Um Ausgaben bei der Steuererklärung geltend machen zu können, musst du sie belegen können. Daher kommt auch der Name „Beleg“ für die ganzen Zettel, die du im Laufe der Zeit beim Geldausgeben erhältst. Hier eine kleine Sammlung von Fragen und Antworten rund um das Thema Belege buchen und abrechnen!
Belegte Ausgaben senken deinen Gewinn und damit die Steuer. Außerdem kannst du dir die in den Ausgaben enthaltene Mehrwertsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen, du bekommst also Geld zurück.
Welches ist das korrekte Buchungsdatum?
Frage: Ich arbeite in einem neuen Büro und bin verwirrt. Ich habe sonst immer meine vorbereitende Monatsabrechnung so gemacht, dass ich mir den Kontoauszug ausgedruckt habe und nach Datum der Zahlung meine Belege geordnet habe.
Ich gehe also davon aus, dass die Rechnungen nach bezahltem Datum gebucht werden und nicht wie hier im Büro nach Eingang der Rechnung?
Antwort: Man unterscheidet zwischen „einfacher Buchhaltung“, die Basis für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist, und „doppelter Buchhaltung“, die Basis für eine Bilanz ist. In der einfachen Buchhaltung ist der Zahltag der Buchungstag, in der doppelten Buchhaltung ist das Datum des Belegs (der Rechnung) der Buchungstag.
Auch das Umsatzsteuergesetz kennt eine Soll- und eine Ist-Versteuerung. Sie betrifft die Umsatzsteuer, die du deinen Kunden berechnest: Bei IST zählt das Datum der Zahlung, bei SOLL die Leistung (meist die Rechnung). Die Vorsteuer aus Rechnungen, die du bekommst, kannst du dagegen grundsätzlich abziehen, sobald die Rechnung vorliegt.
Für das Buchungsdatum kommt es also darauf an, ob du eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung machst oder bilanzierungspflichtig bist.
Mein Vorschlag:
- Bei der einfachen Buchführung die Belege zwischen die Kontoauszüge heften am jeweiligen Buchungsdatum.
- Bei der doppelten Buchführung die Belege nach Datum sortiert abheften und die Kontoauszüge separat beifügen.
Mehr Informationen findest du hier:
- Der Buchhaltungsordner – so geht’s!
- Buchhaltung für Solo-Selbstständige
- Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) – so geht’s!
- Umsatzsteuer – Basiswissen
Wie kann ich Verbrauch anteilig geschäftlich und privat buchen?
Frage: Ich habe einen kleinen Wasch- & Bügelservice, den ich nebenher von zu Hause aus betreibe. Hierzu habe ich eine separate Waschmaschine, welche ich an jeweils einem separaten Zwischenzähler für Strom und Wasser hängen habe.
Meine Frage jetzt: wie kann ich den separat gemessenen Wasser- & Stromverbrauch abrechnen?
Antwort: Wenn die Strom- bzw. Wasserrechnung kommt, dann steht dort ja der Gesamtverbrauch. Dann einfach den Anteil des Services ausrechnen, den an sich selbst auszahlen, eine Kopie der Gesamtrechnung in die Buchhaltung nehmen mit den notierten Verbrauchs-Werten (vielleicht stehen die ja sogar auf den Rechnungen?) und fertig.
So würde ich es jedenfalls machen.
Belegabrechnung und Vorsteuer
Vorsteuer ziehen ohne Beleg?
Frage: Ich habe etwas im Jahr 2013 bei einem der großen Elektrofachmärkte erworben. Der Gesamtbetrag der einzelnen Posten beläuft sich auf über 400 € brutto. Um jetzt die Vorsteuer ziehen zu wollen ist eine Rechnung auf meinen Namen nötig. Leider ist es technisch nicht mehr möglich eine Rechnung zu bekommen.
Wie soll ich jetzt die Einkäufe verbuchen? Gesamtausgabe eintragen und keine Vorsteuer ziehen?
Antwort: Hm, das ist ja blöd. Da würde ich nochmal nachhaken beim Elektronikfachmarkt, denn ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug… Leider… (s.a. hier: https://datenbank.nwb.de/Dokument/874842/)
Ich drücke die Daumen!
Frage – Teil 2: Nun gibt es Neuigkeiten. Ich hatte mit der Rechnungsabteilung telefoniert und die gute Frau konnte innerhalb von wenigen Minuten Rechnung erstellen und wollte mir die per Email zukommen lassen.
