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Rechnungen schreiben – Pflichtangaben & Tricks

Rechnung schreiben

Ob als freiberuflich Tätiger oder Selbstständiger mit einem kleinen Unternehmen, für erbrachte Leistungen werden entsprechende Rechnungen erstellt. Diese müssen gewisse Angaben zum Rechnungsempfänger und Aussteller aufweisen, ebenso wie den Grund der Rechnungsausstellung.

Wer nicht oft eine Rechnung erstellt, findet online von unterschiedlichen Anbietern einen kostenlosen Rechnungsgenerator, der sicherstellt, dass das erstellte Dokument allen gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben entspricht.

Pflichtangaben in Rechnungen sind genau geregelt

Welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen, ist im § 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Damit das Finanzamt ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, müssen neben dem Namen und der Anschrift des leistenden Unternehmens auch bestimmte Angaben zum Leistungsempfänger angeben werden.

Zudem muss der exakte Termin der Lieferung oder der Erbringung der Leistung angegeben werden, wobei diese exakt mit Mengenangabe und genauer Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung angeführt sein muss.

Eine weitere Pflichtangabe ist der Steuersatz und die damit verbundenen Netto- bzw. Bruttobeträge und das Datum der Ausstellung ebenso wie die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer desjenigen, der die Rechnung erstellt.

Alle Angaben, die ihr für eine korrekte Rechnung benötigt, findet ihr hier:

Freiwillige Angaben, die Sinn ergeben

Es liegt auf der Hand, dass Angaben zur Bankverbindung oder ein sonstiger Zahlungsweg auf der Rechnung vermerkt wird. Immerhin muss der Rechnungsempfänger auch wissen, wie und wo er die Rechnung begleichen kann.

Ebenso ergibt es Sinn, ein Zahlungsziel zu erwähnen, also ein möglichst konkreter Termin, bis wann der Rechnungsbetrag bezahlt werden muss.

Wie Kleinunternehmer ihre Rechnung richtig erstellen

Grundsätzlich gilt, dass eine Rechnung, die von der Umsatzsteuer befreit ist, die gleichen Pflichtangaben erfordert wie eine mit ausgewiesener Steuer.

Dazu kommt noch, dass ein Hinweis auf die Steuerbefreiung vorgeschrieben ist. Diese Erläuterung kann zum Beispiel so formuliert werden: „Umsatzsteuerbefreite Leistung gemäß §4 Nr. 21b Umsatzsteuergesetz“.

Auch Kleinunternehmer, die ihre Rechnungen im Sinne des §19 UStG ausstellen, müssen dies entsprechend anführen. Eigentlich erfolgt hier ja keine tatsächliche Steuerbefreiung, sondern sie wird aufgrund von Geringfügigkeit nicht erhoben. Damit muss der Grund für das Fehlen der Umsatzsteuer korrekt angegeben werden, meist mit der üblichen Floskel „steuerfreie Lieferung oder Leistung nach § 19 UStG“. Auch der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird diese Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt“ ist akzeptiert. Damit kann jeder Unternehmer oder Selbstständige entsprechende Nachfragen des Kunden vermeiden.

Auf die korrekte Rechnungsnummer achten

Es ist vorgeschrieben, dass jede Rechnung, die ein Unternehmen ausstellt, über eine individuelle Rechnungsnummer verfügen muss, doch wie sich diese generiert, bleibt jedem selbst überlassen.

Wer nur wenige Rechnungen ausstellt und auf möglichst nachvollziehbare Rechnungsnummern setzen möchte, der kann auf das Datum zurückgreifen. Die Reihenfolge lautet dann z.B.  jjj.mm.tt.-xx und könnte beispielsweise so aussehen: 20190221-01. Daraus kann abgelesen werden, dass es sich beim entsprechenden Dokument um die erste Rechnung handelt, die am 21. Januar 2019 erstellt wurde.

Fazit

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass es vorgeschriebene Pflichtangaben für die Erstellung von Rechnungen gibt. Wer nur selten seine Leistungen oder Produkte abrechnet, kann auf Vorlagen im Internet zurückgreifen. Dort sind alle essentiellen Angaben vorgegeben.

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