Gastbeitrag von Rafael Bujotzek

Deutsche Büroangestellte verbringen rund ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Obwohl die Zusammenarbeit als wichtig erachtet wird, gestaltet sich die Koordination schwierig, und wir sind gestresst durch digitale Kommunikation, die jederzeit und jeden Orts eine Reaktion erwartet. Das zeigt eine Umfrage des Softwareanbieters Atlassian. Nun hat das Unternehmen ein Interesse, seine Teamworking-Lösungen für das Thema anzubieten. Den Kern des ganzen kann aber sicher jeder bestätigen: Viele Mitarbeitende müssen ihre Arbeit unterbrechen, um auf Informationen zu warten. Die Autoren der Arbeitszeitstudie befragten 12.000 Angestellte und 200 Führungskräfte aus Fortune-1000-Unternehmen in zahlreichen Ländern.

Es ist nicht nur ein deutsches Phänomen: Weltweit kämpfen kleine und große Unternehmen mit ineffizienter Informationsverwaltung und dem Druck digitaler Informationen, insbesondere seit Homeoffice und asynchroner Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg zum Alltag gehören. Selbst zuhause hört das nicht auf, wenn der Familienonlinekalender und Handwerkertermine koordiniert werden müssen oder die Kita-WhatsApp-Gruppe sogar nach Mitternacht noch Aufmerksamkeit verlangen. Kommunikation ist wichtiger denn je, doch ist sie inneffektiv, lähmt sie alles!

too long; didn’t read: Von der Informationsflut zur Wissensquelle

Wer heute vorne mitspielen will, muss in bessere Informationsstrategien investieren. Doch wie gelingt das konkret? Es gibt ein großes Potenzial für Künstliche Intelligenz, die Informationen besser verwalten und auffindbar machen kann. Und vor allen Dingen verknappen. Die Herausforderung ist klar: Informationen sind zwar verfügbar, aber oft nicht auffindbar, zu lang oder nicht im richtigen Kontext präsent – auch ihre Aktualität ist fraglich.

Einerseits sollen Routinetätigkeiten weitgehend verschwinden. Im Grunde ist geht es aber auch um das Prinzip von Informationsknappheit, das junge Generationen längst praktizieren: Wozu anrufen, wenn eine Textnachricht reicht? Kein langes Geplänkel und Small Talk, direkt zur Sache kommen. Notfalls mit der Tür ins Haus. Das kostet Überwindung.

„Entschuldigen Sie, dass ich Ihnen einen langen Brief schreibe, für einen kurzen habe ich keine Zeit.“ Blaise Pascal

KI-basierte Tools setzen genau hier an. Sie helfen, relevante Inhalte blitzschnell zu finden, automatisch zu strukturieren und für Teams zugänglich zu machen. Solche Lösungen sind nicht nur preiswert verfügbar, sondern auch lokal einsetzbar und eignen sich für kleinere Gruppen und Einzelselbstständige wie für Großkonzerne. So profitieren auch datensensible Unternehmen von KI-gestütztem Wissensmanagement.

Routineaufgaben automatisieren – Zeit für das Wesentliche gewinnen

KI übernimmt monotone, sich wiederholende Tätigkeiten: von der automatischen Sortierung und Beantwortung von E-Mails (zum Beispiel mit Microsoft Copilot oder Apple Intelligence) über die Prüfung von Rechnungen bis hin zur Terminplanung oder der Erstellung von Meeting-Protokollen.