2 Stunden später wurde ich zurückgerufen und mir wurde mitgeteilt, dass mir keine Rechnung gegeben werden kann, weil die Artikel aus den jeweiligen Belegen in nicht haushaltsüblicher Menge eingekauft wurden.
Ist die Verweigerung so rechtens? Falls ja, kann ich dann wenigstens den Bruttopreis geltend machen natürlich ohne Berücksichtigung des Vorsteuerabzugs?
Antwort – Teil 2: Als Unternehmer hast du bei Einkäufen für dein Unternehmen Anspruch auf eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, der Verkäufer muss sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine Ausnahme für „nicht haushaltsübliche“ Mengen ist mir nicht bekannt. Verlange die Rechnung am besten schriftlich und nenne den Paragrafen. Bekommst du sie nicht, kannst du den Bruttopreis mit irgendeinem Beleg als Betriebsausgabe ansetzen, aber ohne Vorsteuerabzug. Ich bin allerdings kein Anwalt, bei einer Weigerung hilft im Zweifel ein Steuerberater.
Fehlende oder falsche Vorsteuer auf dem Beleg
Frage: Ich habe die Herausforderung, dass ich von meinem lokalen Gemüsehändler Gemüse für das von mir kreierte Gemüsebuffet (Auberginen-Pinguin, Radieschen-Mäuse, Ananaspalme, etc.) bekomme und da keine MwSt. drauf abgedruckt ist, auch kein MwSt.-Satz.
Muss ich da dann jedes Mal noch eine extra Quittung verlangen oder werden Belege bis 10 € akzeptiert. Ich mache ja auch nur 7% MwSt. geltend.
Ein anderer Supermarkt am Ort verkauft Lebensmittel und „harte Ware“ mit 19% mit Belegen immer zu 7% und der Kassierer sagt, er könne mit dieser Kasse keine 19% Belege ausstellen. Das geht doch irgendwie überhaupt gar nicht. Die machen 19% geltend beim Einkauf und von den Kunden werden lt. Beleg nur 7% eingenommen und abgeführt, obwohl sie 19% abführen müssten. Soll ich das beim Finanzamt anzeigen? Ist doch eigentlich massive Steuerhinterziehung, oder?
Antwort: Auch bei kleinen Beträgen bis 250 € brauchst du für den Vorsteuerabzug einen Beleg, auf dem der Steuersatz steht. Ohne Steuersatz kannst du den Betrag zwar als Betriebsausgabe buchen, aber keine Vorsteuer abziehen. Ich würde deshalb vom Gemüsehändler eine Quittung mit Steuersatz verlangen. Vielleicht kann er ja auch am Monatsende eine Sammelquittung ausstellen, dann hat er weniger Arbeit? Liegt die Summe über 250 €, muss sie eine vollständige Rechnung mit deinem Namen und deiner Anschrift sein.
Beim Supermarkt gilt: Steht auf dem Beleg 7 % statt 19 %, kannst du nur den dort ausgewiesenen Steuerbetrag als Vorsteuer abziehen. Die Steuer, die der Supermarkt tatsächlich schuldet, muss er ohnehin abführen. Eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung halte ich für übertrieben, denn du hast keinen Einblick in dessen Bücher und weißt nicht, was er wirklich an das Finanzamt abführt. Wenn dir die Belege dort nicht reichen, kaufst du am besten woanders ein.
Fehlende Angaben auf der Taxiquittung
Frage: Ich habe hier eine Taxiquittung über 12 €. Es ist nur die Taxi Nr. drauf, der Betrag, Datum und Unterschrift. Stempel, Angabe von – nach fehlt und die Steuerangabe fehlt auch … kann ich den Beleg trotzdem buchen – nur ohne Steuer?
Antwort: Für den Vorsteuerabzug braucht eine Taxiquittung bis 250 € Name und Anschrift des Taxiunternehmens, das Datum, den Brutto-Betrag und den Steuersatz. Fehlt etwas davon, entfällt der Vorsteuerabzug.
Am besten bittest du den Fahrer, die Quittung zu ergänzen. Geht das nicht mehr, buchst du den vollen Betrag als Betriebsausgabe ohne Vorsteuer und hältst auf einem Eigenbeleg Datum, Strecke und Anlass der Fahrt fest.
Zur Steuer: Für Taxifahrten gelten 7 %, wenn die Fahrt innerhalb einer Gemeinde bleibt oder die Strecke höchstens 50 km beträgt. Darüber sind es 19 %.
Im Zweifel frage aber lieber einen Steuerberater, da meine Meinung keine rechtsverbindliche Auskunft ist.
