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Digitale Transformation im Unternehmen: Warum lohnt sich die Investition?

Digitalisierung, Digitale Transformation

Die rasante Entwicklung der Informationstechnologie erleichtert es Unternehmen, ihr Geschäft jeden Tag zu betreiben, um Zeit, Energie, Geld, Platz und dergleichen zu sparen. Die digitale Transformation im Gewerbe hat sich langsam in allen Facetten der Gesellschaft durchgesetzt, und immer mehr Unternehmen schließen sich dem Trend des „papierlosen Geschäfts“ an.

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Die Digitalisierung von Unternehmen trägt zur Effizienz bei, vereinfacht die Verwendung vieler Systeme, verändert den Geschäftsalltag und bietet Möglichkeiten für Unternehmensinnovationen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die digitale Transformation für Betriebe wichtig ist, wie sie sich auf das Geschäft auswirkt und welche Vorteile sie mit sich trägt.

Was ist Geschäftsdigitalisierung?

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In der Wirtschaft geht es bei der Digitalisierung meistens darum, Geschäftsabläufe, Geschäftsfunktionen, Modelle, Prozesse und Aktivitäten zu ermöglichen, zu verbessern und zu transformieren, indem digitale Technologien der Kontext digitalisierter Daten verwendet werden.

Die Digitalisierung ist keine einmalige Lösung, sondern ein zeitaufwändiger Prozess, in dem sich ein Unternehmen auf die Zukunft und die bevorstehenden Herausforderungen vorbereitet.

Der Zweck der Digitalisierung besteht darin, die Automatisierung zu ermöglichen, die Datenqualität zu verbessern und all diese Daten zu sammeln und zu strukturieren, damit wir fortschrittliche Technologien wie zum Beispiel intelligente Softwareprogramme anwenden können.

Die Ergebnisse der Digitalisierung sind eine höhere Prozesseffizienz, niedrigere Kosten und eine bessere Geschäftskontrolle, sowohl für das einzelne Unternehmen als auch für das Affiliate-Netzwerk.

Warum sollten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Die Motive für die Digitalisierung der Systeme und Prozesse eines Unternehmens können sich um einiges unterscheiden. Allen ist jedoch gemeinsam, dass sie heute über das Geschäft von morgen nachdenken müssen. Unternehmen, die sich nicht an die Digitalisierung anpassen, werden letztendlich mit administrativen und finanziellen Schwierigkeiten zu kämpfen haben.

Die häufigsten Herausforderungen, denen sich Unternehmen heute gegenübersehen, sind große Dokumentmengen, die Wartung großer Druckermengen, die Planung und Berichterstellung sowie andere komplexe, zeitaufwändige Prozesse.

Die aktuelle Marktsituation ist unbarmherzig und zwingt Unternehmer, der Kontrolle und Kostensenkung besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Geschäftsdaten, die für Statistiken und Analysen verwendet werden, müssen transparent und leicht zugänglich sein. Dank der Entwicklung von Informationstechnologien ist es jetzt möglich, die benötigten Informationen und Dokumente in Rekordzeit zu erhalten, damit Unternehmer ihr Geschäft besser und tiefer verstehen können.

Investitionen in die Digitalisierung von Unternehmen sind eine Investition in das Überleben und die Wettbewerbsfähigkeit – es ist also kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit.

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Die Vorteile der digitalen Transformation im Gewerbe

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Kunden, Daten und Prozesse verbinden. Viele Unternehmen wechseln zu Kommunikations- und Netzwerklösungen, um die Verwaltung und den täglichen Betrieb ihres Unternehmens zu vereinfachen. Von der Dokumentenspeicherung über die Online-Sicherung, den Workflow und die Dokumentenverwaltung bis hin zur Remote-Arbeit. Die Möglichkeiten sind endlos.

Der Prozess ist schneller, effizienter und sicherer als das Offline-Äquivalent. Der Automatisierungsprozess spart Zeit, Platz und Geld.

Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung sind folgende:

  • Steigerung der Effizienz
  • Reduzierung der Betriebskosten
  • Weitere Datenanalysefunktionen
  • Sichere Datenspeicherung in der Cloud
  • Geringere Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

Vorteile der Digitalisierung für kleine Unternehmen

1. Kundeninteraktion

Ein erheblicher Teil der Verbraucher nutzt moderne Technologien und ihre Zahl steigt rapide an. Dementsprechend haben Unternehmen mit Internetpräsenz einen hohen Vorteil bei der Gewinnung dieser Zielgruppe.

Die Digitalisierung geht jedoch über die Erstellung einer Website, eines Facebook– oder Instagram-Profils für Ihr Unternehmen hinaus. Durch die Digitalisierung können Unternehmen die Bedürfnisse ihrer Kunden besser verstehen und die Wirksamkeit ihrer Marketingkampagnen überwachen.

Dies ist sehr wichtig für kleine Unternehmen mit bescheidenen Marketingbudgets. Werbung im Internet ist zugänglicher als in herkömmlichen Medien wie Zeitungen oder Zeitschriften, und Inhalte können auf eine bestimmte Zielgruppe ausgerichtet werden.

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2. Transformation von Produkten und Dienstleistungen

Die Digitalisierung kann auf der Grundlage direkten Kundenfeedbacks Einblicke in Möglichkeiten für neue Einnahmequellen und Verbesserungen aktueller Produkte oder Dienstleistungen geben, wodurch die Langlebigkeit des Geschäfts sichergestellt wird, da sich die sich ändernden Kundenerwartungen erfüllt werden.

3. Mitarbeiterbelastung

Die Digitalisierung erleichtert nicht nur die Kundenkommunikation und hilft bei der Transformation der Produkte oder Dienstleistungen von Unternehmen, sondern erleichtert es den Mitarbeitern auch, sich von manueller Arbeit und einfachen, sich wiederholenden Aufgaben zu befreien. Infolgedessen haben die Mitarbeiter mehr Zeit und Energie, um sich Aktivitäten zu widmen, die zur Geschäftsentwicklung beitragen.

Trotz der vielen Vorteile der Digitalisierung neigt nicht jeder dazu, seine Geschäftsabläufe zu ändern und zu modernisieren, und die häufigsten Gründe sind häufig Unwissenheit und Informationsmangel. Ohne ausreichende Fähigkeiten zum Wissenserwerb kann die Transformation des digitalen Geschäfts insbesondere für ältere Mitarbeiter eine entmutigende Aufgabe sein.

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Die wichtigsten Elemente der Geschäftsdigitalisierung

1. Cloud-Technologie

Die Entwicklung der Cloud-Technologie hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmer auf ihre Daten und Inhalte zugreifen, diese archivieren und organisieren. Der Hauptzweck ist die Datenzentralisierung. Alle Daten werden an einem Ort gespeichert und können von jedem Ort aus angezeigt, bearbeitet und neu erstellt werden, sofern eine Internetverbindung besteht.

Wenn der Markt anspruchsvoller wird, müssen Unternehmer ihr Geschäft verbessern, um mit den Marktanforderungen Schritt zu halten. Die Cloud-Technologie ermöglicht die zentrale Datenspeicherung, die Kontrolle des Zugriffs auf Daten, das einfachere Abrufen der erforderlichen Dokumente und Informationen, die einfachere Berichterstellung und die Datensicherheit.

2. Digitale Dokumente

Jeder Geschäftsprozess wird von einer spezifischen Dokumentation begleitet, die in mehreren Kopien erstellt wird, da mindestens zwei Parteien an dem Prozess beteiligt sind. In den meisten Fällen sind sie der Lieferant und der Käufer, aber wir haben oft mehr Teilnehmer. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können wir die Kosten für das Erstellen, Senden und Archivieren von Dokumenten erheblich senken.

