Software für Videokonferenzen gibt es schon sehr lange. Fast jeder kennt Skype, und seit Anfang dieses Jahres feiert Zoom einen stetigen Zuwachs an neuen Nutzern. Vor dem Hintergrund der aktuellen Situation vermag das nicht verwundern. Immer mehr Unternehmen verlagern ihre Meetings in das Internet und nutzen dafür Zoom und andere Software.

Wir zeigen im Folgenden, welche Vorteile das für Unternehmen haben kann und wieso eine VPN-Verbindung ein zentrales Tool bei einem Online-Meeting sein sollte.

Ressourcen werden gespart

Vor allem bei großen Unternehmen bedeutet ein virtuelles Meeting einen Zeitgewinn. Die Teilnehmer müssen nicht erst aus anderen Städten oder gar anderen Ländern zum Ort des Meetings reisen. Ein Einloggen in die Software reicht, und schon ist man dabei.

Das bedeutet mehr Flexibilität und weniger Kosten für An- und Abreise der Mitarbeiter und den allgemeinen Rahmen, den ein solches Meeting normalerweise benötigt: es müssen keine Snacks und Getränke bereitgestellt werden und kein Konferenzraum gebucht werden.

Mehr Möglichkeiten zum Interagieren

Das Teilen von Präsentationen und Informationen fällt zudem deutlich einfacher aus. Über Zoom oder andere Softwares lässt sich der Bildschirm teilen, sodass jeder Teilnehmende die aktuelle Präsentation am eigenen Bildschirm verfolgen kann. Wenn erlaubt, kannst du ein Meeting auch aufzeichnen. Das ist besonders dann praktisch, wenn du dir relevante Stellen noch einmal anhören möchtest oder dir erneut eine Folie der Präsentation anschauen willst.

Im Allgemeinen kann jeder der Teilnehmer seinen eigenen Input interaktiv einbringen, da er – wie bereits erwähnt – seinen Bildschirm teilen kann. Dies ist bei „realen“ Meetings deutlich schwieriger. Über die Chat-Funktion lassen sich außerdem Fragen sammeln. Auf diese Weise wird keiner beim Sprechen unterbrochen.

Eine weitere praktische Funktion, die z.B. Zoom bietet, sind Breakout-Rooms. Damit kann man das Meeting in separate Sitzungen aufteilen. Der Host des Meetings kann entscheiden, ob die Teilnehmer zufällig in die Breakout-Rooms zugewiesen werden oder manuell. In diesen separaten Sitzungen können dann z.B. Arbeitsgruppen erstellt werden, die an individuellen Projekten arbeiten. Bei einem nicht-virtuellen Meeting wäre dies gerade bei vielen Mitarbeitern mit Räumen für jede Arbeitsgruppe nur schwer umzusetzen. Zoom oder eine andere Software macht es möglich!

Wichtig ist, dass du Meetings kurz hältst. So viele Vorteile virtuelle Meetings auch mit sich bringen, die Gefahr, dass sich die Teilnehmer schneller ablenken lassen, ist groß. Denn am PC im eigenen Wohnzimmer ist die Verführung groß, unbeobachtet den Facebook-Account aufzurufen. Versuche, dass das Meeting nicht länger als 60 Minuten dauert, damit die Aufmerksamkeitsspanne nicht sinkt.

Technische Voraussetzungen und Sicherheit

In technischer Hinsicht solltest du ein paar Dinge beachten. Für reibungslose Online-Meetings ist eine stabile und relativ schnelle Internetverbindung notwendig. Je nach Ort, an dem sich der Mitarbeiter gerade aufhält, kann dies nicht immer gewährleistet werden. Alternativ kannst du dem Meeting auch über dein Smartphone beitreten. Fast alle Anbieter halten eine App bereit, über die du dich über deine mobilen Daten einloggen kannst. Bei Zoom kannst du übrigens auch über ein VoIP-Telefon teilnehmen.  Achte auch auf die technischen Voraussetzungen hinsichtlich des Betriebssystems und der unterstützten Browser.

In Bezug auf die Cybersicherheit während eines solchen Meetings sollten Unternehmen auf eine VPN-Verbindung setzen. Mit einem VPN stellst du eine sichere Verbindung mit dem Firmennetzwerk her, denn Mitarbeiter, die aus dem Homeoffice oder unterwegs am Meeting teilnehmen, können ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellen, vor allem wenn sie sich aus einem öffentlichen WLAN-Netzwerk in die Videokonferenz einloggen.

Bei einem virtuellen Meeting werden häufig sensible Daten präsentiert und geteilt, deshalb ist es wichtig, durch eine VPN-Verbindung dafür zu sorgen, dass Daten nur verschlüsselt ausgetauscht werden. Denn trotz aller Vorteile gibt es leider immer wieder Kritik am Datenschutz der Anbieter von Videokonferenzen, allen voran Zoom. Informiere dich in dieser Hinsicht genau, bevor du Zoom und Co benutzt, und setze auf sicherere Alternativen und eine VPN-Verbindung.

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