Beleg im Kassenbuch erfassen
Frage: Wenn wir im Supermarkt einkaufen und verschiedene Positionen auf dem Kassenzettel haben, zum Beispiel Reinigungsmittel, Bürobedarf, Milch, Kaffee etc., muss ich dann alle Positionen einzeln in das Kassenbuch eintragen?
Antwort: Grundsätzlich wird ein Beleg immer als eine Position erfasst. Lediglich wenn er unterschiedliche Mehrwertsteuer-Sätze enthält, ergeben sich mehrere Positionen, man will ja die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen. Also eine Position pro Mehrwertsteuer-Satz.
Mehr Details zum Thema Kassenbuch findest du hier: Das ordnungsgemäße Kassenbuch – so geht’s!
Private Adresse auf dem Beleg
Frage: Wie kann ich einem Mitarbeiter, der z.B. ein Mobilfunkgerät auf seinen Namen kauft (Rechnungsempfänger ist also nicht die Firma, in der die Kosten verbucht werden sollen), diese Kosten erstatten?
Vorschlag: Mitarbeiter stellt zusätzlich zu der Geräterechnung eine Quittung aus und ich buche diese (dann allerdings ohne VSt.-Abzug) als Barauszahlung aus Kasse oder Banküberweisung an den Mitarbeiter. Beides (Quittung und Rechnung) wird zusammen abgelegt. Richtig?
Antwort: Genau so würde ich es auch machen!
Gutscheine
Frage: Weißt du, wie man mit Quittungen für Gutscheine verfährt (Gastwirtschaft)?
Folgendes hab ich bis jetzt im Web gefunden: Zum Zeitpunkt des Gutscheinkaufs hat die Person (noch kein Kunde) kein Anrecht auf eine Rechnung. Er hat nur Bargeld gegen einen Wertgutschein getauscht (ohne MwSt.). D.h. er bekommt lediglich eine Quittung über die getauschte Summe – keine Rechnung. Die Rechnungsstellung erfolgt erst beim Bewirten (Kassenbon).
Ist das korrekt? Ich bin etwas verwirrt, weil sowohl die Gäste als auch im Web, die Rede von einem Steuerfreibetrag (ca. 44 Euros pro Mitarbeiter) erwähnen? Was schreibt man in so eine Quittung?
Antwort:
- Quittung: Auf die Quittung schreibst du genau das, wofür sie ausgestellt wurde: Gutschein für „XYZ“ und den gezahlten Betrag. Gib den Inhalt des Gutscheins möglichst genau an.
- Umsatzsteuer: Seit 2019 gilt: Bei einem Einzweck-Gutschein, bei dem Leistung und Steuersatz schon feststehen, entsteht die Umsatzsteuer beim Verkauf. Bei einem Mehrzweck-Gutschein entsteht sie erst bei der Einlösung. Ein Gutschein, der für Speisen (7 %) und Getränke (19 %) gilt, ist ein Mehrzweck-Gutschein. Beim Verkauf gibt es dann nur eine Quittung über den Betrag, die Rechnung mit Umsatzsteuer folgt erst beim Bewirten.
- Steuerfreibetrag: Das ist ein anderes Thema. Hier geht es darum, was man seinen Angestellten schenken darf, ohne dass diese den Wert versteuern müssen. Für Sachbezüge liegt die Grenze bei 50 € pro Mitarbeiter und Monat. Es ist eine Freigrenze: Ein Cent mehr, und der gesamte Betrag ist steuerpflichtig.
Wichtig: Eine Barauszahlung des Gutscheins (auch von Restbeträgen) muss ausgeschlossen sein, sonst zählt er nicht als Sachbezug. Am besten schreibst du das direkt auf den Gutschein.
ABER: Ob du als Käufer Vorsteuer aus einem Gutschein abziehen kannst, hängt davon ab, wie der Gutschein einzuordnen ist. Das klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Belege nummerieren
Frage: Kann (muss) ich die Belege selbst nummerieren, soll heißen fortlaufende Nummer vergeben?
Antwort: Das kommt darauf an, ob man verpflichtet ist ein „ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen“. Wenn ja, dann gehört das durchnummerieren dazu, wenn nein, dann nicht.
(Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.)
Frage: Ich bin nicht verpflichtet, die Belege zu nummerieren. Ich habe es jetzt schon gemacht. ist ja nicht falsch. Ich habe hier Belege, die ich verlegt hatte mit einer höheren Nummer versehen, als jüngere Belege. Ist das ok?