Unter dem Gesichtspunkt des für die Archivierung erforderlichen Platzes können wir auch das Potenzial für erhebliche Einsparungen erkennen. Bei 1 GB Speicherplatz auf einer Cloud oder einer physischen Festplatte beliebiger Größe kostet dies 500.000 oder mehr Blatt Papier, und die finanziellen Kosten sind hundertmal geringer als bei herkömmlicher Papierform.

Wenn Sie Dokumente über einen Vermittler senden, erhalten Sie auch einen Einblick in den Status des gesendeten Dokuments. Der Empfänger bestätigt den Download und der Vorgang ähnelt dem herkömmlichen Versand mit einer Rücksendebestätigung, mit der Ausnahme, dass ein ausgefülltes oder signiertes Dokument in Echtzeit gesendet wird. Abgesehen von den erheblichen finanziellen Einsparungen ist der viel schnellere Dokumentenfluss und Wechselkurs der große Punkt.

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3. Datensicherheit

Wenn es um die Nachteile des digitalen Geschäfts geht, wird am häufigsten die Datensicherheit erwähnt. Da die Dokumente auf einem Cloud-Server gehostet werden und nicht in den Regalen eines Archivs aufbewahrt oder angezeigt werden können, haben viele eine gewisse Angst vor Diebstahl oder Verlust und der öffentlichen Verfügbarkeit von Daten.

Gerade die Einschränkung des Zugriffs auf Daten ist ein großer Vorteil digitaler Daten. Durch administrative Einstellungen ist es möglich, den Zugriff auf Daten einzuschränken, z. B. dass bestimmte Informationen nur vom Direktor angezeigt werden können, dass Mitarbeiterinformationen nur von der Personalabteilung angezeigt werden können, Rechnungen nur von der Buchhaltung und dergleichen.

Außerdem wird das Öffnen, Bearbeiten und Ändern von Dokumenten normalerweise im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet. Wer weiß also und wer hat zu irgendeinem Zeitpunkt mit den Dokumenten gearbeitet?

Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Geschäftstätigkeit ist das Backup oder Backup. Dieselben Daten befinden sich niemals an einem Ort, um die Möglichkeit eines Datenverlusts auszuschließen.

Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Unternehmens

Die Digitalisierung des Geschäfts bringt Veränderungen mit sich, bei denen das Unternehmen durchdachte Strategien vorbereiten und klare Ziele setzen muss. Der Digitalisierungsprozess ist ein komplexes Geschäft, das alle Prozesse umfasst und die Einbeziehung aller Mitarbeiter in das Unternehmen erfordert.

Dabei sind vor allem die technischen und finanziellen Ressourcen, die Veränderung der Organisationskultur der Geschäftseinheit, die Unterstützung des Managements, die Verständlichkeit der digitalen Strategie und als größtes Risiko ein Mangel an ausreichendem Wissen zu berücksichtigen.

5 schnelle Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsdigitalisierung

1. Teambuilding

Bilden Sie ein Team, das fähig und professionell ist und sich vollkommender Digitalisierung des Geschäfts unter geschäftlichen, beruflichen, rechtlichen und technischen Gesichtspunkten verschrieben hat.

2. Mitarbeitermotivation

Präsentieren Sie den Mitarbeitern die Vorteile der Digitalisierung und fördern und schulen Sie sie kontinuierlich.

3. Segmentarbeit

Beginnen Sie mit den wesentlichen Dingen, die jedem wertvolle Zeit kosten. Sobald die Grundlagen übernommen sind, ist es einfacher, größere Interventionen zu übernehmen.

4. Definieren von Prioritäten

Erstellen Sie eine Liste der Implementierungsprioritäten nach Digitalisierungsstrategie, festgelegten Zielen und Projektumfang.

5. Live-Änderungen

Wenn Sie den Digitalisierungsprozess abgeschlossen haben, können Sie mit den Änderungen fortfahren. Folgen Sie dem Prozess und wenden Sie neue Lösungen und Tools an.

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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

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