Immer wieder zeigen Erhebungen ähnliche Werte: Durch Automatisierung können Mitarbeitende bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit zurückgewinnen, die zuvor für manuelle Aufgaben wie Dateneingabe oder Dokumentenformatierung draufgingen. Das Ergebnis: Mehr Zeit für kreative, strategische und wertschöpfende Aufgaben – und ein echter Produktivitätsvorsprung gegenüber Wettbewerbern.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Höhere Effizienz – KI erledigt Aufgaben schneller und präziser als Menschen, Fehlerquoten sinken, die Arbeitsqualität steigt.
• Entlastung und Motivation – Mitarbeitende können sich auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren, was die Zufriedenheit und Bindung ans Unternehmen erhöht.
• Strategische Entscheidungen – KI liefert datenbasierte Einblicke, die bessere und schnellere Entscheidungen ermöglichen.
• Wettbewerbsvorteil – Wer KI sinnvoll integriert, arbeitet nicht nur schneller, sondern auch besser – und verschafft sich einen nachhaltigen Vorsprung.

KI-Tools für effiziente Zusammenarbeit und Wissensmanagement

Der Markt bietet inzwischen eine breite Palette leistungsfähiger KI-Lösungen, die weit über einzelne Anbieter hinausgehen. Hier einige Beispiele:

• In der Cloud ermöglichen es moderne Systeme wie Atlassian Rovo oder KI-gestützte Suchfunktionen in Confluence, nicht nur schneller zu suchen, sondern auch Inhalte zu generieren, Zusammenfassungen zu erstellen und Wissen teamübergreifend zu teilen.
• Asana setzt auf smarte Status-Updates, automatische Zusammenfassungen und einen KI-gestützten Chat, um Projektfortschritte transparent zu machen und Routineaufgaben zu automatisieren.
• Copilot und integrierte Assistenten: In Office-Suiten wie Microsoft 365, ONLYOFFICE oder Nextcloud lassen sich fortschrittliche KI-Modelle integrieren, beispielsweise für Textanalysen und Inhaltsgenerierung.
• Mit Tools wie Notebook LM, Ollama oder LangChain können Firmen interne Wissensdatenbanken automatisieren und Informationen aus unterschiedlichsten Quellen in Sekunden finden. Besonders für Unternehmen mit großen, dynamischen Datenmengen bieten diese Lösungen einen echten Effizienzgewinn.

Die Erfahrung zeigt: Es reicht nicht, einzelne Tools einzuführen. Entscheidend ist eine ganzheitliche Strategie, die Mensch und Technologie zusammendenkt und den Alltag wirklich erleichtert.

Jetzt handeln, um den Anschluss nicht zu verlieren

Die digitale Arbeitswelt verändert sich rasant und verlangt nach intelligenten Lösungen, um mit der wachsenden Informationsflut Schritt zu halten. Unternehmen, die heute in KI-gestützte Informationsstrategien und Arbeitserleichterungen investieren, sichern sich entscheidende Vorteile: Sie sind schneller, agiler und attraktiver für Talente, die moderne Arbeitsbedingungen erwarten.

Das Buch zum Thema

Titel: Content Creation mit Künstlicher Intelligenz für Dummies: Inhalte mithilfe von Generativer KI erstellen und wiederkehrende Prozesse automatisieren*

Inhalt: E-Mails und Fragen beantworten, Texte lesen und wiedergeben, Bilder erstellen, Videos bearbeiten und vieles mehr – dabei können Sie von Künstlicher Intelligenz profitieren. Rafael Bujotzek erklärt Ihnen ganz praktisch, wie Sie generative KI für Ihre Aufgaben einsetzen, gute Prompts formulieren und systematische Abläufe automatisieren. Dabei steht das Ausprobieren im Vordergrund. Ganz nebenbei werden die Funktionsweise und Möglichkeiten der generativen KI-Tools aufgezeigt. Außerdem lernen Sie, was Sie beachten sollten, um nicht in rechtliche Fallen zu tappen. Dieses Buch ermächtigt Sie ohne Vorwissen sofort zum Einsatz und bringt Ihnen schnell Erfolgserlebnisse.

Herausgeber: Wiley-VCH
Sprache: Deutsch
Seitenzahl der Print-Ausgabe: 512 Seiten
ISBN-13: 978-3527722419
Preis: 28,00 EUR

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