Antwort: Hm, man muss Belege ja nicht an dem Tag buchen, an dem sie ausgestellt sind sondern an dem Tag, an dem die Geldbewegung erfolgte, daher können die Nummern unter Umständen auch so bleiben. Nur die Buchung dazu muss halt in der richtigen Reihenfolge kommen, wenn man denn nummerieren muss.
Frage: Heißt das denn, dass ich nicht in datumsmäßiger Reihenfolge buchen muss? Also einen Beleg vom 20.12. auch am 30.12. buchen kann? Würde gern das Kassenbuch weiterführen, auch wenn ich es nicht muss. Die Belege müssen aber sicherlich in Reihenfolge des Ausstellungsdatums abgelegt sein, oder?
Antwort: Nein, müssen sie nicht. Sie werden nach Buchungsdatum abgelegt. Man kann doch auch einen Beleg später bei der Kasse einreichen & abrechnen und auch erst Monate später erstattet bekommen, machen Arbeitnehmer z.B. meist mit ihren Auslagen von Reisekosten u.ä.
Buchungsdatum = Zahlungsdatum bzw. Erstattungsdatum der Auslage
Wichtig: dann auf jeden Fall das Buchungsdatum drauf schreiben!
Du kannst auch aus mehreren Belegen eine Sammelbuchung machen, gar kein Problem. Liste machen, Belege beifügen und alles auf ein Datum und in einer Zeile erfassen.
Belege aus dem Ausland
Frage: Es bleibt noch eine Frage (ich bin seit kurzem in Deutschland und selbständig); wegen ausländischen (EWR) Belegen: Ich war für einen Kunden in Brüssel. Ich habe verschiedene Belege (z.B. Taxi), die normalerweise 100% abzugsfähig sind. Aber was passiert mit dem MwSt.?
Z.B. eine Taxifahrt in Brüssel für 50 EUR, inkl. 3 EUR MwSt. (6 %). Wenn ich richtig verstanden habe, ist es schwierig (vor allem für kleine Beträge) die ausländische MwSt. zurück zu kriegen.
Die Frage ist: wenn ich ablehne, die MwSt. zurück zu kriegen; darf ich trotzdem die 50 EUR als Betriebskosten absetzen, oder nur 47 EUR?
Falls jemand weiß, würde ich mich sehr freuen! Ansonsten muss ich mein Finanzamt anrufen…und den schönen bayerischen Akzent meines Beamten versuchen zu verstehen…
Antwort: Du kannst die komplette Summe als Betriebsausgabe absetzen, also inklusive der ausländischen Mehrwertsteuer. Als deutsche Vorsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung kannst du die belgische Steuer allerdings nicht ansetzen. Zurückbekommen kannst du sie nur über das EU-Erstattungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (Antrag online bis zum 30. September des Folgejahres, ab bestimmten Mindestbeträgen). Bei einer Taxifahrt von 50 € lohnt sich das nicht. Aber wie gesagt – ich bin kein Steuerberater…
Bewirtungsbelege
Sonderfall: Bewirtung von Mitarbeitern
Hinweis: Einen Sonderfall stellt die Bewirtung eigener Mitarbeiter dar, etwa bei Weihnachtsfeiern. Die Kosten kannst du als Arbeitgeber voll absetzen. Für deine Mitarbeiter bleibt die Feier steuerfrei, solange sie höchstens 110 € pro Person und Veranstaltung kostet (inklusive Umsatzsteuer) und sie an höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr teilnehmen. Was darüber liegt, ist Arbeitslohn und muss versteuert werden.
Fragwürdige Bewirtungsquittungen
Hinweis: Bewirtungskosten sind nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn alle Bedingungen und Formvorschriften eingehalten werden. Der Anlass ist eindeutig zu spezifizieren. Nicht akzeptiert werden allgemeine Angaben wie „Kundenpflege“ oder „Projektbesprechung“.
Vorsicht bei gemischten Personengruppen: Die Bewirtungskosten sind aufzuteilen, denn Aufwendungen für eigene Arbeitnehmer sind zu 100 %, für freie Mitarbeiter und Geschäftspartner nur zu 70 % abzugsfähig.
Mehr Details zum Thema Bewirtungsbelege findest du hier: Schluss mit der Verwirrung: So setzt du Bewirtungskosten steuerlich korrekt ab!
Mehr Informationen
Alle Details rund um das Thema Belegabrechnung findest du hier: Belegabrechnung – Grundlagen.
Mehr Infos zu Finanzthemen und Buchhaltung findest du in der Kategorie „Finanzen“.
P.S.: Ich möchte betonen, dass ich kein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bin und die hier dargestellten Informationen nur meine persönliche Meinung wiedergeben.
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