie du Ärger mit dem Finanzamt vermeidest und ein Muster für die Praxis.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstelltes Dokument, das eine Ausgabe belegt, für die kein offizieller Nachweis (z. B. Quittung oder Rechnung) mehr vorhanden ist. Er ist eine Ausnahme in der Buchhaltung und sollte nur genutzt werden, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, den Geschäftsvorfall zu dokumentieren.

Wichtig: Ein Eigenbeleg ersetzt nicht den ursprünglichen Beleg in allen Belangen. Die Vorsteuer darf daraus nicht geltend gemacht werden. Anerkannt wird lediglich die Betriebsausgabe.

Wann darf ein Eigenbeleg genutzt werden?

Ein Eigenbeleg ist nur in Ausnahmefällen erlaubt. Typische Beispiele:

• Verlorene Quittung für ein Taxi oder Parkticket
• Ausgaben im Ausland, bei denen kein Beleg ausgestellt wurde
• Geringwertige Anschaffungen wie Büromaterial, wenn der Kassenbon nicht mehr auffindbar ist
• Unmöglichkeit der Nachforderung einer Rechnung oder Quittung

Nicht erlaubt ist der Eigenbeleg bei regelmäßigen oder größeren Zahlungen (z. B. Miete, Löhne, Lieferantenrechnungen). Hier erwartet das Finanzamt immer eine ordentliche Rechnung.

Pflichtangaben im Eigenbeleg

Damit das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt, muss er bestimmte Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Datum der Leistung oder Lieferung
• Art und Umfang der Leistung bzw. Bezeichnung der Ware
• Bruttobetrag der Ausgabe
• Anlass der Zahlung (kurze Begründung, warum kein Originalbeleg vorliegt)
• Datum und Unterschrift des Ausstellers

Zusätzlich ist es sinnvoll, Eigenbelege fortlaufend zu nummerieren und in einem separaten Ordner abzulegen. Das schafft Übersicht und erleichtert spätere Nachfragen.

So erstellst du einen Eigenbeleg

Die Form ist nicht vorgeschrieben. Du kannst den Beleg handschriftlich verfassen oder am Computer erstellen. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.

Ein einfacher Aufbau sieht so aus:

• Eigenbeleg Nr. 05/2025
• Datum: 10. August 2025
• Empfänger: Taxiunternehmen Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
• Leistung: Taxifahrt vom Hotel zum Bahnhof
• Betrag: 24,80 €
• Grund: Quittung verloren
• Ort, Datum, Unterschrift

Damit ist der Geschäftsvorfall dokumentiert und die Ausgabe kann in der Buchhaltung berücksichtigt werden.

Häufige Fehler bei Eigenbelegen

• Zu hohe Beträge: Je größer die Summe, desto eher hinterfragt das Finanzamt die Glaubwürdigkeit.
• Regelmäßige Nutzung: Wer ständig Eigenbelege schreibt, macht sich verdächtig.
• Fehlende Begründung: Ohne plausible Erklärung wird der Beleg nicht anerkannt.
• Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer kann nie über einen Eigenbeleg geltend gemacht werden.

Tipps für die Praxis

• Nutze Eigenbelege nur als letzte Notlösung.
• Dokumentiere sorgfältig, warum der Originalbeleg fehlt.
• Nummeriere Eigenbelege fortlaufend und lege sie ordentlich ab.
• Sprich bei Unsicherheit mit deinem Steuerberater – gerade bei höheren Beträgen.

Wenn der Beleg fehlt, zählt nur eins: Eigeninitiative!

Ein verlorener Beleg ist kein Drama – solange du richtig reagierst. Mit einem sauber erstellten Eigenbeleg sicherst du deine Buchhaltung ab und verhinderst, dass das Finanzamt dir Betriebsausgaben streicht.

Wichtig ist, dass du diese Lösung wirklich nur im Ausnahmefall nutzt und alle Angaben vollständig einträgst. So zeigst du, dass du deine Buchhaltung ernst nimmst und auch in schwierigen Situationen den Überblick behältst.

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